Самое главное: если работник отсутствует на рабочем месте без уважительной причины, работодатель обязан зафиксировать факт прогула и обязан направить письменное уведомление (письмо-уведомление) с требованием дать объяснение. Без этой процедуры увольнение по статье 81 ТК РФ будет признано незаконным.
Зачем нужно письмо-уведомление
Формально документ называется «Уведомление о необходимости предоставить объяснение по факту отсутствия на рабочем месте». Его цель — дать работнику шанс объяснить причины прогула до того, как будет издан приказ об увольнении.
- Исключает обвинения в «закрытом» увольнении.
- Фиксирует дату, с которой начинает исчисляться 2-дневный срок на объяснение.
- Является доказательством в суде, если работник потребует восстановления.
Когда отправлять письмо
- В день прогула оформляется акт об отсутствии и отмечается код «ПР» в табеле.
- На следующий рабочий день подготавливается и направляется письмо-уведомление.
- Если ответа нет в течение 2 рабочих дней, работодатель вправе издать приказ об увольнении.
Важно: сроки исчисляются в рабочих днях, а не календарных (ст. 14 ТК РФ).
Как направить уведомление
| Способ | Как оформить | Плюсы |
|---|---|---|
| Лично в руки | В присутствии двух свидетелей, на экземпляре ставится подпись работника и дата получения. | Максимально быстро |
| Заказное письмо с уведомлением | Отправляется по адресу, указанному в трудовом договоре (или по последнему известному месту жительства). | Курьерская доставка = юридически надёжное подтверждение |
| Email с подтверждением прочтения | Письмо отправляется с корпоративной почты на личную почту работника. Подтверждение прочтения сохраняется. | Удобно при удалёнке |
Образец письма-уведомления 2026
ООО «Ромашка-Логистик»
123456, г. Москва, ул. Лесная, д. 10
ИНН 7702123456, КПП 770201001
тел. +7 (495) -23-45-67
19 апреля 2026 г.
Уведомление
о необходимости предоставить объяснение
Уважаемый(ая) Иванов Иван Иванович!
Сообщаем, что в течение всего рабочего дня Вы отсутствовали на рабочем месте без уважительных причин, что зафиксировано в акте № 15 от .
В соответствии со ст. 193 ТК РФ предлагаем Вам в течение двух рабочих дней со дня получения настоящего уведомления предоставить письменное объяснение причин отсутствия.
В случае невозможности явиться в офис, объяснение можно направить:
- по электронной почте: hr@romashka-log.ru
- почтой по адресу: 123456, г. Москва, ул. Лесная, д. 10, ООО «Ромашка-Логистик»
Отсутствие объяснения в установленный срок не является препятствием для применения мер дисциплинарного взыскания, вплоть до увольнения по п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
Контактное лицо: Наталья Петровна Сидорова, тел. +7 (495) -23-45-67 (доб. 123).
С уважением,
Генеральный директор
________________ /Сидоров Н.П./
М.П. ООО «Ромашка-Логистик»
Что делать после получения объяснений
- Уважительная причина (больничный, ДТП, семейные обстоятельства) — работодатель отменяет процедуру или применяет менее строгое взыскание (замечание, выговор).
- Неуважительная причина или отказ от объяснений, составляется приказ об увольнении (форма Т-8) и вносится запись в трудовую книжку: «Уволен за прогул (п. 6 ст. 81 ТК РФ)».
Частые ошибки
Ошибка 1: отправлять уведомление «простым» письмом без уведомления о вручении.
Ошибка 2: не указывать конкретную дату прогула.
Ошибка 3: требовать объяснение календарных 2 дня, а не рабочих.
Шаблон для скачивания
Скачать Word-шаблон письма-уведомления (2026)
Используйте этот образец как основу: замените реквизиты, ФИО, дату и подпишите у руководителя. Письмо готово к отправке!