Исполнительная документация (ЭД) – это совокупность документов, подтверждающих завершение строительных работ в соответствии с проектной и технической документацией, а также с требованиями нормативных правовых актов. Правильное хранение такой документации имеет решающее значение для последующего обслуживания объектов, их эксплуатации, а также для решения правовых вопросов.

Правовая база, регулирующая хранение исполнительной документации

Основные нормативные акты, определяющие порядок формирования, ведения и хранения исполнительной документации:

1. ГОСТ Р 70108-2022 «Документация исполнительная. Формирование и ведение в электронном виде» – устанавливает требования к структуре, содержанию и формату электронных исполнительных документов.
2. Федеральный закон № 131‑ФЗ «Об архитектурной, градостроительной и строительной деятельности в Российской Федерации».
3. Приказ Минстроя России от № 34 «Об утверждении Положения о порядке формирования и хранения исполнительной документации в электронном виде».
4. Рекомендации по подготовке перечней документов, образующихся в процессе реализации проектов, утверждённые Министерством строительства и жилищной политики РФ.

Эти документы определяют, какие организации обязаны вести и хранить ЭД, в каком виде (бумажный/электронный) и как долго.

Основные участники процесса хранения исполнительной документации

Исполнительная документация формируется совместно несколькими субъектами строительства. Хранение её распределяется в соответствии с их ролями:

• Заказчик (владелец объекта) – конечный получатель полной исполнительной документации. По закону он обязан сохранять её в течение всего срока службы объекта (не менее 50 лет).
• Генеральный подрядчик (ГП) – отвечает за подготовку основной части исполнительных документов (акт ввода в эксплуатацию, журналы испытаний, сертификаты материалов и т.д.). Хранит копию ЭД в течение 5 лет после передачи заказчику.
• Проектно-изыскательская организация (ПИО) – сохраняет проектную часть и сопутствующие расчёты. Срок хранения – 10 лет с даты завершения проекта.
• Органы исполнительной власти (надзорные органы) – в случае государственных заказов часть ЭД передаётся в архив государственных органов (например, в архив Минстроя) на срок, определяемый законодательством о государственных архивах.
• Подрядчики‑исполнители (субподрядчики) – хранят документы, связанные со своими работами (протоколы испытаний, сертификаты качества) в течение 3‑5 лет.
• Электронные системы документооборота (ЭДО) – специализированные сервисы (например, «Госуслуги», «Электронный архив» Минстроя) обеспечивают централизованное хранение ЭД в электронном виде, доступное всем уполномоченным сторонам.

Формы хранения исполнительной документации

3.1 Бумажный вариант

Традиционный способ, который остаётся обязательным в случаях, когда нормативные документы требуют наличия оригиналов (например, подписи в оригинале на актах ввода в эксплуатацию). Бумажные документы хранятся в:

• архивных помещениях заказчика;
• специальных отделах архивов государственных органов;
• офисных шкафах подрядчика (в течение ограниченного срока).

3.2 Электронный вариант

С 2022 года большинство строительных проектов переводятся в электронный формат согласно ГОСТ Р 70108-2022. Преимущества электронного хранения:

• быстрый доступ к документам через защищённые порталы;
• возможность интеграции с системами BIM (Building Information Modeling);
• автоматическое резервное копирование и защита от потери данных;
• удобство передачи документов между участниками проекта.

Электронные документы подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП) и хранятся в системах, отвечающих требованиям ФЗ № 63 «Об электронной подписи».

Порядок передачи и приёма исполнительной документации

Процесс передачи ЭД от подрядчика к заказчику регулируется следующими этапами:

1. Подготовка полного комплекта документов – согласно перечню, утверждённому проектом и нормативными актами.
2. Электронная загрузка в систему ЭДО – документы загружаются в утверждённый портал, где каждый файл получает уникальный идентификатор.
3. Подписание документов – все документы подписываются КЭП представителями подрядчика и заказчика.
4. Проверка и согласование – контролирующие органы (например, технический надзор) проверяют соответствие и выдают заключение.
5. Формальное принятие – заказчик подписывает акт ввода в эксплуатацию, после чего электронные копии считаются официальными.
6. Архивирование – оригиналы (бумажные и электронные) сохраняются в архиве заказчика и в государственных архивах (при необходимости).

Сроки хранения и уничтожения документов

Уничтожение документов допускается только после истечения установленных сроков и при условии, что все заинтересованные стороны подтвердили отсутствие требований к документам.

Доступ к исполнительной документации

Доступ к ЭД регулируется принципом «необходимости знания»:

• Заказчик имеет полный доступ к всем документам.
• Подрядчики – только к тем частям, которые относятся к их выполненным работам.
• Контролирующие органы – право доступа к полной документации в рамках проверок.
• Третьи лица (например, инвесторы, страховые компании) – доступ только по письменному запросу и с согласия заказчика.

В электронных системах реализованы уровни доступа (read‑only, edit, approve) и журнал действий, позволяющий отследить каждое действие пользователя.

Практические рекомендации по организации хранения ЭД

• Внедрить систему ЭДО, соответствующую ГОСТ Р 70108-2022, с поддержкой КЭП и резервного копирования.
• Согласовать перечень обязательных документов ещё на этапе подготовки проекта, чтобы избежать «пробелов» в финальном комплекте.
• Обеспечить регулярное обучение персонала по работе с электронными подписями и правилам архивирования.
• Разработать политику доступа, включающую процедуры запросов и согласования.
• Проводить периодический аудит состояния архивов (как электронных, так и бумажных) и проверять соответствие срокам хранения.

Хранение исполнительной документации по строительству – это совместная ответственность нескольких участников проекта. Согласно современным нормативным требованиям, в частности ГОСТ Р 70108-2022, основной акцент делается на электронный формат, который обеспечивает надёжность, удобство доступа и долгосрочную сохранность данных. Тем не менее, обязательные бумажные оригиналы продолжают играть важную роль, особенно в юридических вопросах.

Понимание того, у кого и где хранится исполнительная документация, позволяет избежать конфликтов при передаче объекта, ускорить процесс ввода в эксплуатацию и гарантировать надёжную поддержку эксплуатации здания на протяжении всего его срока службы.

Дата публикации: 19 апреля 2026 г.