Водителю грузового автомобиля, экспедитору, бухгалтеру и логисту необходимо чётко понимать правила распределения экземпляров транспортной накладной (ТТН)․ Ошибка может привести к штрафам, спорам с налоговой и проблемам при получении оплаты․ Ниже ― подробная инструкция, актуальная на ․
Что такое ТТН и сколько в ней экземпляров?
Транспортная накладная (форма № 1-Т) утверждена Постановлением Госкомстата РФ № 78 от 28․11․97․ В стандартном бланке предусмотрено четыре экземпляра:
- 1-й (оригинал) ― «Грузоотправитель»;
- 2-й (копия) ― «Грузополучатель»;
- 3-й (копия) ― «Экспедитор»;
- 4-й (копия) ― «Перевозчик»․
Кому отдавать каждый экземпляр
| № экз․ | Название графы | Кому выдавать | Цель / последующий учёт |
|---|---|---|---|
| 1-й | Грузоотправитель | Отправителю (продавцу, поставщику) | Подтверждение отгрузки, списание ТМЦ, подтверждение НДС-вычета, передача в бухгалтерию․ |
| 2-й | Грузополучатель | Получателю (покупателю) | Приёмка груза, оприходование ТМЦ, подтверждение входного НДС․ |
| 3-й | Экспедитор | Экспедитору (если есть договор транспортной экспедиции) | Взаиморасчёты по экспедиционному вознаграждению, отчёт о выполнении поручения․ |
| 4-й | Перевозчик | Водителю / перевозчику | Подтверждение выполнения рейса, расчёт с заказчиком, учёт в транспортной компании․ |
Конкретные примеры
Пример 1․ Обычная поставка силами собственного автопарка
- 1-й ― остаётся у склада-отправителя;
- 2-й ― водитель вручает получателю при разгрузке;
- 3-й ― не заполняется (экспедитор отсутствует);
- 4-й ― водитель сдаёт в транспортный отдел вместе с Путёвкой․
Пример 2․ Перевозка через транспортную компанию (либо экспедитор)
- 1-й ― остаётся у грузоотправителя;
- 2-й ― передаётся грузополучателю;
- 3-й ― экспедитор забирает у отправителя и отдаёт копию получателю;
- 4-й ― водитель-перевозчик забирает у экспедитора и сдаёт в свою ТК․
Что делать, если экземпляров меньше четырёх?
Иногда используют трёхэкземплярную форму․ Тогда:
- 1-й ― грузоотправитель;
- 2-й ― грузополучатель;
- 3-й ― перевозчик․
Экспедиторский экземпляр отсутствует․ Если всё же есть договор экспедиции, из 2-го экземпляра делают ксерокопию и вручают экспедитору․
Электронная ТТН (ЭТТН, ФГИС «Платон»)
С 2025 года РФ активно внедряет электронную транспортную накладную․ В цифровом формате экземпляры раздаются ролями:
- Электронный экземпляр-отправитель ― доступ грузоотправителю;
- Электронный экземпляр-получатель ― доступ грузополучателю;
- Электронный экземпляр-перевозчик ― доступ перевозчику;
- Электронный экземпляр-экспедитор ― доступ экспедитору (если заключён договор)․
Все стороны получают push-уведомления в личный кабинет ФГИС «Платон» и могут открыть ЭТТН по ЭЦП․
Частые ошибки и как их избежать
- Водитель отдаёт грузополучателю 1-й экземпляр → отправитель теряет первичку для налоговой․ Исправление: дать водителю только 2-й и 4-й экземпляры․
- Экспедитор не получает 3-й экземпляр → невозможно подтвердить расчёты․ Исправление: заранее поставить в договоре пункт о выдаче третьего экземпляра․
- Бухгалтерия теряет 4-й экземпляр → перевозчик не может подтвердить рейс и получить оплату․ Исправление: сканировать 4-й экземпляр в день рейса и хранить в электронном виде․
Кратко:
- 1-й ― отправителю (не отдаём никому);
- 2-й ― получателю (во время разгрузки);
- 3-й ― экспедитору (если есть);
- 4-й ― водителю (вместе с путёвкой)․
Соблюдайте очередность ― и не будет проблем ни при приёмке, ни при налоговых проверках․