В деловой и юридической практике часто возникает необходимость защитить многостраничный договор от подмены отдельных листов․ Для этого применяется специальная процедура, которую большинство людей называет просто «подпись на каждом листе»․ Однако у этого действия есть точное официальное название – парафирование, а также ряд правил оформления, закреплённых в российских стандартах делопроизводства․
Как называется подпись на каждом листе?
Официальный термин, используемый в делопроизводстве и международной практике, – парафирование (от фр․ paraphe – «инициал»)․
- Парафирование – это постановка инициалов (первых букв имени и фамилии) или личного росчерка на каждой странице документа․
- Цель – предотвратить подмену листов и подтвердить согласие сторон с полным содержанием договора․
- В международных сделках парафирование – обязательный этап перед финальным подписанием․
Чем парафирование отличается от визирования и подписания?
| Термин | Значение | Объём действия |
|---|---|---|
| Парафирование | Инициалы/росчерк на каждой странице | Все листы документа |
| Визирование | Резолюция «Визу № ___» + подпись ответственного лица | Обычно титульный лист или последняя страница |
| Подписание | Полная фамилия, инициалы, расшифровка должности | Подписной лист (последняя или специально выделенная страница) |
Когда парафирование обязательно?
По ГОСТ Р 7․0․97-2016 полистное визирование (парафирование) может применяться по усмотрению организации, но на практике оно считается обязательным для:
- международных и внешнеторговых договоров;
- учредительных документов (уставов, изменений в устав);
- коллективных договоров и локальных нормативных актов;
- доверенностей и документов с грифами ограничения доступа;
- любых документов, в которых стороны хотят исключить риск подмены страниц․
Как оформить параф: пошаговая инструкция
- Завершите согласование текста договора․ Параф ставится только после окончательного согласования всех пунктов․
- Распечатайте документ на одной стороне листа․ Если печать двусторонняя – парафируйте лицевую сторону каждого листа․
- Определите зону для парафа․ По традиции это нижнее поле страницы слева или справа (двусторонний договор – слева одна сторона, справа другая)․
- Поставьте инициалы․
- Быстрый вариант: только личный росчерк (например, «А․И․»)․
- Полный вариант: инициалы + фамилия + дата, но без указания должности (должность оставляют для финальной подписи)․
- В MS Word:
– Вкладка «Вставка» → «Нижний колонтитул» → ввести текст-заготовку, например:
«Параф стороны №1 ___________»
– Нажмите Esc для выхода из режима редактирования колонтитула․ - После парафирования – финальное подписание․ На отдельном листе ставятся полные подписи руководителей и печати сторон․
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка: ставить полную подпись на каждой странице․
Правильно: только инициалы или росчерк․ - Ошибка: парафировать до окончательного согласования․
Правильно: сначала – согласование, потом – парафирование․ - Ошибка: использовать параф вместо подписи на последней странице․
Правильно: параф + полная подпись и печать на подписном листе․
Альтернативные способы защиты от подмены
Если парафирование по каким-то причинам не применяется, можно:
- прошить и опечатать договор шнуровкой через печать;
- использовать защищённые бланки с водяными знаками;
- заверить документ у нотариуса с указанием количества страниц․
Парафирование – это постановка инициалов на каждой странице договора, служащая дополнительной защитой от подмены․
Требуется для важных документов, особенно международных и учредительных․
Оформляется просто: инициалы в нижнем поле листа, после чего – обычное подписание на последнем листе․
Соблюдайте последовательность «согласование → парафирование → подписание» – и ваши документы будут максимально защищены․