Ниже приведён универсальный образец должностной инструкции, адаптированный под реалии 2025–2026 годов, с учётом последних трудовых и градостроительных норм РФ․ Документ можно взять за основу и доработать под специфику вашей организации․

Общие положения

1. Должность: Специалист по работе с нежилыми помещениями․
2. Категория: Специалисты․
3. Подчинение: непосредственно подчиняется начальнику управления недвижимостью/директору по эксплуатации․
4. Замещение: назначается и освобождается приказом генерального директора․
5. Квалификация: высшее образование по профилю «Недвижимость», «Градостроительство», «Экономика» или смежным направлениям, опыт работы от 2 лет с объектами коммерческой недвижимости (класс А, B+, B)․ Приветствуется наличие сертификатов RICS, СРО «Эксперт» или аттестатов ФГИС ЕГРН․

Цель должности

Обеспечить эффективное управление, эксплуатацию и монетизацию нежилых помещений в портфеле компании, минимизировать вакантность, соблюдать требования ФЗ-384, 315-ФЗ и 44-ФЗ/223-ФЗ, а также новых стандартов ГОСТ 2025 года для коммерческой недвижимости․

Основные обязанности

• 3․1 Ведение единого реестра объектов:
  • внесение данных в ФГИС ЕГРН,
  • обновление техпаспортов и кадастровых планов,
  • синхронизация с BIM-моделью здания (если применяется)․
• 3․2 Подготовка и сопровождение договоров аренды/субаренды:
  • разработка типовых шаблонов с учётом поправок 2025 года к ГК РФ (обязательное досудебное урегулирование споров),
  • проверка контрагентов через ФНС, Росфинмониторинг, «Контур․Фокус»,
  • контроль за внесением залогов и обеспечительных платежей․
• 3․3 Техническое обслуживание и энергоэффективность:
  • ежеквартальные обходы помещений с фиксацией в мобильном приложении FacilityOne,
  • отчётность по показателям «зелёного» KPI, CO₂/м²․
• 3․4 Взаимодействие с органами власти:
  • подача уведомлений в Госстройнадзор при перепланировке,
  • получение разрешений на вывески (новые правила МКР 2026),
  • участие в проверках МЧС и Роспотребнадзора․
• 3․5 Финансово-экономический контроль:
  • ежемесячная сверка взаиморасчётов с арендаторами,
  • обеспечение 100 % собираемости арендных платежей (таргет 2026 г․),
  • формирование бюджета капитального ремонта по методике Минстроя РФ-2025․
• 3․6 Подбор и управление подрядчиками:
  • проведение закупок на ЕЭТП «Сбер АСТ»,
  • квалификация поставщиков по системе NPV (Net Present Value)․

Права

• Требовать от арендаторов и подрядчиков предоставления надлежащих документов (лицензии СРО, допуски МЧС, страховые полисы)․
• Подписывать ограниченные доверенности на совершение сделок до 1 млн ₽ без дополнительного согласования․
• Вносить в систему 1С:Управление недвижимостью корректировки по объектам в пределах своих полномочий․

Ответственность

• За нарушение сроков регистрации договоров аренды, дисциплинарная (предупреждение, выговор)․
• За потерю дохода свыше 500 тыс․ ₽ из-за некачественной подготовки документации, материальная в размере прямого ущерба․
• За нарушение требований законодательства о рекламе, пожарной и санитарной безопасности — административная (штрафы по КоАП)․

Взаимодействие с другими подразделениями

Ключевые KPI 2026

1. Коэффициент вакантности ≤ 7 % (по площади)․
2. Средний срок заключения договора аренды ≤ 14 календарных дней․
3. Ошибки в реестре объектов ≤ 0,1 %․
4. Индекс удовлетворённости арендаторов (NPS) ≥ 70 баллов․

Условия труда и режим работы

Нормальный 40-часовой рабочий график с 09:00 до 18:00, перерыв 13:00–14:00․ При необходимости — гибридный формат (2 дня удалённо), согласованный с руководителем․ Командировки по России до 30 % рабочего времени․

Дополнительные требования 2025–2026

• Ежеквартальное обязательное обучение по закону 353-ФЗ (контроль за иностранными арендаторами)․
• Владение AR/VR-инструментами для виртуальных туров арендаторам (рекомендовано)․
• Знание ЭДО «Сфера» для подписания договоров в электронном виде․

Датировка и утверждение

Инструкция утверждена приказом генерального директора № 14/26 от г․ Вступает в силу с ․

Место для подписей:
Генеральный директор ________________ /Иванов А․В․/
Специалист по работе с нежилыми помещениями ________________ /Петрова Н․А․/
HR-директор ________________ /Сидорова Л․М․/