Дата актуализации:
Общие положения
Регламент – это совокупность нормативных требований, определяющих порядок создания, оформления, согласования, хранения и передачи исполнительной документации (ИДок) в процессе строительства, реконструкции и капитального ремонта объектов.
Данный документ разработан в соответствии с:
- Государственным стандартом ГОСТ Р 70108‑2022 «Документация исполнительная»;
- Федеральным законом «О техническом регулировании»;
- Приказом Минстроя России № 123 от г. «Об утверждении требований к ведению исполнительной документации»;
- Региональными нормативными актами (например, Требования к ведению ИДок в Москве, вступившие в силу ).
Регламент обязателен для всех участников строительного процесса: заказчика, генерального подрядчика, субподрядчиков, проектных организаций и контролирующих органов.
Цели регламента
- Обеспечение единого стандарта оформления ИДок, что повышает её юридическую силу.
- Сокращение количества ошибок и дублирования документов.
- Упрощение контроля качества и соответствия выполненных работ проектным решениям.
- Обеспечение прозрачности и возможности аудита на всех этапах строительства.
Область применения
Регламент распространяется на все виды строительных работ, включая:
- новое строительство;
- реконструкцию;
- капитальный ремонт;
- модернизацию инженерных сетей.
Основные понятия
| Термин | Определение |
|---|---|
| Исполнительная документация (ИДок) | Набор документов, подтверждающих факт выполнения строительных работ в соответствии с проектной документацией и нормативными требованиями. |
| Акт выполненных работ (АВР) | Документ, фиксирующий завершение конкретного этапа работ и их соответствие техническим требованиям. |
| Технический контроль (ТК) | Система проверок, проводимых уполномоченными специалистами в процессе строительства. |
| Электронный архив (ЭА) | Система электронного хранения и управления ИДок, обеспечивающая быстрый доступ и контроль версий. |
Структура исполнительной документации
Согласно ГОСТ Р 70108‑2022, ИДок делится на три основные части:
- Раздел «Документы, подтверждающие планирование и подготовку»
- План-график выполнения работ;
- Протоколы совещаний по подготовке площадки;
- Разрешительные документы (разрешения на строительство, согласования и т.д.).
- Раздел «Документы, фиксирующие процесс выполнения работ»
- Акты приемки‑сдачи промежуточных этапов;
- Протоколы технического контроля;
- Журналы записей о выполненных работах (журнал контроля качества, журнал учета материалов).
- Раздел «Документы, подтверждающие ввод в эксплуатацию»
- Акт ввода в эксплуатацию;
- Сертификаты соответствия использованных материалов;
- Эксплуатационные инструкции и паспортные данные объекта.
Порядок формирования и согласования ИДок
Этапы формирования
- Подготовительный этап
Ответственный за проект (обычно генподрядчик) формирует план документооборота, согласовывает перечень необходимых форм и шаблонов.
- Сбор данных на площадке
Субподрядчики и контролирующие органы фиксируют выполненные работы в электронных формах (мобильные приложения, планшеты).
- Согласование и подпись
Каждый документ проходит проверку и подпись уполномоченных специалистов (инженер‑технадзор, главный инженер, заказчик).
- Архивирование
После подписи документ загружается в Электронный архив (ЭА) с указанием метаданных (дата, объект, тип документа).
Форматы и подписи
- Документы оформляются в формате PDF/A‑2 (для долгосрочного хранения) или в XML (для автоматизированного обмена).
- Подписи осуществляются с использованием квалифицированных электронных подписей (КЭП) в соответствии с ФЗ‑63 «Об электронном документе».
- Для контроля качества допускаются электронные подписи с проверкой временной метки.
Ответственность участников
| Роль | Ответственность |
|---|---|
| Заказчик | Контроль своевременного предоставления разрешительных документов и согласование актов ввода в эксплуатацию. |
| Генеральный подрядчик | Организация документооборота, обеспечение соответствия ИДок требованиям регламента, контроль подписи всех актов. |
| Субподрядчики | Своевременное заполнение и передача своих актов, журналов и протоколов. |
| Инженер‑технадзор | Проведение технического контроля, составление протоколов и их подпись. |
| Служба документооборота | Ведение электронного архива, обеспечение доступа к документам, контроль версии. |
Электронный документооборот (ЭДО)
С 2025 г. в большинстве регионов России (в т.ч. в Москве) введено обязательное использование Электронного документооборота для всех видов исполнительной документации.
Преимущества ЭДО
- Сокращение времени согласования (с дней до часов);
- Уменьшение риска потери бумажных носителей;
- Автоматическое формирование контрольных списков и напоминаний;
- Полный аудит всех действий (логирование).
Технические требования к системе ЭДО
- Поддержка форматов PDF/A‑2 и XML;
- Интеграция с системами управления проектами (MS Project, Primavera) и BIM‑моделями;
- Сертификация по требованиям ФСТЭК России;
- Наличие модулей контроля доступа (роли, группы пользователей).
Процедура контроля и аудита
Контроль за соблюдением регламента осуществляется в два уровня:
- Текущий контроль – ежедневный мониторинг статуса документов в ЭА, проверка наличия подписей, соответствия шаблонам.
- Аудит – плановая проверка (раз в квартал) независимым аудитором, включающая выборку документов, проверку соответствия ГОСТ Р 70108‑2022 и законодательным требованиям.
В случае обнаружения нарушений составляется протокол отклонения с указанием сроков исправления и ответственными лицами.
Примеры типовых форм
Акт выполненных работ (шаблон)
Наименование объекта: ______________________________ Подрядчик: _______________________________________ Заказчик: ________________________________________ Дата выполнения работ: __________________________ Перечень выполненных работ: ________________________ ________________________ ... Соответствие проектной документации: ☐ Да ☐ Нет (указать причины) Подписи: ____________________ (Генподрядчик) ____________________ (Технадзор) ____________________ (Заказчик)
Журнал контроля качества (шаблон)
| Дата | Элемент | Показатели контроля | Результат | Ответственный | Подпись |
|---|---|---|---|---|---|
| Бетонные работы | Класс прочности, время выдержки | Соответствует | Инженер‑технадзор | _________ |
Порядок внесения изменений в регламент
- Инициировать изменение (запрос от отдела контроля, заказчика или в связи с изменением законодательства).
- Подготовить проект изменений в виде документа «Изменения в регламент» с указанием причины, текста поправки и даты вступления.
- Экспертная оценка (юридический, технический отдел).
- Утверждение руководителем проекта и подпись КЭП.
- Обновление электронного архива и рассылка уведомления всем участникам.
Ведение исполнительной документации – это ключевой фактор успеха любого строительного проекта. Регламент, представленный в настоящей статье, объединяет требования ГОСТ, федеральные и региональные нормативы, а также современные практики электронного документооборота. Его внедрение позволяет:
- Обеспечить юридическую чистоту всех этапов строительства;
- Сократить временные и финансовые затраты за счёт автоматизации процессов;
- Повысить уровень контроля качества и снизить риск возникновения спорных ситуаций.
Регулярный пересмотр и адаптация регламента к изменяющимся требованиям законодательства и технологическим новшествам гарантируют его актуальность и эффективность.
Для получения шаблонов и дополнительной информации обращайтесь в отдел «Документооборот и контроль» вашей организации.