Актуальность: 19 апреля 2026 г. (понедельник, 04:12)

Содержание

1. Зачем нужна номенклатура дел ОКС
2. Структура и классификаторы
3. Перечень обязательных документов
4. Сроки хранения и ответственность
5. Готовые образцы и шаблоны 2025-2026
6. Приложение: чек-лист для самопроверки

Зачем нужна номенклатура дел в отделе капитального строительства (ОКС)

Номенклатура дел — это систематизированный перечень всех видов документов, образующихся в деятельности отдела капитального строительства. Она позволяет:

• быстро находить нужный файл или бумагу;
• соблюдать 447-ФЗ «Об архивном деле» и 218-ФЗ «О капремонте и строительстве»;
• снизить риски штрафов от Росархива и Главгосэкспертизы;
• обеспечить преемственность при смене руководства ОКС.

Структура и классификаторы

Иерархия групп дел

Для ОКС применяется следующая модель (рекомендовано ЦЭПК Росархива, протокол № 1 от ):

1. Управленческие документы (приказы, положения, регламенты);
2. Проектно-сметная документация (проекты, сметы, экспертные заключения).
3. Разрешительная документация (разрешения на строительство, РВЭ, ГАСН).
4. Договорные и финансовые документы (контракты, дополнительные соглашения, акты КС-2, КС-3).
5. Отчётность и корреспонденция (ежемесячные отчёты, письма контрагентов).
6. Фото-видео материалы и модели (аэросъёмка, BIM-модели).

Кодировка и индексация

Каждая группа получает индекс по формату ОКС-ХХ-YY-TT:

• ОКС — префикс отдела;
• ХХ — номер группы (01–06);
• YY — подгруппа (по виду объекта капитального строительства);
• TT — тип носителя (01 — бумага, 02 — электронный, 03 — смешанный).

Перечень обязательных документов

Сроки хранения и ответственность

Типовые сроки (сводная таблица)

• 5 лет — акты КС-2, КС-3, журналы производства работ;
• 10 лет, договоры подряда, акты приёмки оборудования;
• Постоянно — генеральные планы, разрешения на ввод, экспертные заключения Главгосэкспертизы.

Кто отвечает

Согласно должностной инструкции начальника отдела капитального строительства (ред. ):

«Начальник ОКС обеспечивает формирование, ведение и хранение номенклатуры дел в соответствии с Приказом Минкультуры № 536 от и несёт персональную административную ответственность за их полноту и достоверность».

Готовые образцы и шаблоны 2025-2026

Скачать бесплатно

• Бланк номенклатуры дел ОКС (Word, заполняемый)
  — редакция 1 от , подготовлено «Моё дело».

• Положение об отделе капитального строительства (PDF)
  — пример для РБ, адаптирован под 2025-2026.

Как заполнить (краткая инструкция)

1. Откройте шаблон ОКС-номенклатура-2025.dotx.
2. Введите полное наименование организации.
3. Заполните таблицу «Код-Наименование-Сроки-Примечание».
4. Подпишите у руководителя ОКС и главного архивариуса.
5. Загрузите в электронный архив (формат PDF/A).

Приложение. Чек-лист для самопроверки

Компактный вывод: грамотно составленная номенклатура — ключевая страховка от штрафов, ускоряет ввод объектов в эксплуатацию и облегчает работу всему отделу капитального строительства.

Источники: ЦЭПК Росархива, Главгосэкспертиза России, «Моё дело», Белформа, HR-portal (актуально на ).