В государственных и муниципальных закупках в сфере строительства часто используется твердая цена (фиксированная цена контракта). При этом в смете может предусматриваться резерв на непредвиденные расходы. Как правильно оформить, документировать и получить оплату таких расходов – вопрос, который волнует заказчиков, подрядчиков и контролирующие органы.

Что такое «непредвиденные расходы»?

Непредвиденными расходами (НПР) считаются затраты, возникшие в процессе выполнения работ, которые не могли быть учтены при формировании сметной стоимости из‑за:

• непредвиденных обстоятельств (изменения законодательства, стихийные бедствия, акты органов власти, военные действия и т.п.);
• транзакционных издержек (стоимость подготовки и изменения контракта, дополнительные согласования);
• асимметрии информации между сторонами (неполные или недостоверные данные о технических условиях, геологии, наличии коммуникаций и др.).

В нормативных актах резерв обычно фиксируется в размере 2 % от начальной (максимальной) цены контракта (см. п. 2.3, 2.4 типового контракта, Приказ Минстроя России № 841/пр от ).

Правовая база

1. Федеральный закон № 44‑ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг» (ст. 95, 100, 111).
   – Изменения цены допускаются только в случаях, предусмотренных частью 1 ст. 95, и только по согласованию сторон.
2. Гражданский кодекс РФ (ГК РФ) – ст. 710 (возмещение убытков), ст. 401 (обязанность исполнителя возместить убытки, если они возникли по вине заказчика).
3. Приказ Минстроя России № 841/пр от – порядок определения начальной цены и резервов на НПР.
4. Постановление Арбитражного суда Центрального округа от по делу N А62‑7437/2016 – подтверждает, что без расшифровки расходов в актах выполненных работ НПР не подлежат оплате.
5. Судебная практика (например, решения судов о признании недействительными предписаний ОВГФК) подтверждает, что непредвиденные расходы могут считаться убытками только при документальном подтверждении их фактического понесения.

Как формируется резерв на НПР в смете

Согласно п. 21 Порядка определения начальной цены контракта (Приказ Минстроя № 841/пр), резерв:

• включается в сметную стоимость в виде отдельной строки;
• не превышает процента, установленного нормативными документами (обычно 2 %);
• не подлежит оплате автоматически – он предназначен для возмещения фактически возникших дополнительных расходов, согласованных с заказчиком.

Порядок оплаты непредвиденных расходов

Согласование изменений

1. Подрядчик фиксирует факт возникновения НПР (например, дополнительный грунтовый слой, изменение цены материалов из‑за инфляции, необходимость проведения дополнительных геодезических работ).
2. Составляется акт выполненных работ (АВР) или протокол согласования изменений, где подробно расшифровываются затраты (наименование, количество, стоимость, обоснование).
3. Документы подписываются уполномоченными представителями обеих сторон.

Оформление бухгалтерских документов

• Счет‑фактура от подрядчика с указанием «непредвиденные расходы, согласованные согласно АВР № …»;
• Платежное поручение, где в примечании указывается ссылка на акт и резерв в смете;
• Отчетность по статье «Непредвиденные расходы» в системе «Электронный бюджет» (если речь идет о государственных средствах).

Контроль со стороны заказчика

Контроль осуществляется в рамках:

• еженедельных/ежемесячных оперативных сведений (приказ Минстроя РФ от № 205/пр);
• годовой отчетности по реализации программ переселения и капитального ремонта (включает данные о НПР).

Судебная практика: что учитывают суды?

Суд рассматривает три ключевых момента:

1. Фактическое возникновение расходов – требуется подтверждающие документы (акты, счета‑фактуры, протоколы согласования).
2. Соответствие расходов резерву, предусмотренному в смете – расходы не могут превышать установленный процент (обычно 2 %).
3. Согласование с заказчиком – отсутствие подписи заказчика в акте приводит к отказу в оплате (см. постановление Арбитражного суда ЦО от ).

