Общая информация
Каждый работодатель, принимая на работу гражданина, обязан в установленные сроки уведомить военный комиссариат по месту жительства нового сотрудника о факте его трудоустройства. Это требование закреплено в Федеральном законе от № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе». Нарушение срока грозит административной ответственностью по ст. 21.4 КоАП РФ (штраф до 500 рублей).
Кому и когда подавать
- В течение 14 календарных дней с даты заключения трудового договора.
- На имя начальника отдела военного учёта районного военного комиссариата.
- Форма подачи — бумажная (лично, почтой с уведомлением) или электронная (по согласованию с военкоматом).
Образец уведомления
Ниже приведён актуальный шаблон на г. В квадратных скобках указаны поля для замены.
Военный комиссариат [район/город] от ООО «[Полное наименование организации]» ИНН: [10-12 цифр] ОГРН: [13 цифр] Юридический адрес: [индекс, город, ул., д., офис] Телефон: [код города-номер] E-mail: [адрес электронной почты]УВЕДОМЛЕНИЕ
о приёме на работу гражданина, состоящего на воинском учётеНастоящим сообщаем, что [Ф.И.О. полностью], дата рождения: [дд.мм.yyyy], место рождения: [населённый пункт, область/край/республика], паспорт: серия [*] № [*], выдан [кем и когда], зарегистрирован по адресу: [индекс, город/посёлок, ул., д., кв.], прибыл на воинский учёт в ВК № [номер военкомата], состоит на воинском учёте по адресу: [адрес военкомата],
принят на работу в нашу организацию:
| Дата приёма | [дд.мм.yyyy] |
| Структурное подразделение | [отдел, цех, участок] |
| Должность | [наименование должности по штатному расписанию] |
| Трудовой договор № | [номер договора] |
| Тип занятости | [основное место работы / совместительство] |
Приложения:
- Копия приказа о приёме на работу (заверенная).
- Копия трудового договора (первые 3 страницы и страница с подписями).
- Копия паспорта гражданина (страницы 2-3 и 5).
Руководитель организации _____________ /[Ф.И.О. руководителя]/ Главный бухгалтер _____________ /[Ф.И.О. бухгалтера]/ Должностное лицо, ответственное за воинский учёт _____________ /[Ф.И.О;]/
Печать организации (при наличии)
Пошаговая инструкция по заполнению
- Шаг 1. Проверьте, что новый сотрудник действительно состоит на воинском учёте (паспорт с отметкой или военный билет).
- Шаг 2. Сделайте ксерокопии всех приложений и заверьте их печатью или надписью «Копия верна» + подпись ответственного лица.
- Шаг 3. Распечатайте уведомление на фирменном бланке (если есть) или на обычном листе А4.
- Шаг 4. Подпишите документ у руководителя, главного бухгалтера и ответственного за воинский учёт.
- Шаг 5. Отправьте:
- лично в окно приёма военкомата (получите отметку на втором экземпляре);
- или заказным письмом с уведомлением о вручении;
- или через электронную подпись (при наличии договорённости).
- Шаг 6. Храните второй экземпляр с отметкой военкомата не менее 5 лет.
Частые ошибки
- Просрочка. Отсчёт 14 дней начинается со следующего дня после приказа о приёме.
- Неправильный адрес. Уточните, к какому именно районному военкомату относится адрес регистрации сотрудника.
- Нет приложений. Без копии приказа и договора документ могут вернуть.
Можно ли отправить электронно?
Да, если военкомат вашего района подключён к системе «Электронный военкомат» или у вас есть квалифицированная электронная подпись. Перед отправкой свяжитесь с отделом военного учёта и уточните формат файлов (обычно PDF не более 5 МБ).
Ответственность за несвоевременное уведомление
| Нарушение | Санкция | Норма КоАП |
|---|---|---|
| Срок превышен до 1 месяца | Предупреждение или штраф 300-500 руб. | ст. 21.4 ч. 1 |
| Срок превышен более 1 месяца | Штф 500-1000 руб. на должностное лицо | ст. 21.4 ч. 2 |
| Повторное нарушение в течение года | Штраф до 5000 руб. или дисквалификация до 1 года | ст. 21.4 ч. 3 |
Важно: Штрафы налагаются на должностное лицо (директора, кадровика или военно-учётного специалиста), а не на организацию.
Шаблон в формате Word
Чтобы быстро заполнить данные, скачайте готовый файл: uvedomlenie_voikomat_template.docx (ссылка условная). В шаблоне уже проставлены нужные поля для автозаполнения.
Краткий чек-лист
- ☐ Проверены паспорт и военный билет сотрудника
- ☐ Уведомление составлено не позднее 14 дней
- ☐ Подписи руководителя, бухгалтера и ответственного лица
- ☐ Приложены копии приказа и договора
- ☐ Отправлено заказным письмом или сдано лично с отметкой
- ☐ Сохранён экземпляр с отметкой военкомата
Следуя этому образцу, вы обеспечите корректное взаимодействие с военкоматом и избежите штрафов. Всегда уточняйте актуальность форм в вашем регионе: требования могут меняться.