Что такое сличительная ведомость
Сличительная ведомость — это официальный документ‚ в котором в табличной форме отражаются расхождения между учётными данными (учётным остатком) и фактическим наличием по результатам инвентаризации. Она используется для оформления излишков или недостачи‚ а также для последующего их отражения в бухгалтерском и складском учёте.
Когда применяется сличительная ведомость
- после окончания инвентаризации ТМЦ‚ денежных средств‚ расчётов;
- при передаче материальной ответственности между материально-ответственными лицами;
- при выявлении расхождений при сверке взаиморасчётов с контрагентами;
- при списании основных средств‚ товарно-материальных ценностей‚ по результатам которого выявлены излишки/недостачи.
Бланк сличительной ведомости: основные реквизиты
Форма документа не унифицирована на федеральном уровне‚ поэтому предприятие может разработать собственный бланк‚ включив обязательные реквизиты:
- Наименование организации.
- Дата составления.
- Место проведения инвентаризации (цех‚ склад‚ участок).
- Ф. И. О. и должность лица‚ проводившего инвентаризацию.
- Ф. И. О. и должность материально-ответственного лица.
- Номер инвентаризационной комиссии и состав комиссии.
- Табличная часть (см. ниже).
- Подписи членов комиссии и материально-ответственного лица.
- Примечание (при необходимости).
Как заполнить табличную часть
Структура таблицы
| № п/п | Наименование ТМЦ | Ед. изм. | Учётное количество | Фактическое количество | Расхождение (+/-) | Цена (руб. коп.) | Сумма расхождения (руб. коп.) | Причина расхождения | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Бумага А4 офисная‚ 500 листов | пачка | 120 | 118 | -2 | 250‚00 | -500‚00 | естественная убыль | акт №3 от |
| 2 | Картридж HP № 122 black | шт. | 30 | 31 | +1 | 1 000‚00 | +1 000‚00 | поступление не оформлено | накладная № 42 от |
Алгоритм заполнения
Шаг 1. Пропишите шапку документа: наименование организации‚ дату‚ объект‚ ответственных лиц.
Шаг 2. Занесите данные из инвентаризационных описей: наименование‚ единицы измерения‚ учётное количество.
Шаг 3. Внесите фактическое количество‚ полученное при физическом пересчёте.
Шаг 4. Рассчитайте расхождение: «Фактическое количество – Учётное количество». Положительное значение = излишек‚ отрицательное = недостача.
Шаг 5. Укажите актуальную цену единицы ТМЦ (обычно учётную).
Шаг 6. Подсчитайте сумму расхождения (кол-во × цену).
Шаг 7. В графе «Причина расхождения» кратко укажите веское основание (например‚ «естественная убыль»‚ «брак»‚ «ошибка при поступлении»).
Шаг 8. Если есть подтверждающий документ (акт‚ накладная)‚ укажите его реквизиты в примечании.
Пример полностью заполненной сличительной ведомости
Шапка
ООО «Светлана»
Сличительная ведомость № 15/04-26
от «20» апреля 2026 г.
Объект: Склад № 2 (ул. Лесная‚ 
Инвентаризационная комиссия: председатель — главный бухгалтер Иванова Л. П.‚ члены — экономист Петров С. А.‚ старший кладовщик Сидоров Н. И.
Материально-ответственное лицо: кладовщик Кузнецова Т. В.
| № | Наименование | Ед. изм. | Учёт | Факт | +/- | Цена | Сумма | Причина |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| … | данные из предыдущего примера | … | ||||||
| +500 руб. 00 коп. | ||||||||
Завершение документа
Подписи:
Председатель комиссии __________ /Иванова Л. П./
Члены комиссии _______________ /Петров С. А./
____________________________ /Сидоров Н. И./
Материально-ответственное лицо __________ /Кузнецова Т. В./
Что делать после подписания
- Одновременно с сличительной ведомостью составляется акт о результатах инвентаризации (форма № ИНВ-26).
- Бухгалтерия отражает излишки проводкой:
Дт 10 (41) Кт 91-1 — учтён излишек ТМЦ (товаров). - Недостачи списываются в зависимости от причины:
- в пределах норм естественной убыли: Дт 94 → Кт 10 (41);
- по вине материально-ответственного лица: Дт 73-2 → Кт 94 с последующим удержанием из заработной платы;
- при невозможности установить виновного: Дт 91-2 → Кт 94 (с разрешения руководителя).
- Копии документов передаются в отдел внутреннего контроля и хранятся не менее 5 лет.
Готовые шаблоны
Excel-шаблон
Скачайте шаблон «Сличительная ведомость.xlsx» — встроенные формулы автоматически считают суммы расхождений.
Word-шаблон
Шаблон в формате DOCX с уже прописанными реквизитами и таблицей: загрузить.
Google Sheets
Онлайн-версия для совместного заполнения комиссией: открыть.
Частые ошибки и советы
- Ошибка: не указать точную цену единицы. Решение: сверяйтесь с учётной картотекой складского учёта.
- Ошибка: не проставить причину расхождения. Решение: сразу после инвентаризации собирайте пояснения от ответственных лиц.
- Совет: проводите инвентаризацию в присутствии материально-ответственного лица и предоставляйте ему копию сличительной ведомости под роспись в тот же день.
Правильно заполненная сличительная ведомость — ключевой элемент процедуры инвентаризации. Она не только фиксирует расхождения‚ но и служит основанием для дальнейших бухгалтерских проводок и списаний. Используйте приведённые шаблоны и алгоритм‚ чтобы избежать ошибок и ускорить процесс оформления.