Номенклатура дел – это систематизированный перечень всех видов документов и дел, которые образуют деловую работу любой организации. В строительной компании номенклатура имеет особое значение, поскольку процесс строительства включает в себя множество технических, финансовых, юридических и административных аспектов.

Почему номенклатура дел важна?

Удобство доступа, поиска и хранения документов – залог порядка и сохранности как бумажных, так и электронных материалов. Правильно построенная номенклатура позволяет:

• Сократить время поиска нужной информации;
• Снизить риск потери или искажения данных;
• Обеспечить соответствие нормативным требованиям и стандартам;
• Упростить контроль за исполнением задач и управленческих решений.

Классификация дел в строительной организации

Для удобства деления номенклатуры принято использовать несколько уровней классификации:

1. По функциональному признаку (отделы и подразделения).
2. По стадии проекта (подготовка, проектирование, строительство, ввод в эксплуатацию).
3. По документальному типу (договорные, технические, финансовые, кадровые, административные).

По функциональному признаку

Внутри организации делятся на группы в зависимости от ответственных подразделений:

• Отдел проектирования;
• Отдел закупок и снабжения;
• Бюджетно‑финансовый отдел;
• Отдел охраны труда и техники безопасности;
• Канцелярия и секретариат;
• Служба юридической поддержки.

По стадии проекта

Основные группы документов (дел) в номенклатуре

Договорные документы

• Договоры подряда и субподряда;
• Дополнительные соглашения;
• Тендерные предложения и протоколы выбора подрядчиков.

Техническая документация

• Проектно‑конструкторская документация (ПКД);
• Технические задания и спецификации;
• Сметы и расчётные документы;
• Акты выполненных работ, журналы контроля качества.

Финансово‑бюджетные документы

• Бюджет проекта и его корректировки;
• Счета‑фактуры, накладные, платежные поручения;
• Отчётность по затратам, финансовые отчёты.

Кадровая и административная документация

• Трудовые договоры, табели учёта рабочего времени;
• Приказы руководства, служебные записки;
• Документы по охране труда и технике безопасности.

Юридические и регуляторные документы

• Разрешения на строительство, лицензии;
• Экспертные заключения, акты проверки;
• Корреспонденция с надзорными органами.

Система классификации и кодирования дел

Для упрощения поиска и автоматизации документооборота в большинстве строительных компаний используют классификационный код (сокращённо – КК). Пример структуры кода:

01-02-03-0045
│ │ │ └─ Порядковый номер документа
│ │ └───── Вид документа (01 – договор, 02 – смета, 03 – акт)
│ └───────── Подразделение (02 – отдел закупок)
└───────────── Год (2025)

Такой подход ускоряет:

• Автоматический поиск в электронных системах;
• Формирование отчётов по типу и статусу документов;
• Контроль сроков хранения.

Хранение документов: бумажные и электронные формы

Бумажные носители

Традиционный способ, который всё ещё актуален для оригиналов подписанных договоров, актов и архивных материалов. Требования к хранению:

• Климат‑контролируемый склад (температура 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %);
• Разделение по группам (по номенклатуре) в специальных шкафах;
• Регулярный учёт и инвентаризация.

Электронные документы

Современные решения позволяют полностью перейти на цифровой документооборот:

• Системы управления документами (DMS) – 1С:Документооборот, Microsoft SharePoint, AlfaDoc;
• Электронные подписи и криптозащита;
• Облачные хранилища с резервным копированием (Google Drive, Microsoft OneDrive, Яндекс.Диск);
• Метаданные (теги, кодировка) для быстрого поиска.

Преимущества электронного формата:

1. Сокращение времени доступа к документам (мгновенный поиск по коду);
2. Уменьшение затрат на бумагу и архивные помещения;
3. Повышенная безопасность (контроль доступа, журнал изменений);
4. Возможность интеграции с ERP‑системами и системами контроля проекта.

Практические рекомендации по формированию номенклатуры дел

• Анализ текущих процессов. Проведите опрос у специалистов: секретарей, менеджеров, инженеров – какие документы они используют ежедневно.
• Разработайте единый классификатор. Согласуйте названия групп и коды с руководством и с отделом ИТ.
• Внедрите стандарты оформления. Для каждого типа документа определите обязательные реквизиты (шапка, подписи, даты).
• Обучите персонал. Проведите тренинги по работе с DMS и правилам архивирования.
• Регулярно проводите ревизию. По итогам проекта проверяйте актуальность номенклатуры и утилизируйте устаревшие документы согласно законодательству.

Пример номенклатуры дел (упрощённый)

Договорные документы
 1.1. Договоры подряда
 1.2. Дополнительные соглашения
 1.3. Акт приёма‑сдачи работ
Техническая документация
 2.1. Проектные чертежи
 2.2. Спецификации материалов
 2.3. Журналы контроля качества
Финансовые документы
 3.1. Сметы
 3.2. Платёжные поручения
 3.3. Отчёты о расходах
Кадровые документы
 4.1. Трудовые договоры
 4.2. Табели учёта рабочего времени
 4.3. Приказы о назначении
Юридические и регуляторные
 5.1. Разрешения на строительство
 5.2. Лицензии
 5.3. Корреспонденция с надзорными органами

Номенклатура дел строительной организации – фундаментальная часть эффективного управления проектами. Правильно построенная система классификации, кодирования и хранения документов обеспечивает:

• Прозрачность процессов;
• Сокращение временных и финансовых затрат;
• Соответствие нормативным требованиям;
• Повышение ответственности всех участников проекта.

Внедрение современных электронных систем, совместно с чётко прописанными правилами работы с бумажными носителями, позволяет строительным компаниям сохранять контроль над документами в любой момент жизненного цикла проекта.

Помните: удобство доступа, поиска и хранения – залог порядка и сохранности ваших документов.