Одним из самых частых вопросов бухгалтеров и кассиров остаётся: «Сколько экземпляров РКО (расходного кассового ордера) нужно оформлять?» Неверное количество копий может привести к нарушениям кассовой дисциплины, штрафам и трудностям при проверках. Ниже ‒ подробный разбор нормативов и практики на 2026 год.
Нормативная база
Действующий Указание Банка России № 6308-У от (ред. 2025 г.) прямо не указывает жёсткое число экземпляров. Вместо этого оно опирается на порядок, определённый Положением ЦБ № 534-П «О правилах ведения кассовых операций».
- Каждый РКО должен быть зарегистрирован в журнале регистрации РКО (форма 0310002).
- По итогу операции обязателен кассовый чек ККТ, если расчёт проводится через контрольно-кассовую технику.
Сколько экземпляров оформляется на практике
Классическая схема (для организаций и ИП с кассой)
- Экземпляр № 1 ‒ остаётся в кассовой книге компании (отрывная часть или отдельно напечатанный РКО).
- Экземпляр № 2 ‒ передаётся получателю денежных средств (клиенту, поставщику, подотчётному лицу) под роспись.
- Экземпляр № 3 ‒ при необходимости направляется в бухгалтерию как приложение к платёжному поручению или авансовому отчёту.
Упрощённая схема (малый бизнес, онлайн-кассы)
Если расчёт ведётся только через ККТ, а деньги выдаются сотруднику или покупателю, достаточно:
- 1 экземпляр РКО ‒ в кассовой книге (или электронной кассе),
- Кассовый чек ККТ ‒ вместо «бумажного» экземпляра для получателя.
Когда требуется дополнительный экземпляр
| Ситуация | Необходимый дополнительный экземпляр |
|---|---|
| Возврат денежных средств покупателю | Экземпляр РКО прикладывается к актам об ошибочной продаже, чтобы подтвердить причины выдачи наличных. |
| Выдача наличных подотчётному лицу | Экземпляр РКО дублируется в договоре подотчёта либо прикрепляется к авансовому отчёту. |
| РКО через банк-клиент «Касса» | Электронный РКО в системе банка + распечатанный оригинал на случай выездной проверки. |
Что грозит за ошибки в количестве экземпляров
- Штраф для должностных лиц ‒ от 4 000 до 5 000 ₽ (ст. 15.1 КоАП).
- Штраф для юрлица ‒ от 40 000 до 50 000 ₽.
- Требование налоговой предоставить «утерянные» экземпляры, что может потребовать судебного подтверждения операции.
Пошаговый алгоритм оформления
- Заполнить форму РКО № 0310002 (или электронный аналог).
- Поставить подпись главного бухгалтера и руководителя.
- Отрывным экземпляром (№ 2) удостоверить получение денег у получателя.
- Внести запись в журнал регистрации РКО и кассовую книгу.
- Сдать экземпляр № 1 и экземпляр № 3 (если есть) в бухгалтерский архив сроком не менее 5 лет (п. 8.5 Положения 534-П).
Популярные вопросы
Можно ли аннулировать РКО, если уже пробит кассовый чек?
Да, но аннулирование возможно только до закрытия операционного дня. Для этого:
- Делается корректирующий чек «возврат» через ККТ,
- РКО аннулируется штрихом «Аннулировано» и подписью руководителя,
- Составляется акт об аннулировании.
Достаточно ли одной электронной копии РКО?
Да, если вы используете кассу-онлайн с электронной подписью и программное обеспечение, которое автоматически:
- формирует архив,
- позволяет распечатать «бумажную» версию по запросу инспекторов.
Традиционно, расходный кассовый ордер оформляется в двух экземплярах: один ‒ в кассу, второй ‒ получателю. При сложных операциях добавляют третий экземпляр для бухгалтерии. Главное ‒ соблюдать требования ЦБ РФ и всегда иметь возможность предоставить «лишнюю» копию при проверке;