Важно! С 1 января 2026 г. вступили в силу изменения трудового законодательства, касающиеся кадрового делопроизводства. Должностная инструкция (ДИ) стала ещё более «чувствительным» документом: её количество экземпляров напрямую влияет на трудовые споры и проверки инспекции труда. Ниже — чёткая инструкция, сколько экземпляров и кому именно выдавать.
Три факта, которые изменились в 2026 году
- Обязательный цифровой след. Все ДИ с г. должны храниться в электронной кадровой системе (ЭКД) в формате PDF/A, заверённые ЭЦП работодателя.
- Контроль ГИТ. Инспекторы теперь требуют два оригинальных экземпляра: один у работника, второй — в делах компании. Отсутствие «у сотрудника» расценивается как нарушение ст. 68 ТК РФ.
- СОУТ-2026. Экспертам по спецоценке нужно предъявлять два экземпляра ДИ + журнал учёта вредных условий (п. 14 Методических рекомендаций Роструда от № 123).
Классификация экземпляров: 2, 3 или 4?
| Вариант оформления ДИ | Кол-во экземпляров | Кому выдавать | Примечания |
|---|---|---|---|
| Отдельный документ | 3 |
| Самый безопасный формат для проверок |
| Приложение к ТД | 2 |
| Обязательно прописать в ТД: «Приложение № 2 — Должностная инструкция» |
| Внутренний регламент (внутренний акт) | 1 основной + копии |
| Не рекомендовано: при споре трудно доказать выдачу работнику |
Как оформить лист ознакомления
Независимо от количества экземпляров нужен Лист ознакомления с должностной инструкцией (утв. Приказ Минтруда РФ от № 999). Его печатают на отдельном листе формата А4 и прикрепляют:
- к личному делу (кадры);
- к экземпляру в юр. отделе;
- по желанию — к экз. работника.
Шаблон листа ознакомления
ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ № ___ Я, _________________, ознакомлен(а) с должностной инструкцией № ___ от «__» ___ 2026 г. (наименование должности) _____________________________ Подпись ___________ Дата «__» ____ 2026 г. Ф.И.О. полностью __________
Ответы на самые частые вопросы
Можно ли работнику выдавать электронную копию вместо бумажной?
Да, но только если в трудовом договоре есть письменное согласие на электронный документооборот. В противном случае — обязательно бумага.
Сколько экземпляров нужно при увольнении?
Работнику выдаём 1 экземпляр (обычно тот, что хранился у него). Остальные остаются в компании не менее 75 лет (ст. 358.1 ТК РФ).
Что делать, если ДИ изменили в середине года?
- Фиксируем изменения приказом руководителя.
- Печатаем изменённую ДИ в новом количестве экземпляров (2 или 3).
- Повторно знакомим сотрудников под роспись в течение 3 рабочих дней со дня приказа.
Чек-лист для HR-специалиста
- ☐ Сколько экземпляров ДИ: 2 или 3 решили на кадровом совещании и зафиксировали в Положении о кадровом делопроизводстве.
- ☐ Подготовили 2 (или 3) подписанных оригинала.
- ☐ Создали электронную версию PDF/A и загрузили в ЭКД.
- ☐ Провели инструктаж и взяли подписи в Листе ознакомления.
- ☐ Проверили наличие ДИ в делах для СОУТ-2026.