Дата публикации:

Определение и цель документа

Счислительная ведомость, это учетный документ, предназначенный для фиксации количественных и стоимостных различий между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием имущества, выявленными в ходе инвентаризации. Главная задача, сопоставить (сличить) факт с учетом и зафиксировать отклонения: излишки, недостачи или переоценку.

Отличие от смежных ведомостей

• Сопоставительная ведомость — применяется для сверки объемов работ по договору подряда, а не остатков ТМЦ.
• Разделительная ведомость — разделяет единую смету на виды работ или поставщиков.
• Оборотно-сальдовая ведомость — регистр движения средств по счетам, а не результат инвентаризации.
• Счислительная ведомость именно фиксирует результаты инвентаризации.

Когда составляется

1. По окончании инвентаризации ТМЦ (ф. ИНВ-18, ИНВ-19).
2. При наличии любых отклонений от данных бухгалтерии.
3. До утверждения приказа о результатах инвентаризации и списании/дооценке имущества.

Кто заполняет и подписывает

Структура формы ИНВ-18/ИНВ-19

Обязательные реквизиты:

• Наименование организации
• Дата инвентаризации
• № инвентаризационной комиссии
• Список объектов (наименование, ед. изм., цена, количество)
• Графы:
  1. Учетное количество
  2. Фактическое количество
  3. Отклонение (+/-)
  4. Сумма отклонения
  5. Причина излишка/недостачи

Алгоритм заполнения шаг за шагом

Шаг 1. Подготовка исходных данных

Собрать инвентаризационные описи и выгрузку остатков из учетной системы.

Шаг 2. Сличение

Каждой позиции сопоставляются:

— данные остатков на счетах (баланс);

— фактическое наличие (описи).

Шаг 3. Расчет отклонений

Формула: Факт − Учет = Отклонение
Если результат отрицателен — недостача, положительный, излишек.

Шаг 4. Заполнение причин

Указать возможные причины: естественная убыль, пересортица, внутреннее перемещение, порча, хищение и др.

Шаг 5. Подписание и утверждение

Оба экземпляра передаются на подпись председателю инвентаризационной комиссии, затем — руководителю.

Нюансы налогообложения

• Излишки включаются в доходы и облагаются налогом на прибыль (пп. 20 п. 1 ст. 250 НК РФ);
• Недостачи в пределах норм естественной убыли списываются на себестоимость (ст. 254 НК РФ).
• Сверхнормативные потери не принимаются к расходам, если виновные лица не установлены.

Частые ошибки

1. Опечатки в количестве, всегда дублируйте данные из инвентаризационных описей.
2. Отсутствие подписей МОЛ — документ потеряет юридическую силу.
3. Неправильная цена — используйте учетную цену на дату инвентаризации.
4. Несвоевременное утверждение — ведомость должна быть подписана не позднее 10 дней после завершения проверки.

Шаблон бланка (фрагмент)

┌-----------------------------------------------------------┐
│ Унифицированная форма № ИНВ-18 │
│ СЛИЧИТЕЛЬНАЯ ВЕДОМОСТЬ результатов инвентаризации ТМЦ │
│ Организация: ООО «СтройИнвест» │
│ Дата инвентаризации: │
│ № приказа о проведении: 12/2026 │
├-----------------------------------------------------------┤
│ № │ Наименование │ Ед.изм.│ Цена│ Учет│ Факт│ Разн.│ Сумма│
│ │ │ │руб. │ │ │ +/- │руб. │
├---┼--------------┼-------┼-----┼-----┼-----┼------┼------┤
│ 1 │ Краска белая │ кг │ 180 │ 50 │ 48 │ -2 │ 360 │
└-----------------------------------------------------------┘

Контрольный чек-лист

• ☐ Ведомость составлена в двух экземплярах
• ☐ Все различия зафиксированы и подписаны МОЛ
• ☐ Причины отклонений обоснованы
• ☐ Цены указаны без НДС (если учет без НДС)
• ☐ Документ утвержден руководителем

Где скачать актуальный бланк

Бесплатный шаблон формы ИНВ-18/ИНВ-19 в Excel и PDF доступен:

• На сайте КонсультантПлюс (раздел «Бланки» → «Инвентаризация»).
• В Telegram-канале КЛУБ СМЕТЧИКОВ, ежедневно публикуются актуальные формы и примеры заполнения;

Своевременное и корректное оформление счислительной ведомости позволит избежать штрафов, точно отразить финансовый результат и принять управленческие решения по списанию или дооценке активов.