Актуально на 20 апреля 2026 года.

Основное правило: двухэкземплярная форма

Согласно ч. 1 статьи 67 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) трудовой договор обязательно заключается в письменной форме и составляется в двух экземплярах.
Каждый экземпляр подписывается:

• работником;
• работодателем (уполномоченным лицом).

Кому достаются экземпляры?

Почему не три и не один?

Существует устаревшее постановление, которое когда-то упоминало три экземпляра, третий — для передачи в ФОИВ. Однако:

1. С 2024 года актуальным является только ТК РФ, устанавливающий двухэкземплярную форму.
2. Дополнительная копия в орган труда теперь не требуется, если иное не предусмотрено специальным законом (например, для отдельных категорий госслужащих).

Что грозит работодателю за невыдачу экземпляра

• Административный штраф по ст. 5.27 КоАП РФ до 50 000 ₽ за юр. лицо.
• Повторное нарушение, дисквалификация ИП/директора.
• Риск признания трудовых отношений «скрытым оформлением» (дополнительные начисления взносов и пеней).

Практические рекомендации для 2026 года

Перед подписанием

Шаг 1. Подготовьте два одинаковых экземпляра на бумаге;
Шаг 2. Проверьте наличие обязательных реквизитов:

• место работы;
• функция (должность);
• условия оплаты;
• режим труда и отдыха;
• гарантии и компенсации.

В момент подписания

Де-факто: подписывать каждую страницу не обязательно, достаточно последней страницы и дополнительных соглашений, если они есть.
Де-юре: подписи ставятся в двух экземплярах одновременно в присутствии обеих сторон.

Сразу после подписания

• Отдать работнику один экземпляр под роспись в журнале выдачи трудовых договоров.
• Сохранить свой экземпляр в личном деле с отметкой «Принят на работу».
• В течение трёх рабочих дней внести сведения в информационную систему Пенсионного фонда (форма СЗВ-ТД).

Частые вопросы

Вопрос 1: Можно ли передать экземпляр в электронном виде?

Да, но только при условии усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) обеих сторон и соблюдении требований Федерального закона № 149-ФЗ.

Вопрос 2: Что делать, если работник отказался забрать договор?

Составьте акт отказа в присутствии двух свидетелей и храните экземпляр в личном деле. Это защитит от претензий.

Вопрос 3: Нужно ли заверять у нотариуса?

Нет, нотариальное удостоверение не требуется, за исключением случаев, прямо указанных в законе (например, работа за границей);

1. Два экземпляра, минимум.
2. Один, на руки сотруднику, второй — кадровой службе.
3. Подписи сторон на обоих экземплярах обязательны.
4. Закон требует выдать договор в день выхода на работу.
5. Отсутствие экземпляра у работника = штраф до 50 000 ₽.

Помните: правильно оформленный трудовой договор — это не только ваш «щит» от проверок, но и уверенность сотрудника в надёжности работодателя.