Номенклатура дел — это систематизированный перечень документов, подлежащих постоянному или временному хранению в структурном подразделении организации социального обслуживания. Для отделения социального обслуживания на дому её грамотное формирование обеспечивает:
- единые стандарты делопроизводства;
- быстрый поиск и использование информации;
- соблюдение законодательства о защите персональных данных;
- эффективную взаимосвязь с филиалами, территориальными органами Минтруда и Фондом социального страхования.
Нормативно-правовая база
Основные документы, регламентирующие состав номенклатуры:
- Приказ Минтруда России от № 918н «Об утверждении Примерной номенклатуры организаций социального обслуживания» (зарегистрирован в Минюсте № 62584).
- Приказ Минтруда России от № 823н «Порядок предоставления социальных услуг на дому».
- ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело».
Структура отделения социального обслуживания на дому
Типовое отделение включает:
- Кабинет руководителя отделения
- Секретариат/делопроизводитель
- Группы социальных работников (по территориальному принципу)
- Бухгалтерия (филиал)
- Отдел кадров (филиал)
Примерная номенклатура дел отделения социального обслуживания на дому
Дела, формируемые в кабинете руководителя
| № п/п | Наименование дела | Срок хранения | Основание (№ 918н) |
|---|---|---|---|
| 1 | Приказы руководителя учреждения (оригиналы) | Постоянно | п. 1.1 |
| 2 | Распоряжения руководителя по отделению | 5 лет | п. 1.2 |
| 3 | Отчёты о деятельности отделения за год | 5 лет | п. 1.3 |
| 4 | Протоколы заседаний методического объединения социальных работников | 5 лет | п. 1.4 |
Дела секретариата / деловода
- 01-01 Входящая корреспонденция (регистрационный журнал, дела по контрагентам) – 3 года
- 01-02 Исходящая корреспонденция (копии писем, отчёты в территориальный орган Минтруда) – 5 лет
- 01-03 Журнал регистрации заявлений граждан – 5 лет
- 01-04 Журнал учёта выдачи справок и выплат – 5 лет
Картотеки и личные дела получателей социальных услуг
Каждому гражданину, заключившему договор на социальное обслуживание на дому, заводится индивидуальное дело, включающее:
- Договор о предоставлении социальных услуг;
- Индивидуальный план обслуживания;
- Медико-социальная карта (форма 025/у-04);
- Акты обследования жилищных условий;
- Информированное согласие на обработку персональных данных;
- Фото- и видеоматериалы (при наличии) – отдельным томом;
- Корреспонденция с родственниками и попечителями.
Срок хранения индивидуальных дел: 75 лет после окончания обслуживания (подпункт 2.1.2 Приказа № 918н).
Дела социальных работников
- 02-01 Маршрутные листы – 1 год
- 02-02 Акты выполненных услуг (ежемесячные) – 3 года
- 02-03 Журналы учёта рабочего времени на дому – 5 лет
- 02-04 Должностные инструкции (с изменениями) – 5 лет
- 02-05 Служебные записки и отчёты социального работника – 3 года
Дела по обращениям граждан и контролю качества
| № | Наименование | Срок хранения |
|---|---|---|
| 1 | Журнал регистрации устных и письменных обращений | 5 лет |
| 2 | Карты анкетного опроса получателей услуг (анонимно) | 3 года |
| 3 | Акты проверок контролирующих органов (прокуратура, Роспотребнадзор) | 5 лет |
Алгоритм формирования номенклатуры дел
- Шаг 1. Изучить структуру и функции отделения.
- Шаг 2. Сопоставить их с Примерной номенклатурой (Приказ № 918н).
- Шаг 3. Уточнить сроки хранения по ГОСТ Р 7.0.8-2013.
- Шаг 4. Утвердить локальный акт (приказ руководителя отделения) с присвоением индексов делам.
- Шаг 5. Внести номенклатуру в «Перечень типовых документов организации» учреждения и ознакомить персонал.
Типовые ошибки и рекомендации
- Ошибка 1. Отсутствие дела «Охрана труда».
Решение: завести дело по форме 1-Т, 7-Т, журнал инструктажей (срок 5 лет). - Ошибка 2. Хранение актов обследования жилищных условий в обособленных электронных папках без бумажных оригиналов.
Решение: применять двухтомное формирование: оригинал в бумаге, копия в электронном виде (PDF/A). - Ошибка 3. Путаница сроков хранения личных дел.
Решение: чётко разграничивать «индивидуальные дела получателей социальных услуг» (75 лет) и кадровые личные дела работников (50 лет).
Электронный документооборот и ГИС
С г. отделения соцобслуживания обязаны передавать первичные электронные документы в Единую государственную информационную систему социального обслуживания (ЕГИССО). Поэтому:
- все индивидуальные дела формируются в электронном виде;
- применяются квалифицированные электронные подписи (КЭП) социального работника и руководителя;
- бумажные оригиналы хранятся как «архивные копии» в течение 75 лет.
Правильно составленная номенклатура дел отделения социального обслуживания на дому — это не просто перечень папок, а рабочий инструмент, обеспечивающий правовую защищённость граждан, прозрачность деятельности учреждения и соблюдение нормативных требований. Регулярное (не реже 1 раза в 3 года) актуализация номенклатуры позволяет избежать потерь документов, штрафов и судебных споров.
В случае сомнений рекомендуем сверяться с официальной методической базой Минтруда России (раздел «Деятельность учреждений социального обслуживания» на сайте mintrud.gov.ru) и консультироваться с архивистом учреждения.