Актуально на 19 апреля 2026 г. 21:42 МСК

Зачем нужна номенклатура дел

Номенклатура дел — это структурированный перечень всей документации, хранящейся в организации. Она упрощает поиск, учет и уничтожение документов, а также служит основой для проверок со стороны Росархива и других контролирующих органов.

Количество экземпляров: официальные требования

Государственные и муниципальные учреждения

В бюджетных и казённых учреждениях (включая ДОУ, детские образовательные организации) действуют Приказы Минкультуры РФ № 536 и Росархива № 76. По этим документам:

• Экземпляров номенклатуры дел составляют два:
• Первый — хранится в самой организации;
• Второй — направляется в вышестоящий архив (районный, муниципальный или ведомственный) до 15 января года, следующего за отчётным.

Коммерческие и некоммерческие организации

Для ООО, АО, НКО, а также для частных детских садов и офисов:

• Достаточно одного экземпляра, утверждённого руководителем и согласованного с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) или архивом материнской компании.
• Если организация входит в холдинг, корпорацию или сеть франшиз, уточняйте внутренние регламенты: часто требуют дополнительный экземпляр в центральный офис.

Секретари и менеджеры филиалов/представительств

Если ваш офис является самостоятельным юридическим лицом, см. пункт 2.
Если это обособленное подразделение без статуса ЮЛ:

1. Составляют номенклатуру дел в единственном экземпляре.
2. Копию (скан или распечатку) передают в головную организацию один раз в год.

Особые случаи

• Организации-операторы государственных услуг (включая ДОУ с электронной очередью и отчётностью в ГИС) — два экземпляра + электронная версия в формате XML на портал Госуслуги.Архив.
• Медицинские и образовательные учреждения, подведомственные Минздраву или Минобрнауки, могут требовать дополнительный экземпляр для территориального архива медико-физкультурных учреждений.

Пошаговая инструкция для сотрудника канцелярии

Шаг 1. Определите тип учреждения.

Шаг 2. Уточните локальные акты (приказ руководителя, положение об архиве, регламент холдинга).

Шаг 3. Сформируйте номенклатуру дел по ГОСТ Р 7.0.8–2013 или ОКУД 0504072.

Шаг 4. Утвердите у директора и, при необходимости, согласуйте с вышестоящим архивом/ЭПК.

Шаг 5. Изготовьте требуемое количество экземпляров (1 или 2).

Шаг 6. Подпишите обе стороны, заверьте печатью и передайте по назначению до установленного срока.

Частые ошибки

• Отправлять три и более экземпляров без веских оснований — избыточная трата бумаги и времени.
• Забывать электронную копию для бюджетников: в 2026 году Росархив запустил пилот по приёму номенклатур в электронной форме.
• Не менять номенклатуру при реорганизации: если ваша ДОУ стала филиалом, количество экземпляров может измениться.

Если остались вопросы — уточняйте в инспекции Росархива вашего региона или в службе делопроизводства вашего ведомства.

Полезная ссылка: актуальный шаблон номенклатуры дел 2026 года — rosarchiv.ru.