Начиная с 1 января 2026 года в России вступает в силу Федеральный закон № 425-ФЗ от 28 ноября 2025 г., который вносит существенные изменения в главу 21 НК РФ, в т.ч. расширяет круг плательщиков НДС. В связи с этим возрастает и значимость правильного оформления счетов-фактур. Ниже ― полный разбор того, сколько экземпляров счета-фактуры надо подготовить в 2026 году, кому и зачем их вручать.
Сколько экземпляров счета-фактуры обязательно выписать?
В 2026 году правило остаётся прежним: минимально два экземпляра.
- Первый экземпляр — передаётся покупателю (получателю товаров/услуг).
- Второй экземпляр — остаётся у продавца и хранится не менее 4 лет после окончания отчётного периода, в котором он выписан.
Дополнительные экземпляры: когда и кому?
- Транспортная накладная (ТОРГ-12) в электронном виде. Если обе стороны работают через ЭДО (электронный документооборот), экземпляр в бумаге не требуется, но электронная копия счета-фактуры формируется в системе и автоматически рассылается всем участникам.
- Комиссионер/агент. При посреднических схемах комиссионеру выписывают три экземпляра:
- покупателю (конечному получателю);
- комитенту (принципалу);
- самому комиссионеру (для собственного учёта).
- Филиал или обособленное подразделение. Если реализация идёт от имени головной организации, но через филиал, филиалу высылают дополнительный (третий) экземпляр для отражения в своей бухгалтерии.
Что изменилось в 2026 году и почему это важно?
Из-за снижения лимитов по УСН:
- лимит дохода для освобождения от НДС упал с 60 млн руб. до 20 млн руб.;
- больше компаний и ИП переходят на общий режим и обязаны выписывать счета-фактуры.
Следовательно, количество выписываемых документов в 2026 году резко возрастёт, а ошибки в количестве экземпляров станут грозить:
- штрафом 10 000 руб. за отсутствие счета-фактуры у покупателя;
- штрафом 5 000 руб. за утрату экземпляра продавцом;
- отказом в вычете НДС для покупателя.
Пошаговый алгоритм: как не ошибиться в 2026 году
- Определите статус контрагента: покупатель, посредник, филиал.
- Установите способ обмена: бумага или ЭДО.
- Сформируйте счёт-фактуру в 1С, Контур.Эльба, МойСклад или другой программе, указав количество экземпляров в шаблоне.
- Подпишите ЭП (если ЭДО) либо распишитесь вручную на бумаге.
- Отправьте первый экземпляр покупателю в течение 5 календарных дней после отгрузки товаров/оказания услуг.
- Сохраните второй экземпляр в электронном или бумажном архиве минимум до 31 марта 2031 года (для документов 2026 года).
Частые вопросы (FAQ)
Вопрос: Можно ли доверить выдачу счета-фактуры экспедитору или курьеру?
Ответ: Да, если получатель подтвердит получение подписью или через ЭДО.
Вопрос: Что делать при возврате товара?
Ответ: Оформляете корректировочный счёт-фактуру тем же количеством экземпляров, что и оригинал.
Вопрос: Как быть, если покупатель потерял счёт-фактуру?
Ответ: Выписываете дубликат и делаете отметку «Дубликат»; он имеет такую же юридическую силу.
В 2026 году основное правило не изменилось: два экземпляра счета-фактуры ― минимум. Однако из-за расширения круга плательщиков НДС и роста количества операций точность и своевременность выдачи экземпляров становится критичной. Следуйте алгоритму, храните копии и используйте ЭДО ― это снизит риски штрафов и обеспечит беспроблемный НДС-вычет вашим покупателям.