Вопрос о том, обязаны ли работодатели сообщать в Фонд социального страхования (ФСС) о прекращении трудового договора, часто возникает в практике бухгалтеров и кадровиков. Ответ однозначен: да, уведомлять ФСС необходимо. Ниже – подробный разбор требований, сроков, форм и особенностей, актуальных для 2022 года.
Краткий ответ
Работодатель обязан передать сведения о увольнении в ФСС не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении. Это требование закреплено в Приказе ФСС РФ от № 119 и в статье 15 Трудового кодекса РФ (пункт 1 подпункт в).
Нормативно‑правовая база
- Трудовой кодекс РФ – ст. 15, ч. 1, подпункт в: обязанность работодателя информировать органы ФСС о прекращении трудового договора.
- Приказ ФСС РФ от № 119 – утверждает форму электронного уведомления (ЭЛН) и фиксирует срок подачи – не позднее следующего рабочего дня.
- Приказ ФСС от № 26 (приложение 2) – регламентирует формы, применяемые до 2021 года; в 2022 году они заменены электронным форматом.
- Методические указания ФСС (2022) – разъясняют порядок заполнения полей «Дата увольнения» и «Статус сотрудника» (Уволен).
Кому и в какие сроки следует направлять сведения
- Кому: в территориальный орган ФСС по месту регистрации работодателя (или в ФСС через СЭДО).
- Какие сведения: полные данные застрахованного лица (ФИО, СНИЛС, дата рождения, должность), реквизиты организации и, главное, дата увольнения и отметка «Уволен».
- Сроки:
- Электронное уведомление – не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении.
- Если уведомление подаётся в бумажной форме (в редких случаях), срок – в течение трех календарных дней с момента увольнения.
- Координация с другими ведомствами: одновременно с ФСС работодателю необходимо направить форму СЗВ‑ТД в ПФР (по тем же срокам).
Какие формы и электронные сервисы используются
С 2022 года в России действует полностью электронный процесс:
- ЭЛН (Электронное уведомление) – основной документ, формируется в системе Контур.Экстерн, 1С:Бухгалтерия или любой другой СЭДО, поддерживающей обмен с ФСС.
- В ЭЛН обязательно заполняются поля:
- «Дата увольнения» (формат ДД.ММ.ГГГГ);
- «Статус сотрудника» – выбирается вариант «Уволен»;
- «Причина увольнения» (по согласованию с ТК).
- Для организаций, использующих 1С:Бухгалтерию 8, предусмотрена обработка «Передача сведений о застрахованных лицах в ФСС», где достаточно установить флажок «Уволен» и указать дату.
Уведомление при увольнении сотрудников, находящихся в отпуске по уходу за ребёнком
Особый порядок предусмотрен для работников, получающих пособие по уходу за ребёнком до 1,5 лет. ФСС разъяснил, что в случае прекращения трудового договора с таким сотрудником:
- Обязанность уведомления сохраняется в полном объёме;
- Необходимо указать, что сотрудник находился в отпуске по уходу, чтобы ФСС мог корректно завершить начисление пособия;
- Если увольнение происходит в связи с ликвидацией организации, уведомление отправляется в тот же срок – не позже следующего рабочего дня.
Практический совет: в описании причины увольнения укажите «ликвидация организации, сотрудник находился в отпуске по уходу за ребёнком» – это избавит от дополнительных запросов ФСС.
Пошаговая инструкция для работодателя (пример из 1С)
- Откройте обработку «Передача сведений о застрахованных лицах в ФСС».
- Выберите нужного сотрудника в списке.
- В поле «Статус» отметьте «Уволен».
- Введите дату увольнения (дата приказа).
- Укажите причину увольнения (например, «ликвидация организации»).
- Сохраните изменения и сформируйте электронный документ (ЭЛН).
- Отправьте ЭЛН через СЭДО в ФСС (по умолчанию – через «Контур.Экстерн» или «Электронный документооборот ФСС»).
- Проверьте статус отправки в журнале отправленных документов – статус «Принято» подтверждает, что ФСС получил сведения.
Последствия несвоевременного уведомления
Если работодатель не предоставит сведения в установленный срок, возможны следующие санкции:
- Штраф в размере 5 000 рублей за каждое несвоевременно поданное уведомление (ст. 5.16 КоАП РФ).
- При повторных нарушениях – штраф до 40 000 рублей и/или приостановление начисления страховых выплат сотрудникам.
- ФСС может продолжать выписывать ЭЛН о страховых случаях (например, больничные) на основании старых данных, что приводит к двойному начислению страховых взносов.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли подавать сведения о увольнении, если сотрудник уже получает пособие по уходу?
Да. ФСС обязан знать о прекращении трудовых отношений, иначе пособие будет выплачиваться дальше, что может привести к возврату средств.
Можно ли отправить уведомление только в ПФР, а в ФСС не отправлять?
Нет. Уведомление в ПФР и в ФСС – два независимых процесса. Оба обязательны и имеют свои сроки.
Что делать, если в системе 1С отсутствует поле «Дата увольнения»?
Обновите конфигурацию до версии, поддерживающей электронный формат (1С:Бухгалтерия 8.3.13 и выше). В противном случае отправьте сведения в бумажном виде в течение трёх календарных дней.
Как оформить увольнение, если сотрудник находится в отпуске по уходу и одновременно в отпуске без сохранения заработной платы?
В ЭЛН указывайте только один статус – «Уволен». В поле «Примечание» можно добавить детали: «сотрудник находился в отпуске по уходу за ребёнком и в отпуске без сохранения заработной платы».
Нужно ли повторно отправлять сведения, если в течение 30 дней после увольнения сотрудник открыл больничный?
Да. Если работник получает больничный в течение 30 дней после увольнения, ФСС может запросить подтверждение факта увольнения. При наличии уже отправленной ЭЛН с отметкой «Уволен» повторная отправка не требуется.
В 2022 году обязанность уведомлять ФСС об увольнении сотрудника остаётся актуальной и обязательной. Сведения должны быть переданы в электронном виде через ЭЛН не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Особое внимание требуется при увольнении работников, находящихся в отпуске по уходу за ребёнком, а также при использовании бухгалтерских программ – необходимо, чтобы в системе были предусмотрены поля «Дата увольнения» и «Статус – Уволен». Соблюдение сроков и правильное заполнение формы избавит от штрафов и обеспечит корректную работу системы социального страхования.
Если у вас возникли затруднения с формированием ЭЛН или настройкой 1С, рекомендуется обратиться к специалистам по автоматизации бухгалтерии или воспользоваться бесплатным пробным доступом к системе КонсультантПлюс (2 дня).