Раздаточная (сдаточная) ведомость материальных ценностей — это первичный учетный документ, фиксирующий факт передачи горюче-смазочных материалов (ГСМ) от материально-ответственного лица (кладовщика, заведующего складом) к потребителю (водителю, механику, технологической линии и т.д.). В воинских частях используется форма № 8, в гражданских организациях, форма 23-МЗ или разработанные предприятием ведомости, соответствующие требованиям ФСБУ 5/2019 и 402-ФЗ.
Назначение раздаточной ведомости ГСМ
- контроль выдачи топлива и масел со склада;
- сверка фактического расхода с нормативным;
- основание для списания ГСМ в бухгалтерии;
- данные для формирования отчета по ГСМ за месяц;
- доказательство выполнения норм безопасности при хранении и транспортировке ГСМ.
Отличие раздаточной ведомости от других документов
| Документ | Когда применяется | Ключевое различие |
|---|---|---|
| Раздаточная ведомость (форма 8, 23-МЗ) | Единоразовая выдача ГСМ со склада | Фиксирует движение ГСМ на конкретную дату |
| Карточка учета расхода топлива | Ежемесячный контроль автомобиля | Сравнение факт/норма, экономия/перерасход |
| Журнал учета расхода топлива (форма ПОД-4, РБ) | Непрерывный учет на предприятии | Объединяет ГСМ, сырьё, материалы |
| Топливная карта | Выдача по безналичному расчету | Отпадает необходимость ведомости на каждую выдачу |
Обязательные реквизиты 2025–2026
Заголовочная часть
- Наименование организации / воинской части
- Структурное подразделение — номер склада, номер резервуара, из которого выдано горючее в топливозаправщик (автоцистерну) и номерной знак автомобиля-цистерны.
- Дата документа
- Номер ведомости
- Кому выдано, ФИО водителя, должность, табельный номер
Табличная часть (графы 1–16)
| № п/п | Наименование материальных ценностей | Ед. изм. | % жидкости | Кол-во по норме | Факт выдано | Подпись получателя |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Бензин АИ-92 (окт. 92 %) | л | 92 | 40 | 40 | Иванов /подпись/ |
| 2 | Моторное масло 10W-40 | кг | — | 5 | 5 | Иванов /подпись/ |
Завершающий блок
Раздал: кладовщик Петров И.И. /подпись/
Принял: водитель Иванов С.С. /подпись/
Утверждаю: командир воинской части (директор предприятия) ____________
Пошаговая инструкция по заполнению
- Шаг 1. В шапке укажите точную дату, номер и наименование организации. В графе «Структурное подразделение» пропишите номер склада и государственный номер автоцистерны, если выдача идет не из канистры, а из резервуара.
- Шаг 2. В графе 4 «% содержания жидкости» укажите октановое число или плотность масла. Это позволяет избежать споров при контрольных замерах.
- Шаг 3. Количество укажите цифрами и прописью (40 л — сорок литров). Это обязательное требование ФСБУ 5/2019.
- Шаг 4. Поставьте подписи всех участников: кладовщик → водитель → руководитель.
- Шаг 5. Сделайте копию ведомости: первый экземпляр — в бухгалтерию, второй — в транспортный отдел, третий — остаётся на складе.
Скачать бланки и образцы
- Пустой бланк раздаточной ведомости по форме 8 (Word)
- Раздаточная ведомость форма 23-МЗ (Excel с формулами)
- Журнал учета расхода топлива ПОД-4 (PDF, РБ)
- Карточка учета расхода топлива (XLS, 2025)
Частые ошибки
- Неверный % жидкости. Для зимнего дизеля указывайте значение фильтруемости CFPP, иначе топливо может замерзнуть в пути.
- Отсутствие номера топливозаправщика. При проверке Росприроднадзора это может расцениться как нарушение условий хранения ГСМ.
- Одна ведомость на несколько автомобилей. Каждый водитель должен расписаться за свой транспорт, иначе списание будет нецелевым.
Примеры корректных формулировок
В графе «Наименование материальных ценностей»:
«Дизельное топливо DT-L-4 (зимнее, фильтруемость −32 °C, плотность 0,835 г/см³)»
В графе «Кол-во»:
«120 (сто двадцать) литров»
Что делать после заполнения
- Передать оригинал в бухгалтерию в день выдачи.
- Скорректировать остатки в карточке склада (форма З-7).
- На конец месяца сформировать отчет по расходу ГСМ на основании всех раздаточных ведомостей и путевых листов.
Важно: если вы используете топливные карты, то раздаточную ведомость не оформляют — вся информация фиксируется в системе дистанционного контроля. Но при получении ГСМ «в канистрах» или из резервуара бумажная ведомость остаётся обязательной.
Последняя редакция: 19 апреля 2026 г. 10:29 МСК