В случае отсутствия расшифровки расходов в актах, суды, как правило, отклоняют требования подрядчиков (пример – дело N А62‑7437/2016).

Практические рекомендации для сторон

Для заказчиков

• Включайте в типовой шаблон контракта пункт о резерве НПР (укажите размер, порядок использования и обязательный документальный пакет).
• Разработайте внутренний регламент согласования НПР (кто уполномочен подписывать акты, сроки рассмотрения).
• Контролируйте соответствие расходов установленному проценту и проверяйте наличие подтверждающих документов.
• В случае спорных ситуаций привлекайте независимых экспертов (сметчики, аудиторы).

Для подрядчиков

• Заранее уточняйте в договоре порядок формирования и использования резервов.
• Ведите подробный журнал всех изменений и дополнительных работ.
• Своевременно оформляйте акты выполненных работ и получайте подписи заказчика.
• Не превышайте лимит резерва без предварительного согласования – в противном случае оплата будет отклонена.

Для контролирующих органов

• Проводите выборочные проверки документального сопровождения НПР.
• Обучайте заказчиков и подрядчиков правилам оформления актов и счетов‑фактур по НПР.
• Внедряйте электронные системы контроля (например, интеграцию с ЕИС «Госзакупки»).

Типовой шаблон акта о непредвиденных расходах

Акт № ___
г. ____________ «___» ___________ 202_ г.

Заказчик: ________________________
Подрядчик: ________________________

Основание: выполнение работ по контракту № ___ от ___ ___ 202_ г. (твердая цена ___ рублей)

Суть изменений:
Наименование работ/услуг: ________________________
Причина возникновения: _____________________________
Объём (кол-во, ед.): _______________________________
Стоимость единицы: _________________________________
Общая сумма: _________________________________ (не превышает резерв 2 % от начальной цены)

Подтверждающие документы:
- Сметный расчет № ___;
- Счёт‑фактура № ___ от ___;
- Протокол согласования от ___.

Подписи сторон:

_____________________/Заказчик _____________________/Подрядчик

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли оплатить НПР, если они не указаны в смете?

Нет. По 44‑ФЗ и положениям Минстроя расходы, не включённые в начальную цену, подлежат оплате только после документального подтверждения и согласования с заказчиком.

Что делать, если резерв в смете исчерпан, а новые непредвиденные расходы возникли?

Требуется заключить дополнительное соглашение к контракту (ст. 95 ФЗ‑44) с указанием новых расходов и их обоснования. Без такого соглашения оплата невозможна.

Можно ли отнести к НПР расходы на подготовку к изменению цены (например, юридические услуги по согласованию изменений)?

Да, если они напрямую связаны с возникшими непредвиденными обстоятельствами и подтверждены соответствующими договорами и счетами‑фактурами.

Какой срок подачи акта о НПР?

Согласно типовым положениям, акт должен быть предоставлен в течение 10 рабочих дней с момента возникновения обстоятельств, подтверждающих необходимость дополнительных расходов.

Оплата непредвиденных расходов при твердой цене контракта в рамках 44‑ФЗ – процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований и документального подтверждения. Основные шаги включают:

1. Наличие резервов в смете (обычно 2 % от начальной цены).
2. Своевременное согласование изменений и оформление актов выполненных работ.
3. Подтверждение расходов счет‑фактурами и другими бухгалтерскими документами.
4. Контроль со стороны заказчика и соблюдение лимитов резерва.
5. При необходимости – заключение дополнительного соглашения к контракту.

Только при выполнении всех этих условий подрядчик может рассчитывать на получение оплаты за непредвиденные расходы, а заказчик – на защиту своих бюджетных интересов.

Источник: КонсультантПлюс, «Непредвиденные расходы по контракту», 2026; статья «Затраты на предоставление независимой гарантии», edu.lot-online.ru, 2024; судебные решения и нормативные акты, указанные в запросе.