Цель статьи – дать практические рекомендации работодателям и сотрудникам по оформлению и использованию уведомления (требования) о предоставлении письменных объяснений в соответствии с трудовым законодательством РФ (ст․ 193 ТК РФ)․ В статье рассмотрены правовые основания, порядок составления, обязательные реквизиты, сроки, а также пример готового документа․

Правовое основание

Согласно статье 193 Трудового кодекса РФ (в ред․ ФЗ от  № 90‑ФЗ и ФЗ от  № 304‑ФЗ) работодатель обязан (или имеет право) затребовать от работника письменные объяснения по факту дисциплинарного проступка до применения любого дисциплинарного взыскания (замечание, выговор, увольнение)․

• Если работник не предоставляет объяснения в установленный срок (2 рабочих дня), это не препятствует наложению взыскания․
• Дисциплинарное взыскание должно быть вынесено не позднее одного месяца со дня проступка (за исключением особых случаев, когда срок может быть до 6 мес․, 2 года или 3 года – см․ часть четвертую ст․ 193)․
• За каждый проступок может быть применено только одно взыскание․

Когда требуется требование о предоставлении объяснений?

Требование (или уведомление) о предоставлении объяснений необходимо в следующих ситуациях:

1. Прогул (отсутствие более 4 часов без уважительной причины)․
2. Опоздание, систематическое нарушение режима труда и отдыха․
3. Нарушение правил охраны труда, ТБ, ПБ․
4. Нарушение ограничений и запретов, установленных законодательством о противодействии коррупции․
5. Любой иной дисциплинарный проступок, предусмотренный внутренними нормативными документами организации․

Порядок составления и выдачи требования

Обязательные реквизиты документа

Сроки

• Срок предоставления объяснений – два рабочих дня со дня получения требования (ч․ 1 ст․ 193 ТК РФ)․
• Считается, что работник получил документ, если он подписал его под роспись или отказался подписаться – в этом случае оформляется акт об отказе․
• Если работник отказывается принимать документ лично, его можно направить заказным письмом с уведомлением о вручении, либо зачитывать вслух в присутствии свидетелей (составляется акт)․

Формат

Закон не предписывает единую форму, поэтому документ может быть составлен в произвольном виде, однако рекомендуется придерживаться шаблона, чтобы избежать спорных моментов․

Образец требования о предоставлении объяснений за прогул

Требование (Уведомление) о предоставлении объяснений
№ ___ от "__" _______ 2026 г․

ООО "Примерная Компания"
ИНН 1234567890, ОГРН 1122334455667
Адрес: 123456, г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 1

К сотруднику:
Иванову Ивану Ивановичу
должность: старший специалист отдела продаж

Содержание требования:
В соответствии с пунктом 6 п․ 6 Постановления Пленума ВС РФ от № 2, а также ст․ 193 ТК РФ, Вам предоставляется возможность дать письменные объяснения по поводу факта отсутствия на рабочем месте г․ с 09:00 до 13:30 без уважительной причины (прогул)․

Срок предоставления объяснений – два рабочих дня со дня получения настоящего документа, т․е․ до г․ включительно․ Объяснения необходимо направить в письменном виде (по почте, электронной почте или лично) руководителю отдела HR – Петровой Марии Сергеевне, тел․ 8‑495‑123‑45‑67, e-mail: hr@primer․ru․
В случае непредоставления объяснений в указанный срок, к Вам может быть применено дисциплинарное взыскание в виде замечания/выговора в соответствии с внутренними нормативными актами компании․

_____________________ _____________________
(подпись работника) (подпись руководителя)
Дата получения: "__" _______ 2026 г․

В документе использованы все обязательные реквизиты, а также чётко указаны основания проступка и срок предоставления объяснений․

Дальнейшие действия работодателя

1. После получения объяснений работодатель оценивает их содержание, проверяет наличие подтверждающих документов (медицинская справка, справка от организации и пр․)․
2. Если объяснения признаны достаточными, дисциплинарное взыскание может быть смягчено или отменено․
3. При отсутствии объяснений или их несоответствии работодатель оформляет приказ (распоряжение) о применении взыскания․ Приказ объявляется работнику под роспись в течение 3 рабочих дней (ч․ 2 ст․ 193 ТК РФ)․
4. Работник имеет право обжаловать решение в Государственную инспекцию труда и/или в суд по индивидуальному трудовому спору․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что делать, если работник отказывается подписать требование?

Оформляется акт об отказе от подписания․ В акте фиксируются дата, время, фамилия, имя, отчество работника, а также присутствующие свидетели (если они есть)․

Можно ли требовать объяснения у работника, находящегося на больничном?

Нет․ В период отсутствия по уважительной причине (больничный лист, отпуск, выходной) требовать объяснения нельзя․ Попытка сделать это будет рассматриваться как нарушение процедуры и может привести к отмене последующего взыскания․

Как учитывается время болезни при сроках применения взыскания?

Время, проведённое работником на больничном, не включается в расчёт месячного срока (ч․ 1 ст․ 193 ТК РФ)․

Что происходит, если работник не предоставил объяснения в срок?

Непредоставление объяснений не является препятствием к применению дисциплинарного взыскания․ Работодатель может вынести приказ о взыскании, соблюдая остальные требования закона․

Можно ли использовать электронную почту для подачи объяснений?

Да, если в коллективном договоре или локальных нормативных актах организации предусмотрено использование электронных средств коммуникации․ В требовании необходимо указать адрес электронной почты получателя․

Практические рекомендации работодателю

• Разработайте внутренний шаблон требования о предоставлении объяснений и разместите его в локальном нормативном акте․
• Обучите руководителей отделов порядку оформления и выдачи документа․
• Ведите журнал входящих требований и актов об отказе – это будет доказательством соблюдения процедуры․
• Сохраняйте копии всех полученных от работника объяснений и сопроводительных документов․
• При необходимости привлекайте юриста для анализа сложных ситуаций (коррупционные ограничения, крупные финансовые нарушения)․

Требование (уведомление) о предоставлении объяснений – важный процессуальный элемент, который позволяет обеспечить законность применения дисциплинарных взысканий․ Соблюдение сроков, правильное оформление реквизитов и документирование факта получения (или отказа) от подписи защищает интересы как работодателя, так и работника, минимизируя риск трудовых споров․

Дата публикации статьи: