Акт сверки взаимных расчётов (далее – акт сверки) является официальным документом, фиксирующим согласование финансовых операций между двумя (или более) контрагентами. Одним из часто задаваемых вопросов при подготовке такого документа является: сколько экземпляров акта сверки необходимо подготовить?

Ответ зависит от ряда факторов: правового режима организации, требований налоговых органов, внутренней политики компании и наличия электронных систем документооборота. В статье подробно рассматриваются нормативные требования, практические рекомендации и типичные варианты распределения экземпляров.

Правовая база

В России нормативные положения, регулирующие оформление актов сверки, содержатся в нескольких актах:

• Гражданский кодекс РФ (ст. 395‑399) – определяет порядок взаиморасчётов между юридическими лицами.
• Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» – устанавливает требования к документированию бухгалтерских операций.
• Приказ Минфина России от № 272н «Об утверждении формы акта сверки взаимных расчётов (ф. 0510477)» – с 1 января 2026 г. обязателен единый шаблон.
• Налоговый кодекс РФ – требует наличия оригиналов документов для целей налоговой проверки.

Согласно пункту 2.3 Приказа Минфина, в акте сверки должны быть указаны «подписи сторон, печати (при их наличии) и количество экземпляров, в которых документ передаётся каждой из сторон».

Стандартное количество экземпляров

В большинстве практических ситуаций принято оформлять два оригинальных экземпляра акта сверки:

1. Экземпляр для контрагента – передаётся партнёру, с которым производится сверка. После подписания обеими сторонами он считается оригиналом и хранится в бухгалтерии контрагента.
2. Экземпляр для организации‑составителя – остаётся в бухгалтерском архиве компании, которая инициировала сверку.

Эти два оригинала полностью идентичны и имеют одинаковую юридическую силу.

Дополнительные копии и их назначение

В зависимости от специфики деятельности и требований регуляторов могут потребоваться дополнительные экземпляры:

Важно отметить, что электронный вариант считается равнозначным бумажному, если он подписан квалифицированной электронной подписью (КЭП) в соответствии с ФЗ «Об электронной подписи».

Как определяется необходимое количество копий?

Определить нужное число экземпляров помогает следующий чек‑лист:

• Тип контрагента: государственное учреждение, бюджетная организация, коммерческое предприятие.
• Требования регулятора: налоговая инспекция, Федеральная служба по финансовому мониторингу.
• Внутренняя политика: наличие отделов внутреннего контроля, аудита, юридического отдела.
• Формат документооборота: бумажный vs. электронный.
• Сроки хранения: 5 лет (согласно НК РФ) – иногда требуется отдельный архивный экземпляр.

Если хотя бы один из пунктов выше подразумевает наличие дополнительного оригинала, его следует подготовить сразу, чтобы избежать повторных печатаний и задержек.

Пример практического расчёта количества экземпляров

Рассмотрим типичный сценарий – компания «Альфа» заключает договор поставки с бюджетной организацией «Бета». С учётом требований законодательства и корпоративных регламентов, количество экземпляров будет следующим:

1. 2 оригинальных экземпляра (по одному для каждой стороны).
2. 1 резервный оригинал для собственного архива «Альфа».
3. 1 копия для внутреннего аудита «Альфа».
4. 1 электронный вариант с КЭП, отправляемый в налоговую инспекцию через ЭДО.

Новый унифицированный шаблон (с )

С 1 января 2026 года в России вводится обязательный к использованию унифицированный шаблон акта сверки (форма 0510477). В шаблоне предусмотрено поле «Количество экземпляров», где указываются все создаваемые копии. Пример заполнения:

Количество экземпляров: 5
1 – для контрагента;
2 – для организации‑составителя;
3 – резервный оригинал;
4 – для внутреннего аудита;
5 – электронный вариант (PDF, подпись КЭП).

Заполнение этого поля позволяет сразу же зафиксировать договорённость о количестве копий и избежать недоразумений в дальнейшем.

Рекомендации по хранению и учёту экземпляров

• Регистрация в журнале учёта документов. Каждый оригинал фиксируется в журнале с указанием даты, номера акта и получателя.
• Разделение по типу хранения. Бумажные оригиналы помещаются в закрытый шкаф с ограниченным доступом, электронные – в защищённый архивный сервер.
• Сроки хранения. По законодательству – минимум 5 лет, но для государственных организаций часто требуется 10 лет.
• Контроль доступа. Для электронных копий рекомендуется использовать системы управления правами (RBAC) и журнал аудита подписи.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Сколько оригинальных экземпляров обязаны готовить по закону?

Минимум два – один для каждой стороны. Дополнительные оригиналы могут быть созданы по внутренним требованиям организации.

Можно ли обойтись только электронным актом?

Да, если обе стороны используют электронный документооборот и подписи КЭП. В этом случае оригинальный бумажный вариант не требуется.

Нужно ли подписывать каждый экземпляр отдельно?

Да. Подпись (ручная или электронная) должна присутствовать на каждом оригинальном экземпляре, иначе документ считается недействительным.

Какой срок хранения у акта сверки?

Согласно Налоговому кодексу – 5 лет с момента окончания финансового года, к которому относится акт. Для бюджетных организаций срок может быть увеличен до 10 лет.

Стандартное количество экземпляров акта сверки – два оригинальных документа (по одному для каждой стороны); Однако в реальной практике часто требуется от трёх до пяти копий, учитывая резервы, аудит, налоговые проверки и электронный документооборот. С введением унифицированного шаблона (форма 0510477) с 2026 года количество экземпляров фиксируется непосредственно в документе, что упрощает процесс согласования и последующего контроля.

Соблюдение нормативных требований, правильное распределение копий и надёжное хранение гарантируют юридическую силу акта сверки и защищают обе стороны от финансовых разногласий.

Дата публикации: