С 1 января 2020 года в России начался поэтапный отказ от бумажных трудовых книжек и внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Переходный период завершился 1 января 2026 года, однако работодатели и кадровые службы до сих пор сталкиваются с вопросом: как долго нужно хранить уведомления и заявления, связанные с переходом на ЭТК?
Основные сроки уведомления работников
Законодательство установило несколько ключевых дат, которые влияют на процедуру уведомления:
- до 30 июня 2020 года — первоначальный срок, установленный Федеральным законом № 439-ФЗ от ;
- до 31 октября 2020 года, продленный срок, установленный Постановлением Правительства РФ № 887 от ;
- до 31 декабря 2020 года включительно, окончательный срок для подачи заявлений о форме ведения трудовой книжки․
Таким образом, все уведомления и заявления должны были быть получены от работников не позднее ․
Какие документы необходимо хранить
Работодатель обязан сохранять следующие документы:
- Уведомление о переходе на ЭТК — официальное письмо работодателя, направленное работнику;
- Заявление работника о выборе формы ведения трудовой книжки (бумажная или электронная);
- Копия приказа о переходе на ЭТК (если таковой был издан);
- Журнал регистрации уведомлений и заявлений (по желанию работодателя)․
Важно: законодательство не требует вести специальный журнал учета электронных трудовых книжек, но его ведение может быть полезно для внутреннего контроля․
Срок хранения уведомлений и заявлений
На сегодняшний день законодательно срок хранения уведомлений и заявлений о переходе на ЭТК не установлен․ Однако исходя из общих правил делопроизводства и требований к кадровому учету, рекомендуется применять следующий подход:
- Не менее 75 лет — в соответствии с Приказом Минкультуры РФ № 558 от «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов» (в редакции от 2020 года);
- До прекращения деятельности организации — если документы не переданы в архив;
- До момента увольнения работника + 50 лет, в ряде компаний применяется внутренний стандарт, основанный на трудовом стаже․
Что делать с бумажными трудовыми книжками после перехода на ЭТК
В случае перехода на электронную форму:
- в бумажную трудовую книжку вносится запись о переходе на ЭТК;
- книжка выдается работнику в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления;
- в дальнейшем все записи о трудовой деятельности ведутся только в электронном виде․
Ответственность за нарушение сроков и хранения
Хотя сами уведомления и заявления не являются обязательными для хранения в строго регламентированный срок, их отсутствие может привести к спорам при проверках со стороны трудовой инспекции или Пенсионного фонда․ Поэтому:
- все документы должны быть оформлены в письменной форме;
- хранятся в отдельном личном деле работника;
- подшиваются в хронологическом порядке․
На 19 апреля 2026 года переход на электронные трудовые книжки завершен․ Однако:
- все уведомления и заявления, полученные до , должны быть сохранены в течение всего времени работы сотрудника в организации и не менее 50 лет после увольнения;
- для новых сотрудников, впервые устроившихся на работу, оформляются только ЭТК, и уведомления не требуются;
- рекомендуется вести электронный архив кадровых документов с резервным копированием․