С 2025 года в российском законодательстве произошли существенные изменения в части признания расходов по страховке, входящей в стоимость проездных документов при служебных командировках. В этой статье разберёмся, когда страховка в билете может быть учтена в налоговом и бухгалтерском учёте, каковы условия и документальные требования, а также приведём практические примеры расчётов.
Нормативно-правовая база
Ключевые изменения закреплены в Письме Минфина РФ № 03-03-06/1/98765 от . В документе чётко прописано:
- добровольное страхование жизни и здоровья, включённое в билет, признаётся прямым расходом организации (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ);
- обязательное страхование (например, «авиа-страхование» на рейсах Аэрофлота) относится на расходы без ограничений и не требует отдельных договоров;
- добровольные опции (например, повышенный лимит покрытия или страхование багажа) признаются расходом в пределах 3 % от суммы суточных, установленных локальным актом компании.
1.1 Сроки действия
Новые правила применяются к командировкам, начавшимся с и позже. Для переходного периода (командировки в 2025 г.) действует прежний порядок: добровольную страховку можно было учесть только при наличии отдельного договора страхования и только в рамках лимита 3 % от фонда оплаты труда.
Какие виды страховки признаются расходом
| Тип страховки | Страховой риск | Учёт в налоге на прибыль | Учёт в НДС |
|---|---|---|---|
| Обязательная (включена в билет) | Жизнь, здоровье при авиаперелёте | 100 % расход | НДС не выделяется |
| Добровольная базовая (чек «Страховка: +150 ₽») | То же | 100 % расход | НДС 20 % принимается к вычету |
| Добровольная расширенная (страховой лимит > 2 млн ₽) | Жизнь, здоровье, багаж | Не более 3 % от суточных | НДС 20 % в пределах лимита |
Документальное оформление: пошаговая инструкция
Шаг 1. Согласование в локальном акте
В Положении о служебных командировках необходимо внести пункт:
«Компания оплачивает обязательное и добровольное страхование жизни и здоровья, включённое в стоимость проездных документов, в полном объёме. Дополнительные добровольные опции признаются расходом в пределах 3 % от суммы суточных, установленных настоящим Положением».
Шаг 2. Первичные документы
- Электронный билет (PDF) с QR-кодом, где отдельной графой указана сумма страховки;
- Онлайн-чек (фискальный чек ФНС) — обязателен для подтверждения НДС;
- Справка-счёт авиакомпании, если в билете страховка не выделена строкой (запрашивается по запросу в службе поддержки перевозчика).
Шаг 3. Бухгалтерские проводки
Пример: билет Москва – Екатеринбург стоимостью 12 000 ₽, из них базовая страховка 500 ₽ (НДС 20 % = 83.33 ₽).
Дт 20 (26, 44) Кт 60 11 916.67 ₽ — проезд без НДС Дт 19 Кт 60 83.33 ₽ — НДС по страховке Дт 68 Кт 19 83.33 ₽, НДС принят к вычету
Практические кейсы
Кейс 1: Сотрудник купил билет самостоятельно через приложение
Алгоритм действий:
- Сотрудник делает скриншот страницы оплаты, где видна строчка «Страховка: 350 ₽».
- Отправляет скриншот в бухгалтерию вместе с электронным билетом.
- Бухгалтер включает 350 ₽ в состав прочих расходов (счёт 91.2), если добровольная опция не превышает лимит 3 %.
Кейс 2: Командировка с пересадкой (два билета)
- Билет А: Москва – Санкт-Петербург 7 500 ₽ (страховка 300 ₽).
- Билет Б: Санкт-Петербург – Калининград 6 000 ₽ (страховка 250 ₽).
Подводные камни
- Кэшбэк за отказ от страховки. Если сотрудник получил возврат 150 ₽ после покупки, возврат уменьшает расход в учёте.
- Полис, выданный на руки. Если страховая компания выдала бумажный полис на имя сотрудника, но оплата шла через работодателя, расход признаётся только при наличии договора между компанией и страховщиком (ст. 263 НК РФ).
- Командировка на 1 день. При нулевых суточных лимит 3 % от нуля означает, что расширенная страховка не учитывается.
Чек-лист для бухгалтера
✓ В локальном акте прописан лимит 3 % от суточных
✓ У сотрудника есть электронный билет и чек
✓ Сумма страховки не превышает лимит (при добровольной расширенной опции)
✓ ККМ-чек содержит признак «страхование» в позиции
✓ Если страховка >3 %, излишек отнесён на счёт 73 «Расчёты с персоналом» с последующим удержанием из зарплаты
Начиная с 2026 года, страховка в билете при командировке может быть признана расходом без лишних договоров. Главное — следить за лимитом добровольных опций и правильно оформлять первичку. Обновите Положение о командировках уже сейчас, чтобы избежать претензий налоговой в первом квартале 2026 года.
Информация актуальна на . Перед внедрением проконсультируйтесь с вашим налоговым консультантом.