Вопрос о количестве экземпляров приказа часто возникает в организациях разного уровня – от небольших фирм до крупных государственных учреждений. От правильного оформления зависит юридическая сила документа, его доступность для сотрудников и соблюдение требований законодательства (в частности, Федерального закона «Об обязательном экземпляре документов»).
Правовые основы
Согласно Федеральному закону № 7‑ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» и разъяснениям Роскомнадзора, каждый документ, подпадающий под действие закона, должен быть представлен в одном обязательном федеральном экземпляре. Однако для внутренних нужд организации может быть изготовлено несколько дополнительных копий.
- Обязательный экземпляр – оригинал, который передаётся в Федеральный архив или в уполномоченный орган (например, в Роскомнадзор).
- Внутренние копии – могут быть как печатными, так и электронными, но их количество не ограничено законодательством, а регулируется внутренними нормативными актами организации.
Стандартные практики оформления приказов
Традиционный набор экземпляров
В большинстве организаций принято издавать три экземпляра приказа:
- Оригинал – подписанный руководителем, имеет юридическую силу и хранится в архиве.
- Копия для отдела кадров – используется при оформлении личных дел сотрудников.
- Копия для бухгалтерии/финансового отдела – необходима для отражения изменений в учете.
Если приказ касается нескольких подразделений, могут быть подготовлены дополнительные копии для их руководителей.
Приказы, связанные с архивными или юридическими документами
Для документов, которые подлежат обязательному архивному хранению, требуется один подлинник (обязательный экземпляр). Копии, как правило, помечаются надписью «Копия», а на оригинале – «Подлинник». На оригинале также указывается:
- Наименование организации‑изготовителя;
- Наименование издания (в случае периодических печатных изданий);
- Количество оригиналов (например, «1 оригинал, 2 копии»).
Электронные формы приказов
С 2022 года в России активно внедряется система единого окна доставки обязательного электронного экземпляра (сайт oek.rsl.ru). При оформлении приказа в электронном виде необходимо:
- Подготовить один оригинальный макет в формате PDF/A‑2 или PDF/A‑3.
- Загрузить файл в систему «Единое окно» и получить подтверждение о приёме.
- Сохранить подтверждение (электронный акт приёма) в архиве организации.
Для внутреннего пользования в организации могут быть созданы неограниченные количества копий (PDF‑файлы), но их необходимо пометить как «Копия», а оригинал – как «Обязательный электронный экземпляр».
Сколько экземпляров может быть в разных ситуациях?
| Ситуация | Количество оригиналов | Количество копий | Комментарий |
|---|---|---|---|
| Обычный внутренний приказ (о приёме на работу, переводе, командировке) | 1 (подлинник) | От 2 до 5 (в зависимости от подразделений) | Оригинал хранится в архиве, копии – в отделах кадров, бухгалтерии, юридическом отделе. |
| Приказ, требующий обязательного экземпляра (по закону) | 1 (обязательный федеральный экземпляр) | Неограниченно (внутренние копии) | Обязательный экземпляр передаётся в Роскомнадзор или в архив. |
| Приказ, связанный с архивными документами (акт приёма‑передачи) | 1 (подлинник) | От 1 до 3 (копии для архивных подразделений) | Копии часто маркируются «Копия для архива»; |
| Электронный приказ (в рамках системы «Единого окна») | 1 (обязательный электронный экземпляр) | Любое количество электронных копий | Электронный оригинал хранится в системе, копии – в локальных ИС организации. |
Как оформить оригинал и копии
Для корректного оформления следует соблюдать следующие правила:
- Подпись и печать – оригинал подписывается руководителем, а также печатается печатью организации (если она предусмотрена уставом);
- Маркировка – на оригинале ставится отметка «Подлинник», а на копиях – «Копия» (можно указать № копии, например, «Копия 1»).
- Регистрационный номер – каждый приказ получает уникальный регистрационный номер, в конце которого может быть буквенный индекс (для различения оригинала и копий).
- Хранение – оригинал помещается в архивный журнал, копии – в соответствующие отделы (КАДРЫ, БУХГАЛТЕРИЯ, ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ).
Часто задаваемые вопросы
Можно ли издать два и более оригинальных экземпляра приказа?
Теоретически закон не ограничивает количество оригиналов, однако подлинником считается один документ. При необходимости создать несколько «оригиналов» (например, для разных филиалов) рекомендуется оформлять один оригинал и несколько копий, где каждая копия заверяется подписью ответственного лица и помечается как «Копия», а не «Оригинал».
Что делать, если приказ имеет несколько подписантов?
Если приказ подписывается несколькими лицами (например, генеральный директор и финансовый директор), все подписи ставятся на едином оригинале. Копии могут содержать подписи только того лица, которое отвечает за конкретный отдел.
Как оформить приказ в электронном виде без обязательного экземпляра?
В этом случае достаточно подготовить один электронный документ, подписать его электронной подписью (КЭП) и распределить копии внутри организации (через корпоративную почту или систему документооборота). Обязательно сохраняйте оригинальный файл в защищённом хранилище.
- Для большинства внутренних приказов в организации достаточно одного оригинала и от двух до пяти копий для ключевых отделов.
- Если приказ подпадает под действие Федерального закона «Об обязательном экземпляре документов», необходимо предоставить один обязательный федеральный экземпляр в архивный орган.
- В эпоху цифровизации все более популярным становится электронный обязательный экземпляр, который загружается в систему «Единое окно» и хранится в электронном виде.
- Ключ к корректному оформлению – чёткая маркировка «Подлинник/Копия», наличие подписи и печати (при необходимости), а также соблюдение внутренних регламентов организации.
Соблюдая указанные рекомендации, вы гарантируете юридическую силу приказа, его надёжное хранение и удобный доступ для всех заинтересованных сторон.
Дата публикации: г. 04:45:22 (по московскому времени). Информация взята из официальных разъяснений Роскомнадзора, КонсультантПлюс и нормативных актов РФ.