Вопрос «Сколько экземпляров транспортной накладной нужно оформить?» каждый месяц задают тысячи бухгалтеров, логистов и руководителей компаний.
Ответ зависит от того, какой именно документ вы используете, в каком формате (бумажном или электронном) и для какой цели.
Ниже — максимально подробная шпаргалка с учётом всех изменений 2026 года.

Какие документы вообще бывают

Чтобы не путаться, разберёмся в терминах:

• ТТН-1 (товарно-транспортная накладная) — форма 1-Т, применяется при перевозке товаров автомобильным транспортом.
• ТН (транспортная накладная) — форма приложения № 4 к ПП № 2200, применяется при перевозке нетоварных грузов (например, оборудование, мебель офиса).
• ЭТН (электронная транспортная накладная), аналог ТН, но в электронном виде через систему ФГИС «Меркурий» или другую ИС ЭПД.

Сколько экземпляров оформлять в 2026 году

Почему именно такое количество

ТТН-1 в 4 экземплярах

Устав автомобильного транспорта РФ (раздел 6, п. 2) и Инструкция по заполнению ТТН-1 (утв. Минтрансом) прямо указывают:
форма заполняется в четырёх экземплярах, потому что участвуют четыре стороны:

1. Грузоотправитель — подтверждает отгрузку, сдаёт товар перевозчику.
2. Перевозчик — подтверждает приём груза к перевозке.
3. Грузополучатель — подтверждает приём груза по количеству и качеству.
4. Заказчик перевозки — если это не грузоотправитель, он получает свой экземпляр для расчёта с перевозчиком.

ТН в 3 экземплярах

Постановление Правительства № 2200 и ФГИС «Меркурий» закрепили три стороны для нетоварных грузов:
отправитель, перевозчик, получатель. Поэтому три экземпляра.

ЭТН

В электронном виде файл с ЭЦП заменяет все бумажные копии.
Достаточно одного файла, к которому подключены все участники через информационную систему.

Что будет, если ошибиться в количестве

• Штрафы от ГИБДД, до 500 ₽ за отсутствие накладной у водителя.
• Отказ в приёме груза — склад получателя может не принять товар без оригинала.
• Налоговые претензии — ФНС может снять расходы на логистику, если документы не соответствуют форме.

Пошаговый алгоритм правильного оформления

1. Определите тип груза: товар или нетовар.
2. Выберите формат: бумажный или электронный.
3. Заполните документ:
   • ТТН-1 — в 4 экземплярах;
   • ТН — в 3 экземплярах;
   • ЭТН — один файл в ИС ЭПД.
4. Сдайте экземпляры:
   • 1-й — водителю (перевозчику);
   • 2-й — грузополучателю;
   • 3-й, оставьте себе;
   • 4-й (если ТТН-1 и есть отдельный заказчик) — заказчику перевозки.
5. Сохраните копии не менее 5 лет (п. 1 ст. 29 ФЗ «О бухгалтерском учёте»).

Частые вопросы-2026

Вопрос 1: Мы используем электронную ТТН, но получатель требует бумажную копию. Что делать?

Закон не обязывает печатать ЭТТН.
Если контрагент настаивает — распечатайте один экземпляр для него после завершения перевозки, но это не обязательно для налогового учёта.

Вопрос 2: Перевозим одним авто несколько партий товаров разным получателям. Сколько накладных?

На каждого получателя — своя ТТН-1 (или ТН) в 4 (или 3) экземплярах.
Даже если груз едет в одной машине, документов должно быть столько, сколько фактов поставки.

Вопрос 3: Можно ли оформить ТТН-1 в 3 экземплярах, если заказчик совпадает с отправителем?

Нет. Инструкция прямо требует 4 экземпляра.
Четвёртый экземпляр остаётся у грузоотправителя как «заказчик перевозки», даже если это одно и то же лицо.

Главное правило 2026 года:

• Товары → ТТН-1 → 4 экземпляра (бумага) или 1 электронная подпись (ЭТТН).
• Нетоварные грузы → ТН → 3 экземпляра (бумага) или 1 электронная подпись (ЭТН).

Соблюдайте количество экземпляров и сохраняйте документы в порядке — и штрафов, и претензий не будет.