Вопросы, связанные с назначением материально ответственного лица (МОЛ) на строительных объектах, часто становятся предметом проверок со стороны налоговых и контролирующих органов. В статье рассматриваются:

• правовая база назначения МОЛ;
• содержание и форма приказа;
• права и обязанности МОЛ;
• процедура оформления и взаимодействия с налоговой инспекцией;
• какие документы необходимо предоставлять проверяющим.

Правовая основа назначения материально ответственного лица

Назначение МОЛ регулируется рядом нормативных актов:

1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» (№ 402-ФЗ) – статья 7 определяет обязанность организации назначать ответственных за имущество.
2. Налоговый кодекс Российской Федерации (НК РФ) – статья 79, пункт 2, предусматривает обязанность налогоплательщика вести учет материальных ценностей и назначать МОЛ.
3. Трудовой кодекс РФ – положения о должностных инструкциях и ответственности за имущество.
4. Государственные стандарты (ГОСТ) и отраслевые методические рекомендации, например, ПП «О порядке ведения бухгалтерского учета».

Что такое материально ответственное лицо?

Материально ответственное лицо – это физическое лицо, назначаемое работодателем (или заказчиком) для:

• учета, сохранения и контроля за материальными ценностями, находящимися на строительной площадке;
• проведения инвентаризаций;
• оформления приходных и расходных документов;
• взаимодействия с контролирующими органами (налоговая, Ростехнадзор, МЧС и др.).

Содержание приказа о назначении МОЛ

Приказ – документ внутреннего регламента, который должен содержать следующие обязательные реквизиты:

Пример формулировки приказа:

Приказ № 45/2026
от г.

О назначении материально ответственного лица на строительной площадке
В соответствии со ст. 79 НК РФ и приказом Минфина России от № 123н
назначить Иванова Сергея Петровича, старшего инженера‑строителя, ответственным за материальные ценности на объекте: г. Москва, ул. Строительная, д. 12 (строительный проект № 2026‑01).

Обязанности:
вести журнал учета материальных ценностей;
проводить инвентаризацию не реже одного раза в квартал;
оформлять приходные и расходные документы;
обеспечивать сохранность оборудования и материалов;
предоставлять проверяющим органы (налоговую, Ростехнадзор и др.) требуемую документацию в срок не более 5 рабочих дней.

Срок действия приказа – до г.

Руководитель организации ___________________ /Петрова А. В./
Материально ответственное лицо ___________________ /Иванов С. П./

Права и обязанности материально ответственного лица

Основные обязанности МОЛ:

• Вести журнал учета материальных ценностей (в т.ч. спецтехники, материалов, инвентаря).
• Проводить регулярные инвентаризации и составлять акты.
• Оформлять приходные и расходные накладные, акты списаний.
• Обеспечивать сохранность и правильное хранение имущества.
• Контролировать доступ к материальным ценностям.
• Своевременно сообщать руководству о потерях, недостачах и повреждениях.
• Сотрудничать с проверяющими органами, предоставлять требуемую документацию.

Права МОЛ:

• Требовать от сотрудников организации исполнения инструкций по охране имущества.
• Инициировать проведение внеплановых проверок и инвентаризаций.
• Получать от руководства необходимые ресурсы (например, средства на охрану, маркировку).

Как оформить и хранить приказ?

1. Подготовка проекта приказа – юридический отдел или бухгалтерия.
2. Согласование с руководством и, при необходимости, с отделом кадров.
3. Подписание приказа руководителем и назначаемым лицом.
4. Регистрация в кадровом делопроизводстве (подрядной или основной).
5. Размещение копии приказа в личном деле сотрудника и в архиве организации.
6. Обеспечение доступа к приказу для всех сотрудников, участвующих в работе с имуществом (например, через внутренний портал).

Проверка со стороны налоговых органов

При выездной налоговой проверке проверяющие могут запросить:

• Копию приказа о назначении МОЛ;
• Журнал учета материальных ценностей;
• Акты инвентаризации за последний год;
• Приходные и расходные накладные, акты списания.

Нужно ли предоставлять приказ по требованию проверяющих? – Да, в соответствии со ст. 79 НК РФ и пунктом 2 статьи 131 НК РФ налоговый орган имеет право запросить любые документы, подтверждающие правильность учёта. Отказ в предоставлении приказа может быть расценен как нарушение требований по бухгалтерскому учёту и привести к штрафным санкциям.

Как правильно отвечать на запрос проверяющих

1. Своевременно подготовьте запрошенные документы. По закону налоговая инспекция имеет право требовать их в течение 5 рабочих дней.
2. Предоставьте оригинал приказа или заверенную копию, в которой указаны дата, номер, подписи руководителя и МОЛ.
3. Отдельно подайте журнал учета и последние акты инвентаризации – они подтверждают, что МОЛ действительно исполняет свои функции.
4. Если в приказе указаны сроки действия, убедитесь, что они не истекли. При необходимости подготовьте дополнительный приказ о продлении полномочий.
5. Сохраняйте копию всех предоставленных документов и протокол проверки.

Последствия несоблюдения требований

Если организация не имеет действующего приказа о назначении МОЛ или не может его предоставить, налоговый орган может:

• Внести в протокол выездной проверки замечание о нарушении статьи 79 НК РФ;
• Назначить штраф в размере от 5 000 до 30 000 рублей за отсутствие должного учета материальных ценностей;
• В случае систематических нарушений – применить более серьезные меры, включая приостановку деятельности;

Практические рекомендации для строительных компаний

• Назначайте МОЛ сразу после начала строительства. Это уменьшит риск претензий со стороны проверяющих.
• Обучайте МОЛ методикам учета, работе с электронными системами (например, SAP, 1С).
• Внедрите электронный архив приказов – позволит быстро находить нужный документ.
• Проводите внутренние аудиты раз в полугодие, чтобы убедиться в актуальности приказов и корректности учета.
• Сохраняйте резервные копии журналов и актов в облачном хранилище.

Приказ о назначении материально ответственного лица – ключевой документ, который обеспечивает:

• правильный учёт и сохранность материальных ценностей на строительных площадках;
• соответствие требованиям Налогового кодекса и бухгалтерского законодательства;
• прозрачность взаимодействия с проверяющими органами.

Своевременное оформление, строгий контроль исполнения и готовность предоставить приказ и сопутствующие документы проверяющим – залог безболезненного прохождения налоговых проверок и снижения риска штрафов.

Дата публикации: