Выплата заработной платы наличными – один из самых распространённых способов расчётов в малом бизнесе и в организациях, где часть сотрудников получает зарплату в кассу. Для того чтобы такая выплата была законной, документально подтверждённой и контролируемой, необходимо оформить платёжную ведомость (форма Т‑53) и сопутствующие кассовые документы.
Правовая база
- Постановление НКРФ № 8 от г. «О порядке ведения кассовых операций» – устанавливает обязательность оформления расходного кассового ордера (КО‑2) и расчётно‑платёжных ведомостей.
- Статья 166 Трудового кодекса РФ – определяет порядок выплаты заработной платы, в т.ч. наличными.
- Федеральный закон № 131‑ФЗ от г. «Об общих принципах организации местных самоуправлений» (раздел о бухгалтерском учёте).
- Приказ Минфина РФ № 113н от г. – регламентирует формы расчётных и платёжных ведомостей (Т‑51, Т‑53, Т‑49).
Согласно этим нормативным актам, при выплате зарплаты из кассы необходимо:
- Составить расчётно‑платёжную (или платёжную) ведомость.
- Оформить расходный кассовый ордер (форма КО‑2) на общую сумму выплаты.
- Обеспечить подписи руководителя, главного бухгалтера (или их уполномоченных) и кассира.
- Внести запись в кассовую книгу.
Какие документы нужны?
| Документ | Назначение | Кому передаётся |
|---|---|---|
| Платёжная ведомость (форма Т‑53) | Список работников, сумма к выплате (цифрами и прописью), даты, подписи. | Кассиру (для выдачи), бухгалтеру (для отражения в учёте). |
| Расходный кассовый ордер (форма КО‑2) | Подтверждение факта изъятия наличных из кассы в целях выплаты зарплаты. | Кассиру (как основание для выдачи), главному бухгалтеру (для регистрации). |
| Кассовая книга | Запись всех приходов и расходов кассы, включая выплату зарплаты. | Бухгалтеру – для ведения учёта. |
| Разрешительная надпись на титульной странице расходной ведомости | Утверждение суммы, сроков и подписи руководителя и главного бухгалтера. | Кассиру – проверка перед выдачей. |
Пошаговый порядок заполнения платёжной ведомости (форма Т‑53)
Титульная часть
- Дата и номер ведомости. Пример: «Ведомость № 12 от г.»
- Период расчёта. Указывается месяц, за который производится выплата.
- Разрешительная надпись. «Разрешено к выдаче наличных средств за расчётный период с подписью директора и главного бухгалтера».
- Сумма цифрами и прописью (гривен/копеек или рублей/копеек).
Табличная часть (строки 1‑4)
| № п/п | ФИО работника | Должность | Сумма к выплате (цифрами) | Сумма к выплате (прописью) | Подпись работника |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов И.И. | Менеджер | 45 000,00 | сорок пять тысяч рублей 00 копеек | ____ |
| 2 | Петрова А.В. | Бухгалтер | 55 000,00 | пятьдесят пять тысяч рублей 00 копеек | ____ |
Заключительная часть
- Общая сумма к выплате (итог внизу таблицы).
- Ссылка на расходный кассовый ордер (КО‑2): номер и дата.
- Подписи:
- Руководитель (директор/генеральный директор).
- Главный бухгалтер.
- Кассир (приёмка наличных).
Примечания к заполнению
- Все цифры пишутся арабскими, а суммы – также прописываются прописью.
- Исправления в документе допускаются только путём распечатки новой ведомости; в оригинале корректировать нельзя.
- В случае частичной выплаты (например, часть заработной платы уже выплачена ранее) в графе 5 указывается «частичная выплата» и отмечается остаток.
Оформление расходного кассового ордера (КО‑2)
После подписания платёжной ведомости кассир оформляет один расходный кассовый ордер на всю сумму, указанную в ведомости.
- Дата и номер ордера. Пример: «КО‑2 № 45 от г.»
- Получатель средств. «Касса организации» – «Для выплаты заработной платы за апрель 2026 г.»
- Сумма наличных. Указывается цифрами и прописью (должна совпадать с итогом платёжной ведомости).
- Основание выплаты. Ссылка на номер платёжной ведомости Т‑53.
