Актуальность: в строительной отрасли высока динамика проектов, жёсткие сроки и множество подрядчиков. Грамотно составленная должностная инструкция помогает помощнику руководителя (далее – ПР) точно понимать, что именно входит в его зону ответственности, а чего делать не нужно. Это снижает риски, ускоряет приём решений и защищает как работодателя, так и самого сотрудника.

Общие положения

1. Назначение. Помощник руководителя обеспечивает организационно-административное, документационное и информационное сопровождение генерального директора (зам. директора, начальника участка) строительной компании.
2. Подчинение. Непосредственно подчиняется руководителю компании/директору филиала.
3. Квалификационные требования:
   • Высшее (желательно инженерно-строительное) или среднее профессиональное образование.
   • Опыт работы в строительной отрасли от 1 года или административный опыт от 3 лет.
   • Владение ПК: MS Office, MS Project, AutoCAD (базовый), 1С (документооборот).
   • Знание СП, СНиП, ГОСТ, ФЗ-44/ФЗ-223, 214-ФЗ.

Основные обязанности

2.1 Деловая переписка и документооборот

• Ведение входящей/исходящей корреспонденции: письма, запросы, претензии, акты КС-2/КС-3.
• Контроль прохождения документов по схеме «исполнитель → бухгалтерия → юрист → руководитель».
• Формирование отчётности для заказчика, банков, надзорных органов (Ростехнадзор, Госстрой);

2.2 Организация совещаний и встреч

• Бронирование переговорных, подготовка презентаций, чертежей, смет.
• Составление протоколов совещаний и контроль исполнения поручений.
• Координация графика выездов руководителя на объекты (по 5-10 объектам ежедневно).

2.3 Мониторинг строительных проектов

Ежедневно:

1. Сверка фактического объёма выполненных работ с графиком (Gantt-сетка).
2. Фиксация отклонений, формирование «красных флагов» для руководителя.
3. Сбор замечаний технического надзора, передача их прорабам/субподрядчикам.

2.4 Закупки и логистика

• Ведение реестра заявок на материалы (ЖБИ, металлопрокат, инертные материалы).
• Сверка КП от поставщиков, контроль сроков доставки до объектов.
• Сопровождение тендеров на электронных площадках (ЕИС, СберАСТ, РТС-тендер).

2.5 Взаимодействие с госорганами

В частности:

• Запись на приём в ФАУ «Главгосэкспертиза», Минстрой, Роспотребнадзор.
• Подача уведомлений о начале строительства (форма РНС).
• Получение разрешений на ввод объекта (№ РСВО).

2.6 Кадровые и кадрово-административные вопросы

• Оформление приказов о командировках, отпусках, премировании.
• Ведение табеля учёта рабочего времени прорабов и мастеров.
• Контроль наличия допусков СРО, удостоверений НАКС, удостоверений по охране труда.

Права

• Подписывать внутренние документы (служебные записки, наряды-допуски) в пределах компетенции.
• Запрашивать информацию у всех подразделений компании.
• Участвовать в совещаниях без права голоса, но с правом ведения протокола.
• Требовать от сотрудников исполнения поручений руководителя в установленные сроки.

Ответственность

Режим работы и условия

• График: 5/2 с 09:00 до 18:00, возможны выезды на объекты до 20:00.
• Командировки: до 30% рабочего времени (РФ, СНГ, иногда КНР/Турция).
• Спецодежда: предоставляется компанией, включает каску, светоотражающий жилет и обувь.

Процедура утверждения и изменения инструкции

1. Разрабатывает HR-специалист совместно с юристом и руководителем.
2. Согласовывается с профсоюзом (если есть).
3. Утверждается приказом генерального директора.
4. Ознакомление сотрудника под роспись. Копия – в личном деле.
5. Изменения вносятся приказом, сотрудник переподписывает инструкцию.

Чек-лист для нового помощника руководителя (первые 30 дней)

• Получить доступы к 1С, BIM 360, MS Teams, почте.
• Завести карточку сотрудника в системе «Проверка допусков СРО».
• Изучить график поставок ЖБИ на 2 квартал 2026 г.
• Составить список ключевых контактов: прорабы, кураторы заказчика, снабженцы.
• Пройти инструктаж по охране труда на строплощадке.