Кадровый приказ – это распорядительный документ, который вступает в силу только после подписи уполномоченного лица. Однако на практике возникает множество вопросов: «Сколько экземпляров должен подписать руководитель?», «Нужно ли заверять каждый экземпляр собственноручно?», «Что делать, если приказ в адрес сразу нескольких структур?». Ниже – исчерпывающий ответ.
Кто обязан подписывать кадровые приказы?
По общему правилу приказ подписывает руководитель организации, который выступает в роли работодателя (ст. 20 ТК РФ). Если руководитель временно отсутствует, право подписи может быть передано:
- заместителю на основании приказа о временном исполнении обязанностей;
- другому должностному лицу по доверенности (в пределах 3 месяцев).
В реквизите «Подпись» обязательно указывают:
- Наименование должности полностью (например: «Генеральный директор»).
- Собственноручную подпись.
- Расшифровку подписи (инициалы и фамилию).
Один экземпляр или несколько: что говорит закон?
Трудовое законодательство не устанавливает точное количество экземпляров. Поэтому ориентируются на:
- внутреннюю инструкцию по делопроизводству;
- отраслевые стандарты (ГОСТ Р 7.0.97-2016, Указ Президента №763 и др.);
- практические потребности организации.
Типовая схема для кадровых приказов
| Тип приказа | Сколько готовят экземпляров | Сколько подписывает руководитель | Куда направляют |
|---|---|---|---|
| По личному составу (приём, увольнение, перевод) | 2–3 | Только 1 оригинал |
|
| По основной деятельности | 1–2 | 1 оригинал |
|
| В адрес внешних контролирующих органов | по числу адресатов | по числу адресатов (требуют оригиналы) | каждый оригинал – в свой орган. |
Пошаговый алгоритм оформления
Шаг 1. Подготовка проекта
Документ готовит сотрудник кадровой службы на основании:
- заявления работника;
- докладной записки подразделения;
- распоряжения руководителя.
Шаг 2. Визирование
Проект приказа проходит согласование: юриста, главного бухгалтера, руководителя структурного подразделения.
Шаг 3. Подписание руководителем
Руководитель подписывает только один экземпляр – оригинал. Остальные копии заверяются штампом «Копия верна» или печатью ДОУ (делопроизводственно-организационного управления).
Шаг 4. Регистрация и рассылка
- Оригинал регистрируют в журнале учета приказов (форма № Т-57).
- Копии направляют по указателю рассылки, который составляет и подписывает исполнитель.
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка: требовать, чтобы руководитель подписал все экземпляры.
Правильно: только оригинал; копии заверяются отдельно. - Ошибка: хранить два «оригинала» в одном личном деле.
Правильно: второй экземпляр – это либо дубликат, либо копия, заверенная печатью. - Ошибка: не указывать фамилию исполнителя приказа.
Правильно: в тексте после слова «Ответственный» проставляют фамилию и инициалы.
Мини-чек-лист для HR-специалиста
После подготовки приказа проверьте:
- Есть ли расшифровка подписи руководителя?
- Все ли копии заверены печатью или штампом?
- Указан ли срок исполнения и ответственное лицо?
- Соответствует ли количество экземпляров инструкции по делопроизводству?
Ключевое правило
Руководитель подписывает только один экземпляр кадрового приказа, который становится юридическим оригиналом; Все остальные экземпляры – это заверенные копии, не требующие повторной подписи.
Следуя этому принципу, вы избежите лишних вопросов со стороны проверяющих органов и упростите документооборот внутри компании.