Дата актуальности: 20 апреля 2026 г. (на момент публикации законодательство РФ не претерпело изменений).
Зачем нужно уведомление о переходе на ЭТК
С 1 января 2021 г. все впервые трудоустраиваемые граждане получают только электронные трудовые книжки (ЭТК). Однако у работников‚ успевших накопить «бумажный» стаж‚ есть право добровольно перейти на цифровой формат.
Основание: Федеральный закон № 439-ФЗ от «О внесении изменений…».
- Работник подаёт письменное заявление (любой момент).
- Работодатель в течение 3-х рабочих дней делает запись в бумажной книжке и выдаёт её на руки.
- После этого все новые сведения о трудовой деятельности вносятся исключительно в ЭТК.
Кому уведомление обязательно
| Категория | Нужно ли уведомление? |
|---|---|
| Новые сотрудники (первое трудоустройство) | Нет‚ сразу оформляется ЭТК без заявлений. |
| Существующие работники с бумажной книжкой | Да‚ уведомление + заявление добровольного перехода. |
| Работник‚ увольняющийся в ближайшие 3 дня | Да‚ книжку выдают в день увольнения. |
Что должно содержать уведомление
Уведомление составляется в свободной форме‚ но обязательно включает:
- Наименование организации и ИНН.
- ФИО работника‚ табельный номер‚ должность.
- Извещение о праве перейти на ЭТК без потери прав.
- Контакт кадровой службы для разъяснений.
- Дата и подпись работника о получении.
Краткий образец уведомления (для печати)
УВЕДОМЛЕНИЕ
о праве перехода на электронную трудовую книжку
Уважаемый(ая) Иванов И.И.!
В соответствии с Федеральным законом № 439-ФЗ от Вы вправе добровольно отказаться от бумажной трудовой книжки и перейти на электронную форму ведения трудовой деятельности.
Для этого необходимо:
- Подать письменное заявление (прилагается форма).
- В течение 3-х рабочих дней кадровая служба оформит переход и вернёт бумажную книжку на руки.
За разъяснениями обращайтесь: каб. 214‚ тел. 22-33‚ e-mail: kadry@company.ru.
| Дата выдачи уведомления: «____» __________ 2026 г. |
| Подпись работника: ____________________ |
| ФИО: ____________________________________ |
Краткий образец заявления работника
ЗАЯВЛЕНИЕ
о переходе на электронную трудовую книжку
Я‚ Иванов Иван Иванович‚ проживающий по адресу: 123456‚ г. Москва‚ ул. Ленина‚ д. 1‚ кв. 1‚ прошу со дня подачи настоящего заявления прекратить ведение бумажной трудовой книжки № 1234567890 и вести мою трудовую деятельность в электронном виде (ЭТК).
Ознакомлен(на) с разъяснением о последствиях перехода.
| «____» __________ 2026 г. |
| Подпись: ____________________ |
| ФИО: ____________________________________ |
Пошаговая инструкция для кадровика
- Раздайте уведомления: лично под роспись или направьте по e-mail с уведомлением о вручении.
- Дождитесь заявления: храните оригинал в личном деле.
- Сделайте запись в бумажной книжке: «Электронная трудовая книжка ведётся в системе ПФР» + подпись ответственного лица и печать (если применяется).
- Выдайте книжку: под роспись в журнале выдачи документов.
- Оформите приказ: даже если весь штат отказался‚ приказ об «введении» ЭТК должен быть издан до .
- Далее: все новые записи вносите через Систему «Госуслуги» → ПФР → «Электронная трудовая книжка».
Частые вопросы
Как подтвердить трудовой стаж после перехода?
Через личный кабинет на gosuslugi.ru или в мобильном приложении «Мой ПФР».
Можно ли вернуться к бумажной книжке?
Нет‚ возврат к бумажному формату законодательством не предусмотрен.
Что делать при увольнении после перехода?
Работнику выдаётся форма СТД-Р (сведения из ЭТК) в день увольнения.
Готовые шаблоны для скачивания
- Уведомление (краткая форма) – Word
- Уведомление (полная форма с разъяснениями) – Word
- Заявление работника – Word
- Приказ о введении ЭТК – Word
Переход на электронную трудовую книжку — добровольный‚ но окончательный шаг. Правильно оформленное уведомление и заявление избавят бухгалтерию и кадровиков от штрафов‚ а сотрудника — от необходимости хранить «долгоживущую» папку с корочкой. Подготовьте шаблоны заранее‚ раздайте уведомления до конца 2026 года и завершите цифровую трансформацию спокойно и без спешки.
Нужна помощь в заполнении? Задавайте вопросы в комментариях или пишите на kadry@company.ru.