Дата актуальности: 19 апреля 2026 г.

Когда возникает ситуация «невозможно удержать»

Налоговый агент (компания или ИП) обязан удержать НДФЛ при каждой выплате дохода физлицу. Однако встречаются обстоятельства, когда фактически удержать налог не удаёться:

• доход выплачен «в натуре» (путёвка, билеты, подарок), а денежными выплатами в пользу этого же лица нет;
• доход выплачен в виде материальной выгоды, но у налогового агента нет денежных средств для удержания;
• работник уволился и получил окончательный расчёт, но суммы НДФЛ не хватило (или расчёт был «чистым»).

Последствия для налогового агента

Если налог не удалось удержать, налоговый агент всё равно должен:

1. исчислить НДФЛ;
2. в течение одного месяца со дня, когда стало ясно, что удержать налог невозможно, уведомить об этом:
   • своего налогоплательщика (физлицо),
   • ИФНС по месту своего учёта.

Как оформить уведомление в ИФНС

3.1 Форма 2-НДФЛ «с признаком 2»

С действует правило: вместо отдельного письма в ИФНС подаётся форма 2-НДФЛ с признаком «2».

• Признак «2» ставится в поле «Признак налогового агента».
• Срок подачи – не позднее 1 марта года, следующего за годом возникновения неудержанного налога.
• Если доход возник в 2026 г. – форму с признаком 2 подайте до .

3.2 Электронная подача

Если число получателей неудержанного НДФЛ за год более 10 человек – подаётся только в электронном виде через ТКС (телекоммуникационные каналы связи). При меньшем количестве можно использовать бумагу, но электронный способ предпочтителен.

Как уведомить самого работника (физлицо)

4.1 Форма и способ

Для уведомления физлица можно применить:

• саму форму 2-НДФЛ с признаком «2»;
• или подготовить отдельное извещение в свободной форме (письмо, электронное сообщение).

4.2 Что указать в извещении

1. Наименование налогового агента, ИНН/КПП.
2. ФИО получателя дохода, ИНН (если известен), адрес.
3. Вид дохода и дата получения.
4. Сумма дохода и неудержанный НДФЛ (ставка 13 % / 15 % / 35 % – в зависимости от вида).
5. Основание, по которому не удалось удержать (например, «выплата произведена в натуральной форме»).
6. Сообщение о том, что физлицо обязано самостоятельно заплатить НДФЛ и отразить доход в декларации 3-НДФЛ.
7. Срок подачи декларации – не позднее 30 апреля следующего года.

Пример письма работнику (шаблон)

УВЕДОМЛЕНИЕ
№ 15-У/2026 от «19» апреля 2026 г.

Уважаемый Иванов Иван Иванович!

ООО «Ромашка» сообщает, что при выплате Вам дохода 20 ноября 2025 г. в виде стоимости проезда и проживания на конференции (8 000 руб.) налог на доходы физических лиц в размере 1 040 руб. удержать не представилось возможным в связи с отсутствием денежных выплат в Вашу пользу.

Согласно п. 5 ст. 226 НК РФ Вы обязаны самостоятельно исчислить и уплатить НДФЛ, а также подать декларацию 3-НДФЛ в ИФНС по месту учёта не позднее 30 апреля 2027 г.

Приложение: справка 2-НДФЛ с признаком «2» на 1 л.

Сроки и штрафы

Что делает физлицо после получения уведомления

Независимо от того, получил ли он бумажное уведомление, сведения о доходе уже переданы в ИФНС через 2-НДФЛ с признаком «2».
До 30 апреля года, следующего за годом получения дохода, подать декларацию 3-НДФЛ.
Уплатить НДФЛ не позднее 15 июля того же года.

• ☐ Исчислена сумма неудержанного НДФЛ.
• ☐ Подготовлена справка 2-НДФЛ с признаком «2».
• ☐ В течение 1 месяца направлено уведомление физлицу (письмо или электронная копия 2-НДФЛ).
• ☐ Не позднее 01.03 следующего года справка отправлена в ИФНС.
• ☐ Оформлены документы о попытке удержать НДФЛ (приказы, акты, выписки по счёту) – на случай проверки.

Соблюдение этих действий позволит избежать штрафов и переложит обязанность по уплате НДФЛ с компании на самого получателя дохода.