Сличительная ведомость (форма № ИНВ-26) – это официальный документ, который сверяет фактическое наличие имущества с данными бухгалтерского учёта по результатам инвентаризации. Она нужна для фиксации излишков, недостач и порчи, а также для принятия управленческих решений о списании или дооценке активов.
Где используют сличительную ведомость
- на предприятиях всех форм собственности;
- в бюджетных и казённых учреждениях;
- в магазинах, складах, производственных участках;
- в некоммерческих организациях при смене материально-ответственных лиц.
Кто подписывает документ
Ведомость подписывают:
- Председатель инвентаризационной комиссии.
- Главный бухгалтер (или лицо, исполняющее его обязанности).
- Материально-ответственное лицо, у которого проводилась инвентаризация.
- Все члены комиссии в графе «Состав комиссии».
Как заполнить сличительную ведомость по форме ИНВ-26
Шаг 1. Служебные реквизиты
В верхней части проставьте:
- наименование организации;
- структурное подразделение (цех, склад, магазин);
- дату составления и номер документа;
- основание проведения (приказ о проведении инвентаризации).
Шаг 2. Табличная часть (пример заполнения)
| № п/п | Наименование | Код | Учётная единица | Цена, руб. | По данным учёта | По факту инвентаризации | Отклонения | Причина отклонения | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Кол-во | Сумма | Кол-во | Сумма | Излишки | Недостача | Сумма отклонения | ||||||
| 1 | Бумага офисная А4, 500 л. | 10125 | пачка | 150,00 | 120 | 18 000,00 | 118 | 17 700,00 | — | 2 | 300,00 | естественный убыль |
| 2 | Картридж для лазерного принтера № 12A | 20104 | шт. | 2 400,00 | 15 | 36 000,00 | 16 | 38 400,00 | 1 | — | 2 400,00 | оприходован излишек |
В конце таблицы подведите итоги:
- общая сумма по данным учёта;
- общая сумма по факту;
- сальдо излишков/недостач в количестве и в рублях.
Шаг 4. Заключительная часть
Укажите:
- дату завершения инвентаризации;
- фамилии и подписи всех членов комиссии;
- мнение комиссии о причинах расхождений;
- предложения по списанию или оприходованию разниц.
Частые ошибки
- Пропуск подписей – без подписей материально-ответственного лица документ считается недействительным.
- Неверная цена – в ведомости ставится именно учётная цена, а не рыночная.
- Не заполнены причины отклонений – это может стать основанием для отказа в признании недостачи в налоговых целях.
Советы по автоматизации
Грамотно оформленная сличительная ведомость позволяет не только подтвердить достоверность данных бухгалтерии, но и оперативно реагировать на излишки/недостачи. Придерживайтесь инструкций Минфина РФ, используйте утверждённые формы и обязательно оставляйте «бумажный» след подписей – это минимизирует риски проверок.