Фраза «Просим подписать и вернуть один экземпляр в наш адрес» встречается практически в каждом сопроводительном письме, которое прилагается к договорам, соглашениям, актам или любым другим документам, требующим двустороннего подписания․ Ниже, подробная инструкция, как всё сделать без ошибок и задержек․
Что означает эта формулировка?
- Подписать — стороне-получателю нужно проставить подпись и (при необходимости) печать на всех экземплярах․
- Один экземпляр — из общего количества документов нужно оставить у себя столько, сколько требуется, а один заверенный — вернуть отправителю․
- В наш адрес — реквизиты для возврата указываются в сопроводительном письме (почтовый, электронный или курьерский)․
Этап 1․ Подготовка пакета документов
- Сформируйте два (или более) идентичных комплекта документов на бумаге (по количеству сторон и +1 на возврат)․
- Проставьте подпись и печать на своих экземплярах до отправки․
- Если требуется нотариальное удостоверение — сделайте копии у нотариуса заранее․
Этап 2․ Составление сопроводительного письма
В деловой практике используется следующий шаблон:
[Логотип/бланк организации] [Дата: 19 апреля 2026 г․] [Кому: Иванову И․И․, генеральному директору ООО «Ромашка»]Уважаемый Иван Иванович!
Направляем Вам на подписание договор поставки № 17/04-26 в двух экземплярах․
Просим подписать оба экземпляра и вернуть один в наш адрес:
- Адрес: 123456, г․ Москва, ул․ Ленина, д․ 10, офис 504
- Получатель: ООО «Лютик», бухгалтерия, Марии Сергеевне
- Контактный телефон: +7 (495) -23-45-67
- E-mail: docs@lyutik․ru
Возврат возможен:
- Курьером (услуги оплачивает отправитель);
- Почтой РФ заказным письмом с уведомлением;
- В электронном виде, скан заверенных страниц в PDF на e-mail (оригиналы, позже)․
С уважением,
[Подпись]
Смирнов А․А․
Генеральный директор ООО «Лютик»
Этап 3․ Варианты возврата
| Способ | Плюсы | Минусы |
|---|---|---|
| Курьерская служба (СДЭК, DHL) | Быстро, можно отследить, можно «день-в-день» | Дорого |
| Почта РФ заказное | Дешево, юридически значимое подтверждение | 2-7 дней, зависит от региона |
| Электронная подпись (ЭЦП) | Мгновенно, без бумаги | Нужны сертификаты ЭЦП у обеих сторон |
Этап 4․ Чек-лист перед отправкой
- Все страницы пронумерованы․
- Есть лист регистрации отправления (форма 112)․
- Вложен конверт с обратным адресом (если почта)․
- Сделана ксерокопия всего пакета «на всякий случай»․
Частые ошибки
- Не указали точный адрес и ФИО получателя․
→ Письмо вернётся с пометкой «Адресат не найден»․ - Забыли приложить обратный конверт․
→ Контрагент не сможет вернуть документ без своих затрат․ - Отправили только один экземпляр․
→ Придётся повторять процедуру и платить за доставку дважды․
Краткий итог
Фраза «Просим подписать и вернуть один экземпляр в наш адрес» — это короткий алгоритм действий: подготовить → подписать у себя → отправить → дать понятные реквизиты для обратной отправки․ Следуя шаблону сопроводительного письма и чек-листу, вы избежите задержек и сохраните деловую репутацию․