Трудовой договор — это основной документ, регулирующий отношения между работодателем и работником․
Однако важно не только подписание договора, но и подтверждение факта его вручения каждой из сторон․
В этой статье разберёмся, почему это так важно и как правильно оформить доказательство получения работником экземпляра трудового договора․
Зачем нужно подтверждение получения
Подтверждение вручения экземпляра трудового договора:
- защищает работодателя от претензий о «невыдаче» документа;
- гарантирует работнику, что он действительно получил необходимую для ознакомления информацию;
- служит доказательством в спорных ситуациях (например, при обращении в суд или инспекцию труда)․
Нормативная база
Согласно статье 67 Трудового кодекса РФ трудовой договор составляется в двух экземплярах․
Один из них передаётся работнику под роспись․
Именно эта норма делает обязательным подтверждение факта получения документа работником․
Способы подтверждения вручения
Роспись на втором экземпляре договора
Самый простой и распространённый способ — проставить в нижней части (или на обороте) договора надпись:
«Экземпляр трудового договора получил․»
Подпись работника: _________________
Лист ознакомления и получения документов
Если работодатель выдаёт сразу несколько документов (договор, должностную инструкцию, правила внутреннего трудового распорядка и др․),
оформляется общий лист ознакомления:
- в листе проставляются названия всех документов;
- работник ставит подпись и дату напротив каждого пункта;
- подпись заверяется ответственным лицом кадровой службы․
Внутренний журнал учёта выдачи документов
В журнале фиксируются:
- ФИО работника․
- Дата и номер трудового договора․
- ФИО и подпись получателя․
- ФИО и подпись ответственного лица, выдавшего документ․
Важно: журнал должен быть пронумерован, прошнурован и скреплён печатью организации․
Как оформить, если работник отказывается подписываться
Случается, что работник отказывается ставить подпись․ В этом случае:
- Составляется акт отказа в присутствии двух свидетелей․
- В акте указываются ФИО работника, дата и причина отказа․
- Акт подписывается свидетелями и ответственным лицом․
- Документ хранится в личном деле работника․
Распространённые ошибки
| Ошибка | Последствие | Как исправить |
|---|---|---|
| Нет подписи работника на экземпляре договора | Риск штрафа от ГИТ и трудового спора | Дополнительно оформить лист ознакомления или акт |
| Экземпляр договора не выдан работнику | Штраф до 50 000 ₽ (ст․ 5․27 КоАП РФ) | Немедленно вручить экземпляр под роспись |
| Договор подписан электронной подписью без подтверждения вручения | Сложности в доказывании факта ознакомления | Дополнительно направить экземпляр на личную электронную почту работника с уведомлением о получении |
Чек-лист для кадрового специалиста
- Подготовить два экземпляра договора․
- Дополнительно подготовить лист/журнал получения․
- В присутствии работника внести необходимые сведения (должность, оклад, режим труда)․
- Подписать оба экземпляра (работник + представитель работодателя)․
- Вручить один экземпляр под роспись․
- Проверить, чтобы подпись была читаемой и дата корректной․
- Хранить второй экземпляр в личном деле как минимум 75 лет․
Главное правило: любое вручение трудового договора должно быть задокументировано․
Это минимизирует риски для работодателя и гарантирует права работника․
Помните: отсутствие подтверждения может обернуться как штрафами, так и судебными разбирательствами․
Если возникают сомнения, лучше лишний раз проставить подпись, чем потом доказывать факт выдачи в суде․