Форма Т-53 «Платежная ведомость» — это унифицированный первичный бухгалтерский документ, который оформляется каждый раз, когда работодатель выдаёт заработную плату (или иные выплаты) наличными из кассы․ Несмотря на то, что большинство компаний в 2025 г․ перешло на безналичные зарплатные проекты, форма остаётся актуальной для:
- микро- и малых организаций без банковского обслуживания;
- выплат премий, отпускных, расчётных сумм увольняющимся;
- ситуаций, когда сотрудник временно не может получить деньги на карту․
Назначение и отличия от смежных форм
| Форма | Назначение | Как используется |
|---|---|---|
| Т-49 «Расчётно-платёжная ведомость» | Объединяет расчёт зарплаты и факт выдачи | Одним документом подтверждает начисления и выплату |
| Т-51 «Расчётная ведомость» | Только расчёт начислений/удержаний | Формирует сведения для бухгалтерии, кадров, налогов |
| Т-53 «Платёжная ведомость» | Только факт выдачи денег из кассы | Составляется на основании Т-51 или Т-49 |
Важно: если используете Т-49, отдельную Т-53 оформлять не нужно — графа 23 Т-49 играет роль платёжной ведомости․
Где взять «чистый» бланк Т-53 в 2025 году
Утверждающий документ — постановление Госкомстата РФ от № 1․ В 2025 г․ действует форма Т-53 (код ОКУД 0504403)․ Скачать актуальный ․xls-файл можно:
- на официальном сайте КонсультантПлюс → раздел «Бланки»;
- в открытом каталоге ФНС «Шаблоны бухгалтерских документов»;
- по прямой ссылке: Скачать пустой бланк Т-53 (Excel, 25 Кб)․
Как заполнить платёжную ведомость: пошаговая инструкция
Титульная (шапка) часть
- Организация: полное наименование по Уставу, ИНН, КПП, ОГРН․
- Структурное подразделение: если выплаты идут конкретному цеху, филиалу․
- Номер и дата: «1» за январь 2025 г․, «2» за февраль и т․д․
- Период выплаты: «аванс за январь 2025 г․» или «зарплата за февраль 2025 г․»․
- Вид операции: «Выдача заработной платы» / «Отпускные» / «Премия»․
- Общая сумма к выдаче: прописью и цифрами․ Должна совпадать с итогом графы 17 табличной части․
Табличная часть (графы 1-17)
| № п/п | ФИО | Вид выплаты | К выдаче, руб․ коп․ | Подпись о получении | Отметка об удержании НДФЛ |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов П․П․ | Зарплата за март | 45 678,00 | подпись | удержано 5 942,00 |
| 2 | Сидорова А․А․ | Отпускные | 18 432,50 | подпись | удержано 2 396,00 |
Пояснения к ключевым графам:
- 10-я графа — сумма к выдаче уже после удержания НДФЛ и прочих удержаний․
- 11-я графа «Подпись о получении» заполняется в момент выдачи․
- 12-я графа «Паспорт»/«Документ» заполняется, если сотрудник получает лично․
- 13-я графа «Отметка о выдаче по доверенности» — если деньги забирает доверенное лицо․
Пример заполнения Т-53 (фрагмент)
Шапка:
ООО «Светлана» ИНН 7708123456 | КПП 770801001 | ОГРН 1167746400000 ПЛАТЁЖНАЯ ВЕДОМОСТЬ № 5 от Вид операции: выдача заработной платы за март 2026 г․ Общая сумма к выдаче: 1 125 430 (один миллион сто двадцать пять тысяч четыреста тридцать) руб․ 00 коп․
Таблица (два первых сотрудника):
| № | Таб․№ | ФИО | К выдаче | Подпись |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 015 | Беляев И․С․ | 56 230,00 | Беляев |
| 2 | 022 | Голованова Т․А․ | 48 910,00 | Голованова |
Частые ошибки и как их избежать
- Пустые графы «Подпись»․ Не подписавшиеся строки считаются недовыданными․ Через 3 рабочих дня остаток сдаётся в банк и оформляется расходным кассовым ордером (РКО)․
- Неверный код ОКУД․ Для Т-53 используйте 0504403, а не 0504401 (код Т-49)․
- Отсутствие регистрации в журнале Т-53а․ После выдачи ведомость обязательно регистрируют в журнале учёта выданных платёжных ведомостей․
Сколько времени хранить
Согласно Приказу Минкультуры № 558/2020 первичные документы по зарплате хранятся не менее 5 лет после отчётного года (для Т-53 — это 2031 г․ для документа 2026 г․)․ При налоговой проверке срок продлевается до 6 лет․
Краткий чек-лист бухгалтера
- ✓ Сверил итог Т-53 с РСВ и 6-НДФЛ;
- ✓ Записал в кассовую книгу (форма КО-4) сумму фактически выданных денег;
- ✓ Составил РКО на неполученные суммы;
- ✓ Поставил регистрационный номер в журнале Т-53а;
- ✓ Скан-копию сохранил в электронном архиве․
Ознакомьтесь с актуальным образцом: Скачать образец заполнения Т-53 (март 2026, Excel)․
Дата актуализации: 14:56․ Используйте только официальные формы Госкомстата и проверяйте изменения законодательства РФ․