Обособленное подразделение (ОП) — это любая территориально отделённая структура, в которой организация размещает постоянно или временно хотя бы одного сотрудника. При открытии ОП руководитель компании обязан в сжатые сроки проинформировать контролирующие органы. Ниже подробно разобрано, кому именно и в какие сроки нужно сообщить, какие формы применять и какие штрафы грозят за просрочку.

Кого обязаны уведомлять при открытии ОП

В 2026 году правило простое: о создании или изменении обособленного подразделения необходимо уведомить три органа:

1. ИФНС (налоговая) — в течение одного месяца со дня создания ОП.
2. ПФР — в течение одного месяца со дня постановки на учёт в ИФНС.
3. ФСС, в течение одного месяца со дня постановки на учёт в ИФНС.

Исключение: если ОП не будет начислять зарплату и не станет страхователем (например, представительство без штата), ПФР и ФСС уведомлять не требуется. Однако такие случаи редки, поэтому в большинстве ситуаций придётся сообщить во все три ведомства.

Как уведомить ИФНС: форма С-09-3-1

Налоговая служба требует специальное уведомление по форме С-09-3-1, утв. приказом ФНС от № ЕД-7-14/632.

• Способ подачи:
  • на бумаге лично или через представителя в инспекцию по месту учёта головной организации;
  • электронно через сервис «Личный кабинет юр. лица» или по ТКС (квалифицированной ЭП).
• Срок: не позднее одного месяца со дня создания ОП.
• Штраф: 200 руб. за каждое непредставленное сообщение (ст. 126 НК РФ).

Что указывать: наименование ОП, адрес, дата начала деятельности, код ОКТМО, количество работающих.

Как уведомить ПФР: форма «Сведения о регистрации страхователя» (форма РСВ-1)

Пенсионный фонд требует сообщить о новом ОП только в том случае, если подразделение будет:

• начислять зарплату;
• иметь отдельный баланс и расчётный счёт;
• быть ответственным за уплату страховых взносов.

Алгоритм действий:

1. В течение 30 дней после постановки на учёт в ИФНС подать в территориальное отделение ПФР форму РСВ-1 (или уведомление по форме ИНВ-3, если используются льготные тарифы).
2. Прикладываем копию уведомления ИФНС о постановке на учёт ОП.

Срок: 1 месяц со дня постановки на учёт в ИФНС.

Как уведомить ФСС: форма «Регистрация страхователя»

Фонд социального страхования требует ту же логику, что и ПФР. Если ОП будет:

• начислять зарплату;
• уплачивать взносы на травматизм;
• иметь отдельные счета или вести отчётность по работникам;

— необходимо уведомить ФСС.

Порядок:

1. Заполнить заявление о регистрации страхователя в территориальном отделении ФСС (форма № 1-ФСС).
2. Заявление подаётся в течение 30 дней со дня постановки на учёт в ИФНС.
3. Обязательны копии уведомления ИФНС и свидетельства постановки на учёт.

Пошаговая карта для бухгалтера

Шаг 1. Подайте уведомление в ИФНС (форма С-09-3-1) в течение 30 дней со дня открытия ОП.

Шаг 2. Получите из ИФНС выписку о постановке ОП на учёт (приходит автоматически в ЛК).

Шаг 3. В течение 30 дней после шага 2 подайте:

• ПФР — форму РСВ-1 (или ИНВ-3);
• ФСС — заявление по форме 1-ФСС.

Шаг 4. Проверьте, что в ЕГРЮЛ отражены корректные сведения об ОП (адрес, ОКТМО, количество работников).

Что делать при смене адреса ОП или его закрытии

Смена адреса:

• Подать в ИФНС новое уведомление С-09-3-1 (тип «изменение сведений») в течение 30 дней со дня изменения адреса.
• Затем подать аналогичные изменения в ПФР и ФСС в течение 30 дней после получения отметки ИФНС.

Закрытие ОП:

• Сдать отчётность за последний период:
  • декларацию по налогу на прибыль;
  • расчёт 6-НДФЛ;
  • отчёт в ФСС (4-ФСС) с указанием даты закрытия.
• Подать в ИФНС уведомление С-09-3-1 (тип «закрытие») в течение 30 дней.
• Снять ОП с учёта в ПФР и ФСС в течение 30 дней после получения отметки ИФНС.

Основные штрафы 2026

Полезные советы

• Контролируйте адрес ОП: даже при аренде нового офиса в том же здании формально адрес изменился — уведомлять надо.
• Используйте электронную подпись: подача через ЭДО и ЛК сокращает сроки и исключает визит в инспекцию.
• Храните вторые экземпляры: при проверке налоговой могут потребоваться копии уведомлений.
• Следите за «серым» персоналом: если в ОП работает хотя бы один человек без трудового договора, это тоже считается ОП и требует уведомления.

Чек-лист для бухгалтера

Чтобы не забыть:

1. ✓ Сформировали С-09-3-1 и подали в ИФНС.
2. ✓ Получили отметку о постановке на учёт.
3. ✓ Подали РСВ-1/ИНВ-3 в ПФР в течение 30 дней.
4. ✓ Подали 1-ФСС в ФСС в течение 30 дней.
5. ✓ Отметили в ЕГРЮЛ изменения (если адрес менялся).
6. ✓ Сняли с учёта при закрытии и сдали всю отчётность.