Что это такое и когда применяется

Письмо-уведомление, это официальный документ, которым работодатель информирует сотрудника о фиксации его незаконного отсутствия на рабочем месте и приглашает дать письменные объяснения. Оно составляется в день, когда стало известно о прогуле или неявке, и служит первым шагом к возможному дисциплинарному взысканию.

Юридическое основание

• Статья 193 Трудового кодекса РФ обязывает работодателя до применения дисциплинарного взыскания затребовать от сотрудника письменное объяснение.
• Срок на предоставление объяснений — не позднее двух рабочих дней с момента получения уведомления.
• Если объяснение не предоставлено, составляется акт об отказе, после чего возможно издание приказа о дисциплинарном взыскании.

Как оформить письмо-уведомление: пошаговая инструкция

1. Заголовок документа
   Укажите название организации, адресата (Ф. И. О. сотрудника), дату и регистрационный номер.
2. Текст уведомления
   Должен содержать:
   • фиксацию факта отсутствия (дата, время, место);
   • требование предоставить письменные объяснения;
   • срок предоставления объяснений;
   • последствия непредоставления (возможность дисциплинарного взыскания).
3. Подписи
   Документ подписывает руководитель подразделения или кадровый специалист.
4. Вручение
   Лично под роспись, через электронную подпись или заказным письмом с уведомлением.

Образец письма-уведомления

Уведомление № 12/2026
г. Иваново
04 апреля 2026 г.

Иванову И. И.
Ведущему инженеру отдела разработки

В связи с тем, что 04 апреля 2026 г. в период с 09:00 до 18:00 Вы отсутствовали на рабочем месте без уважительных причин и предварительного согласования с непосредственным руководителем, в соответствии со ст. 193 ТК РФ требую Вас в течение двух рабочих дней со дня получения настоящего уведомления предоставить письменные объяснения о причинах отсутствия.

В случае непредоставления объяснений в установленный срок будет составлен акт и рассматривается вопрос о применении к Вам дисциплинарного взыскания.

Руководитель отдела разработки
(подпись) Петрова Н. Н.

Что делать после вручения

• Если сотрудник дал объяснение — работодатель оценивает уважительность причины и принимает решение;
• Если объяснений нет, составляется акт об отказе в присутствии двух свидетелей.
• В течение одного месяца со дня обнаружения прогула издаётся приказ о дисциплинарном взыскании (замечание, выговор, увольнение).

Важно

Не допускайте задержки: срок на взыскание 1 месяц исчисляеться с даты выявления прогула, а не с момента вручения уведомления.

Частые ошибки и как их избежать

Своевременно оформленное письмо-уведомление защищает работодателя от претензий со стороны сотрудника и судов, демонстрируя соблюдение процедуры применения дисциплинарных мер. Главное — соблюдать сроки, фиксировать все действия документально и предоставлять сотруднику возможность оправдаться.