Краткое содержание статьи
Секретарь в агентстве недвижимости — это первое лицо компании, от которого зависит:
• первое впечатление клиента,
• оперативность документооборота,
• бесперебойность внутренней коммуникации между агентами, риэлторами, юристами и руководством.
В статье разобраны ключевые обязанности, необходимые навыки, типовая рабочая смена и карьерные перспективы.
Место секретаря в организационной структуре
В классической структуре агентства недвижимости секретарь подчиняется директору агентства или руководителю офиса.
Он взаимодействует со всеми отделами:
- Отдел аренды — передаёт заявки на подбор объектов, фиксирует договоры аренды.
- Отдел продаж — координирует показы объектов, оформляет предварительные договоры.
- Юридический отдел — передаёт входящие документы, следит за сроками регистрации.
- Бухгалтерия — сдаёт первичку, оформляет платёжные поручения.
- Маркетинг и реклама, обеспечивает печатную и цифровую презентацию объектов.
Основные обязанности секретаря
2.1 Встреча и сопровождение клиентов
- Встречает посетителей, предлагает чай/кофе, фиксирует цель визита в CRM.
- Раздаёт визитки агентов, следит за тем, чтобы в офисе были актуальные буклеты и презентации объектов.
2.2 Управление телефонией и электронной почтой
- Обрабатывает входящие звонки и письма: распределяет заявки по риэлторам, выставляет приоритет «срочно/стандарт».
- Фиксирует пропущенные вызовы и организовывает обратный звонок в течение 15 минут.
2.3 Документооборот и делопроизводство
- Регистрирует входящие/исходящие договоры аренды, купли-продажи, акты приёма-передачи.
- Ведёт журнал учёта ключей и электронный архив договоров (PDF + сканы).
- Контролирует сроки договоров, за 3 дня до окончания напоминает агенту и арендатору.
2.4 Календарное и кадровое планирование
- Составляет график показов объектов совместно с агентами и клиентами.
- Организует собеседования новых риэлторов: бронирует переговорку, готовит анкеты, встречает кандидатов.
- Контролирует отпуска и больничные секретариата и курьеров.
2.5 Внутриофисная логистика
- Заказывает канцелярию, воду, кофе, расходные материалы для оргтехники.
- Следит за чистотой переговорных, пополняет одноразовые маски и антисептики.
Навыки и личные качества
| Категория | Примеры |
|---|---|
| Коммуникация | Вежливость, дикция, умение «держать лицо» в стрессовых ситуациях. |
| Организаторские | Грамотное планирование дня, приоритизация задач, мультитаскинг. |
| Технические | Word, Excel, CRM (1С-Битрикс, «Домклик», «Этажи»), сканеры и МФУ. |
| Юридические базовые знания | Типы договоров аренды, как выглядит ЭГРН, сроки регистрации. |
Типовой рабочий день секретаря
- 08:45–09:00 — включает ПК, проверяет почту, печатает график показов на день.
- 09:00–10:00 — обзвон агентов, напоминание о показах, подтверждение встреч с клиентами.
- 10:00–12:00 — приём клиентов, оформление заявок, сканирование паспортов, договоров.
- 12:00–13:00 — обед + заказ канцелярии онлайн.
- 13:00–15:00, подготовка пакета документов для нотариуса, отправка курьером.
- 15:00–16:30, обновление статуса объектов в CRM, публикация на сайтах (ЦИАН, Авито).
- 16:30–18:00, закрытие дня: сверка ключей, формирование отчёта для директора.
Зарплата и карьерный рост
- Москва: от 60 000 до 95 000 руб. в месяц (фикс + премии за отсутствие ошибок в документах).
- Регионы: от 35 000 до 60 000 руб. в месяц.
- Карьерная лестница:
- Секретарь → Ассистент риэлтора → Риэлтор.
- Секретарь → Офис-менеджер → Административный директор.
Как стать секретарём в агентстве недвижимости
- Образование: достаточно среднего профессионального (колледжи по «Документоведению», «Правоведению»).
- Курсы:
- «1С:Документооборот» (16 акад. часов),
- «Делопроизводство в недвижимости» от РГР «Этажи» (онлайн, 2 недели).
- Резюме: акцент на опыт в CRM, оргтехнике, знание ЖК РФ (ст. 674–700).
- Собеседование: проверка скорости печати (≥180 зн/мин), тест на внимательность (поиск ошибок в типовом договоре).
Советы от практиков
Татьяна, секретарь крупного московского агентства (опыт 5 лет):
«Главный секрет, держать в голове 3 списка: сегодняшние показы, завтрашние документы и просроченные ключи. Пользуйся цветовой маркировкой в CRM: красный, срочно, жёлтый — завтра, зелёный — готово».
Андрей, директор ГК «Дом Недвижимости»:
«Хороший секретарь экономит агенту минимум 2 часа в день. Это прямой вклад в прибыль офиса».
Секретарь в агентстве недвижимости — это не просто «девочка за стойкой», а координатор всей фронт-офисной жизни.
От него зависит, насколько быстро клиент получит ключи от новой квартиры, а агенты успеют на все показы.
Профессия отлично подходит тем, кто любит людей, точность и динамичную работу без рутины.