Каждый день в канцелярии судов России поступают десятки обращений: иски, ходатайства, жалобы, а также сопроводительные письма, рекламные извещения, поздравления и иные материалы, которые формально не являются процессуальными документами. Как отделить «пшеница от шелухи» и не потерять нужное дело в потоке второстепенной корреспонденции? Ответ содержится в Приказе Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 161 (ред. от ) и в локальных актах, регулирующих делопроизводство по приему, учету и регистрации документов, поступивших в суд в электронном виде (раздел 3.1, 3.2 Приказа).
Ключевая норма: «Не подлежат регистрации…»
Центральная фраза, фигурирующая во всех инструкциях, звучит так:
«Не подлежат регистрации, а передаются с отметкой о времени получения их судом для приобщения к делам».
Это означает, что определённый перечень поступлений не проходит полноценную регистрацию в журнале входящей корреспонденции, но всё равно фиксируется во внутреннем учёте (штамп «Получено», дата/время), после чего направляется непосредственно к материалам дела, к которым физически относится.
Какие документы попадают в эту категорию?
- Рекламные извещения и поздравительные письма (любые поздравления судьям, сотрудникам, юбилейные открытки, календари, буклеты);
- Информационные рассылки организаций, не являющихся сторонами процесса;
- Копии судебных актов, уже вступивших в законную силу, которые направляются для сведения (а не для повторной регистрации);
- Документы, полученные по факсу или электронной почте, если они дублируют уже зарегистрированные оригиналы (в этом случае вторичный экземпляр «приобщается», но не регистрируется заново);
- Сопроводительные письма к уже учтённым материалам (например, сопроводительное письмо к дополнительным доказательствам, которые ранее были включены в дело).
Пошаговый алгоритм действий канцелярии
- Фиксация времени получения.
На каждом экземпляре проставляется штамп: «Получено [дата, часы, минуты]».
Это делается в день поступления, но не позднее следующего рабочего дня (см. п. 2.3.2 Приказа). - Отметка «Для приобщения к делу № …».
Работник канцелярии указывает номер дела, к которому относится документ. Если номер ещё не определён (например, материал поступил до распределения), ставиться временная метка «в резерв»; - Отказ от регистрации в журнале.
Документ не заносится в журнал входящей корреспонденции, но ведётся внутренний карточный или электронный учёт для контроля. - Передача судье или секретарю судебного заседания.
В течение одного рабочего дня материал передаётся непосредственно исполнителю, ответственному за данное дело. - Фиксация в материалах дела.
Судья делает отметку в карточке дела: «Приобщено к материалам дела № … от [дата]».
Особенности электронного документооборота
С 2025 года в судах общей юрисдикции и арбитражах активно применяется ЕСЭП (Единая система электронного правосудия). Что изменилось?
- Электронные документы всё равно могут быть «рекламными» или «информационными». Например, рассылка от кредитной организации о новых тарифах, ошибочно отправленная на адрес суда, не регистрируется в ЕСЭП, но фиксируется в системе внутренней переписки.
- Временная метка в ЕСЭП проставляется автоматически сервером при получении сообщения (дата/время в формате UTC+3). Далее оператор канцелярии вручную переводит документ в статус «Приобщён без регистрации».
- Исключение: не подлежат передаче с использованием ЕСЭП (п. 3.2.20 Приказа) рекламные материалы, поздравления, а также документы, не подписанные электронной подписью.
Распространённые ошибки и риски
| Ошибка | Последствие | Как избежать |
|---|---|---|
| Регистрация поздравительного письма в журнале | Загрузка журнала лишними записями, путаница при аудите | Чётко следовать Инструкции: «Не подлежит регистрации…» |
| Отсутствие временной отметки | Невозможность доказать своевременность получения | Использовать автоматический штамп «Получено» и ЭЦП |
| Приобщение к делу без отметки | Стороны могут заявить, что документ «впервые увидели в суде» | Проставлять в материалах дела отметку о приобщении с датой |
Практические примеры
Пример 1:
в 09:14 на электронную почту суда поступило письмо от юридической компании «Альфа-Лизинг» с поздравлением судьи Ивановой И.И. с юбилеем. Система ЕСЭП автоматически поставила метку времени. Канцелярия не регистрирует письмо, но распечатывает, ставит штамп «Получено 09:14» и передаёт секретарю судебного заседания для приобщения к личному делу судьи.
Пример 2:
нарочным доставлена папка с копией апелляционного определения, уже вступившего в силу. Канцелярия делает отметку «Получено 11:35» и сразу приобщает к делу № А56-12345/2025 без регистрации в журнале.
Резюме: 5 правил для юриста и канцеляриста
- Смотрите на содержание. Если документ не процессуален, он, скорее всего, не регистрируется.
- Всегда ставьте время получения. Даже если это «просто поздравление».
- Используйте два штампа: «Получено» и «Для приобщения к делу № …».
- В ЕСЭП переводите такие материалы в статус «Приобщён без регистрации».
- Храните внутреннюю ведомость. Она пригодится при проверках прокуратуры и Судебного департамента.
Соблюдая эти простые правила, суд обеспечит:
- своевременное приобщение действительно важных документов;
- снижение административной нагрузки на канцелярию;
- защиту от жалоб сторон на «утрату» или «недвоение» материалов.
Помните: правильная классификация документа на этапе получения экономит часы судебного разбирательства и повышает доверие к суду.