Назначение и юридическое значение акта
Акт об обнаружении неучтенных документов, это первичный учётный документ, фиксирующий факт выявления документов, которые:
- не числятся в описи фонда;
- не относятся к данному фонду по происхождению;
- ранее не были внесены в систему архивного учёта.
Документ составляется в соответствии с Приложением № 20 к Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учёта и использования документов в архивах федеральных судов общей юрисдикции (Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от ).
Когда составляется акт
Акт оформляется в следующих случаях:
- Во время инвентаризации хранящихся документов.
- При приёме новых поступлений без сопроводительных документов.
- В процессе внутренней проверки состояния архивного фонда.
- После передачи дел от сторонних организаций или ликвидируемых структур.
Обязательные реквизиты акта
Шапка документа
- Наименование организации-архивоносителя.
- Дата и место составления акта.
- Номер акта (в единой нумерации делопроизводства).
Основная часть
В табличной форме приводятся сведения о каждом неучтённом документе:
| № п/п | Номер описи | Номер единицы хранения | Заголовок документа | Крайние даты | Кол-во листов | Примечания |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | — | — | Письмо УФНС № 15-12/145 от | 3 | Не числится в описи, без оборотной стороны | |
| 2 | — | — | Протокол заседания участковой избирательной комиссии № 7 | 7 | Подшито в дело № 145, но не указано в описи |
Пример текста акта
АКТ об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному фонду, неучтённых г. Москва «20» апреля 2026 г. Мы, нижеподписавшиеся: заместитель руководителя архива — начальник отдела хранения Иванова Т.А. и ведущий архивист Петров С.В., в ходе плановой инвентаризации дел постоянного хранения фонда № 25 «Судебный участок № 125 Замоскворецкого района г. Москвы» установили, что в описи дел не отражены следующие документы: (см. таблицу выше) Причины появления: ошибка при формировании описи 2023 г., несвоевременное поступление материалов от ликвидируемой районной избирательной комиссии. Рекомендуемые меры: 1. Внести документы в дополнительную опись № 25-а. 2. Запросить у первоисточника дубликаты недостающих страниц. 3; Уточнить регистрационные данные в журнале учёта входящей корреспонденции. Составили: Подпись __________ /Иванова Т.А./ Подпись __________ /Петров С.В./ Утвердил: Руководитель архива Подпись __________ /Сидоров В.М./ М.П.
Порядок утверждения и хранения
- Утверждение: подпись руководителя архива или уполномоченного лица.
- Регистрация: занесение в журнал регистрации актов по форме 1-арх.
- Подшивка: акт приобщается к делу фонда и хранится постоянно.
- Копия: направляется в вышестоящий архив в течение 10 дней.
Распространённые ошибки
| Ошибка | Как избежать |
|---|---|
| Отсутствие «корешковых» реквизитов (даты, номера) | Использовать шаблон с автоматической простановкой номера |
| Неправильное определение причины неучёта | Обязательно уточнять у предыдущих ответственных лиц |
| Отсутствие ссылки на нормативный документ | В конце акта добавить строку: «Акт составлен в соответствии с Приложением № 20 к Инструкции …» |
Шаблон в формате Word (одним файлом)
Ниже приведён мини-шаблон, который можно скопировать в MS Word и заполнить:
[ЛОГОТИП АРХИВА] АКТ об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному фонду, неучтённых № ___ «___» _______ 20__ г. Фонд: _______________________________ Опись: ______________________________ Период инвентаризации: ___________________ | № | № описи | № ед. хран. | Заголовок | Даты | Листов | Примечание | |---|---------|-------------|-----------|------|--------|------------| | | | | | | | | Причина появления: ___________________________________________ Рекомендуемые меры: _________________________________________ Составили: _______________________ Ф.И.О., должность Утвердил: _______________________ Ф.И.О., руководитель М.П.
Правильно оформленный акт позволяет:
- быстро восстановить учёт документов;
- защититься от претензий контролирующих органов;
- подтвердить подлинность и ценность вновь выявленных источников.
Важно: срок хранения акта, постоянный. Любые исправления в тексте должны быть оговорены, заверены подписью составителей и не допускают использования корректирующих средств (ластик, корректор).