Краткий ответ: препроводительная ведомость к сумке с денежной наличностью оформляется строго в трёх экземплярах. Каждый экземпляр имеет своё назначение и участвует в разных этапах передачи ценностей инкассаторам.

Зачем нужна препроводительная ведомость

Это унифицированный банковский документ (код по ОКУД 0402300), который:

• удостоверяет состав и точную сумму переданных ценностей;
• служит основанием для оприходования денег в кассе банка;
• является юридическим подтверждением факта передачи денег от клиента к инкассаторской службе.

Какие бывают экземпляры и куда они направляются

1. Экземпляр 1, «внутренний»

   Кладётся непосредственно в инкассаторскую сумку вместе с деньгами и платёжными документами. На протяжении всего маршрута он находится внутри сумки и вскрывается уже в кассе банка.

2. Экземпляр 2 — «накладная»

   Вручается инкассатору при получении сумки. Этот лист служит внутренним документом службы инкассации: на нём ставятся отметки о приёме, печать, подпись и штамп. В дальнейшем он сдаётся в кассу банка и оприходуется в журнале учёта принятых сумок.

3. Экземпляр 3 — «квитанция»

   Остаётся у клиента (кассира организации). Инкассатор расписывается на нём, проставляет дату, время, ставит штамп и возвращает клиенту; Это главный «корешок», который подтверждает, что деньги переданы и приняты инкассаторской службой.

Особенности заполнения и оформления

• Все три экземпляра заполняются одновременно с помощью копирки или многослойного бланка.
• Допускается заполнение как от руки (шариковой ручкой с пастой на основе красителя), так и с помощью печатающих устройств.
• Форма регламентирована Приложением 7 к Указанию Банка России № 3352-У (действует в редакции 2025–2026 гг.).
• На одну инкассаторскую сумку используется ровно один комплект из трёх экземпляров.

Пошаговая инструкция передачи сумки

1. Кассир заполняет три экземпляра ведомости, указывая:
   • наименование организации-клиента;
   • дату и время формирования;
   • точную сумму по каждому номиналу купюр;
   • № сумки и пломбы.
2. Экземпляр 1 вкладывается внутрь сумки, после чего сумка опечатывается.
3. Экземпляры 2 и 3 передаются инкассатору при личном вручении сумки.
4. Инкассатор проверяет пломбы, суммы, ставит подпись, штамп и указывает время на экземпляре 3, после чего отдаёт его кассиру.
5. Экземпляр 2 забирает с собой и сдаёт в банк.

Что будет, если оформить не все три экземпляра

Это недопустимо. Отсутствие любого из экземпляров считается нарушением инкассаторских правил и может привести к:

• отказу банка оприходовать деньги;
• сложностям при проверке ЦБ или налоговых органов;
• невозможности подтвердить факт передачи денег в случае спора.

Где взять бланки

Унифицированные бланки продаются в канцелярских и банковских магазинах. Стандартная упаковка содержит 33 комплекта (99 бланков), чего хватает на 33 сдачи выручки.

Запомните простое правило: 1 сумка = 1 комплект = 3 экземпляра препроводительной ведомости. Соблюдение данной нормы гарантирует корректное документальное сопровождение инкассации и защитит вашу компанию от возможных претензий.