Если вы сдаёте или арендуете нежилое помещение (офис, склад, торговую точку и т.п.), то с 2022 года вместо «классического» набора документов, договора, акта и счёта-фактуры — можно оформить одним универсальным документом: УПД (Универсальный передаточный документ). Ниже — подробная инструкция, актуальный образец и практические советы.
Что такое УПД и почему он выгоден при аренде
УПД совмещает в себе сразу три функции:
- первичный учётный документ (подтверждает факт оказания услуги);
- счёт-фактура (при необходимости учёта НДС);
- акт выполненных работ (услуг) (подтверждает, что арендная плата за период начислена корректно).
Экономия бумаги и времени очевидна: нет нужны подписывать акт и счёт-фактуру отдельно. При этом УПД равнозначен «старым» документам и принимается налоговой без замечаний.
Когда УПД применяется к аренде нежилого помещения
Использовать УПД можно, если:
- арендодатель юридическое лицо или ИП;
- арендатор организация или ИП;
- обе стороны состоят на учёте в России;
- договором не запрещён УПД (в договоре прописывают отдельным пунктом: «Вместо счёта-фактуры и акта стороны используют УПД»).
Если арендодатель — физическое лицо, не являющееся ИП, УПД не применяется: арендная плата физлицу оформляется по акту и платёжке, а арендатор-организация становится налоговым агентом по НДФЛ.
Образец УПД на аренду нежилого помещения
УНИВЕРСАЛЬНЫЙ ПЕРЕДАТОЧНЫЙ ДОКУМЕНТ (УПД) № 5/АП от Поставщик (Арендодатель): ООО «КоммерсАренда» ИНН 7701234567, КПП 770101001 Р/с 40702###-###-####9012 в АО «Альфа-Банк» г. Москва К/с 30101###-###-####0593 БИК 044525593 Юр. адрес: 123456, г. Москва, ул. Лесная, д. 5 Покупатель (Арендатор): ООО «ЛогистикПлюс» ИНН 7712234567, КПП 771201001 Р/с 40702###-###-####1098 в ПАО Сбербанк К/с 30101###-###-####0225 БИК 044525225 Юр. адрес: 125130, г. Москва, ул. Нарвская, д. 15 К договору аренды нежилого помещения № 17/АР от № п/п | Наименование товара (услуги) | Ед. изм. | Кол-во | Цена | Сумма без НДС | НДС 20% | Всего 1 | Аренда складского помещения 500 м², период – | мес | 1 | 350 000,00 | 350 000,00 | 70 000,00 | 420 000,00 Всего к оплате: Четыреста двадцать тысяч рублей 00 копеек, в т.ч. НДС 20% — 70 000,00 руб. Руководитель ООО «КоммерсАренда» ____________ /Иванов А.А./ Главный бухгалтер ____________ /Сидорова Л.В./ М.П. Документ составлен в 2 экземплярах, имеющих равную юридическую силу.
Пошаговая инструкция по заполнению УПД
Шапка документа
- Номер и дата УПД: проставляем последовательную нумерацию по аренде. Например, 5/АП (аренда помещения), дата, последний день месяца, за который начислена плата.
- Реквизиты сторон: ИНН, КПП, расчётные счета, БИК, юр. адреса — строго по данным ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
Табличная часть
- Наименование услуги: пишем «Аренда нежилого помещения …», указываем адрес объекта и период.
- Единица измерения: обычно «мес» (месяц).
- Количество: «1» — если ставка фиксирована за месяц.
- Цена и ставка НДС: если договором предусмотрен НДС 20%, выделяем в отдельной колонке; если арендодатель на УСН, в колонке НДС ставим «Без НДС».
Подписи и печать
Достаточно подписей руководителя и главного бухгалтера арендодателя. Печать обязательна, только если она предусмотрена уставом организации. У арендатора достаточно подписи в полученном экземпляре.
Как выставить УПД в электронном виде
С 2023 года крупнейшие контрагенты предпочитают ЭДО (электронный документооборот). УПД можно подписать КЭП (квалифицированной электронной подписью) через любой аккредитованный оператор (СКБ-Контур, Диадок, Тензор и др.).
- Готовим УПД в бухгалтерской программе (1С, Контур.Бухгалтерия, МойСклад).
- Отправляем контрагенту по ЭДО.
- Контрагент подписывает и возвращает второй экземпляр.
- Автоматически формируем книгу покупок/продаж и отправляем в ИФНС.
Типичные ошибки при оформлении УПД на аренду
| Ошибка | Последствия | Как исправить |
|---|---|---|
| Не указан адрес помещения в наименовании услуги | Налоговая может не зачесть НДС | Добавить адрес: «Аренда офиса 120 м² по адресу: …» |
| Указана ставка НДС 20%, но арендодатель на УСН | Штраф 20% от неуплаченного НДС | В колонке «НДС» проставить «Без НДС» |
| Нет ссылки на договор аренды | Документ может быть признан неотносящимся к сделке | В шапке добавить: «К договору № … от …» |
| Отсутствуют подписи обеих сторон | Проблемы при возврате/зачёте НДС | Получить подписанный экземпляр у арендатора |
Налоговые нюансы
- НДС: при УПД датой начисления считается последний день отчётного периода или дата подписания — в зависимости от того, что раньше (п. 2 ст. 167 НК РФ).
- НДФЛ: если арендодатель, физлицо, УПД не используем; налоговый агент (арендатор) удерживает НДФЛ 13% и сдаёт форму 6-НДФЛ.
- УСН и ПСН: УПД не влияет на упрощёнку и патент: доход фиксируется в КУДиР по деньгам на расчётном счёте.
Короткий чек-лист перед отправкой УПД контрагенту
Все реквизиты сторон указаны верно.
Период аренды и адрес объекта прописаны.
Ставка НДС соответствует режиму арендодателя.
УПД подписан руководителем и бухгалтером.
Ссылка на договор аренды присутствует.
При ЭДО документ подписан КЭП.
Где взять готовый бланк
Скачать бесплатный шаблон УПД в Excel и PDF можно:
- в сервисе Контур.Бланки;
- в библиотеке ФНС России (форма № 1-Т, приказ ММВ-7-6/172@ от );
- в любой версии 1С:Предприятие → Справочники → Типовые формы → УПД.