- Подписи:
- Главный бухгалтер (проверка правильности суммы).
- Руководитель (разрешение).
- Кассир (приёмка наличных).
После подписания КО‑2 кассир вносит запись в кассовую книгу:
- Дата операции.
- Номер ордера КО‑2.
- Сумма выдачи.
- Ссылка на платёжную ведомость Т‑53.
- Подпись кассира.
Ответственность сторон
- Руководитель – отвечает за своевременную выдачу зарплаты и за то, чтобы документы были оформлены в соответствии с законодательством.
- Главный бухгалтер – проверяет корректность расчётов, подписывает платёжную ведомость и КО‑2, обеспечивает правильное отражение операции в бухгалтерском учёте.
- Кассир – получает платёжную ведомость и КО‑2, выдаёт наличные, фиксирует факт выдачи в кассовой книге, подписывает полученные суммы.
- Работник – подписывает строку в платёжной ведомости, подтверждая факт получения суммы.
Сроки хранения документов
Согласно п. 3 Положения о порядке ведения бухгалтерского учёта, все первичные документы, связанные с выплатой заработной платы, включая платёжную ведомость Т‑53, расходный кассовый ордер КО‑2 и записи в кассовой книге, должны храниться в архиве организации не менее 5 лет. При проверке налоговыми органами эти документы предоставляются в оригинале.
Частые вопросы (FAQ)
Нужно ли оформлять платёжную ведомость, если в штате всего два сотрудника?
По мнению частного юриста Алексея Тимофеева, при небольшом количестве работников оформление платёжной (или расчётно‑платёжной) ведомости допускается, но не является обязательным. Вместо неё может использоваться единственный расходный кассовый ордер. Однако большинство бухгалтеров всё равно оформляют Т‑53, так как это упрощает контроль и архивирование.
Можно ли вносить исправления в платёжную ведомость после её подписания?
Нет. Внесение исправлений в оригинальный документ запрещено. При ошибке необходимо оформить новую платёжную ведомость, подписать её заново и аннулировать ошибочный документ (например, отметкой «аннулировано» и подписью ответственного лица).
Как оформить частичную выплату (например, часть зарплаты уже выплачена в предыдущий месяц)?
В графе 5 платёжной ведомости указывается «частичная выплата», а в колонке «Сумма к выплате» – только оставшаяся часть. В КО‑2 указывается полная сумма, выделенная на выплату в текущем периоде, и в примечании фиксируется, что часть средств уже выдана ранее.
Что делать, если работник отказывается подписать свою строку?
Кассир фиксирует отказ в отдельном протоколе, подписывает его обе стороны и прилагает к платёжной ведомости. При длительном конфликте рекомендуется оформить акт о невозможности получения подписи.
Пример полного комплекта документов
Ниже представлена иллюстрация того, как выглядит совокупность документов при выплате зарплаты из кассы.
| Документ | Пример заполнения |
|---|---|
| Платёжная ведомость (Т‑53) | Ведомость № 12 от г. Период: апрель 2026 г. Разрешено к выдаче наличных средств (подписи директора и главного бухгалтера) Список работников – см. таблицу выше |
| Расходный кассовый ордер (КО‑2) | КО‑2 № 45 от г. Наименование операции: Выплата заработной платы за апрель 2026 г. Сумма: 100 000,00 руб. (сто тысяч рублей 00 копеек) Основание: Платёжная ведомость Т‑53 № 12 от г. |
| Запись в кассовой книге | г. | КО‑2 № 45 | Выплата зарплаты | 100 000,00 руб. | Т‑53 № 12 | Кассир: ___________________ |
Оформление платёжной ведомости по форме Т‑53 при выдаче заработной платы из кассы – обязательный элемент контроля, который:
- Гарантирует законность выплаты и соблюдение требований трудового и налогового законодательства.
- Обеспечивает прозрачность распределения средств между работниками.
- Позволяет быстро отследить любые ошибки или недоразумения.
- Упрощает процесс архивации и последующей проверки документов контролирующими органами.
Следуя описанному порядку, бухгалтерия и руководство организации смогут избежать штрафов, споров с сотрудниками и проблем при налоговых проверках.
Дата публикации: г. | Автор: Бухгалтерский сервис «Интерактивная бухгалтерия»