Что такое расходный кассовый ордер (РКО)

Расходный кассовый ордер (Форма № КО-2) — это первичный бухгалтерский документ, который оформляется при выдаче наличных денег из кассы предприятия; Он подтверждает законность операции и служит основанием для списания денежных средств.

Сколько экземпляров РКО нужно оформлять

В 2026 году в соответствии с «Положением о ведении кассовых операций в Российской Федерации» (утв. Банком России № 6967-У, в ред. 2024–2025 гг.) оформляются два экземпляра расходного кассового ордера:

• Первый экземпляр — остаётся в кассе и подшивается вместе с кассовой книгой.
• Второй экземпляр — выдаётся получателю денег (или прикладывается к авансовому отчёту).

Детальный порядок оформления

Перед заполнением

1. Проверьте правильность заполнения приходного ордера на приход предыдущей суммы.
2. Убедитесь, что есть письменное распоряжение руководителя (заявка, договор, приказ) на выдачу наличных.

Заполнение формы КО-2

Подписание и регистрация

• Кассир подписывает оба экземпляра.
• Получатель расписывается в обоих экземплярах и на ведомости (если выдача по ведомости).
• В кассовой книге ставится штамп «Проведено».

Частые ошибки

• Ошибка: оформление лишь одного экземпляра.
  Последствие: нарушение кассовой дисциплины, штраф до 5 000 ₽ для должностных лиц (ст. 15.1 КоАП РФ).
• Ошибка: отсутствие подписи получателя.
  Последствие: неподтверждённая выдача, проблемы при проверке ФНС и Росфинмониторинга.
• Ошибка: заполнение «вслепую» без денежного расчёта.
  Решение: сначала пересчитайте деньги, затем заполняйте РКО.

Как хранить экземпляры

Первый экземпляр:

• Хранится в кассе вместе с кассовой книгой.
• Подшивается ежемесячно в хронологическом порядке.
• Срок хранения — 5 лет (Приказ Минфина РФ от № 61н).

Второй экземпляр:

• Выдаётся получателю под роспись.
• При авансовом отчёте прикладывается к отчёту и хранится в бухгалтерии 5 лет.

Электронный РКО: можно ли отказаться от бумаги?

С 2023 года разрешены электронные РКО, если:

• Организация использует онлайн-кассу и электронную кассовую книгу, утверждённую в учётной политике.
• Электронная подпись получателя подтверждена (КЭП или ЭДО).

Однако даже при электронном документообороте программа формирует две цифровые копии: одна в архиве кассира, вторая, у получателя (или в системе авансовых отчётов).

Если остались вопросы — сверяйтесь с последней редакцией Положения № 6967-У и приказами Минфина. Будьте внимательны: нарушение кассовой дисциплины влечёт штрафы и блокировку расчётного счёта.