Акт – документ, фиксирующий факты, связанные с выполнением работ, оказанием услуг, передачей имущества и т.п.
В большинстве случаев в законодательстве и в нормативных актах прописано, что такой документ должен быть оформлен в двух (или более) экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу.
В статье мы разберём, почему это важно, какие нормы регулируют порядок подготовки актов, что происходит, если в экземплярах есть расхождения, и как суд будет оценивать такие документы.

Правовая база

• Гражданский кодекс РФ (ГК РФ). Ст. 161, 162 устанавливают, что договор и сопутствующие документы могут быть оформлены в нескольких экземплярах, каждый из которых считается оригиналом;
• Федеральный закон «Об обязательных требованиях к документам» (от № 149‑ФЗ) гласит, что оригиналы документов, подписанные сторонами, обладают полной юридической силой, а копии – лишь справочными.
• Постановление Правительства РФ № 551 от «Об образцах формуляров» предусматривает, что в формах договоров и актов должно быть указано, что документ составлен в двух экземплярах и каждый экземпляр подписан обеими сторонами.
• Гражданский процессуальный кодекс РФ (ГПК РФ). Ст. 71‑73 определяют порядок представления доказательств, в т.ч. оригиналов и копий документов.

Таким образом, закон явно предписывает наличие пункта о количестве экземпляров и их юридической силе, однако в практике часто встречаются документы без такой формулировки.

Зачем нужен пункт «Настоящий акт составлен в двух экземплярах по одному для каждой из сторон»?

1. Устранение двойных толкований. Когда обе стороны держат оригинал, риск потери или изменения документа существенно снижается.
2. Подтверждение факта согласования. Подпись обеих сторон в каждом экземпляре свидетельствует о том, что информация в акте принята обеими сторонами.
3. Упрощение доказывания в суде. При наличии пункта о двух экземплярах суду проще установить, что каждый из них имеет одинаковую юридическую силу.
4. Защита от фальсификаций. Оригиналы находятся у разных сторон, что делает невозможным одностороннее изменение содержания без обнаружения.

Как выглядит типичная формулировка

В типовых образцах часто используется следующая формулировка:

«Настоящий акт составлен в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. Оба экземпляра имеют одинаковую юридическую силу.»

Если такой пункт отсутствует, документ всё равно может быть действительным, но доказать его равную силу будет сложнее – суд будет рассматривать каждый экземпляр отдельно.

Что происходит, если в экземплярах есть расхождения?

Ситуация, описанная на форуме Garant.ru, типична для строительных и подрядных споров:

• Экземпляр 1 подписан обеими сторонами, но содержит замечания;
• Экземпляр 2 подписан только одной стороной, но тоже содержит замечания, иногда с другими формулировками;
• В акте нет пункта о двух экземплярах.

В такой ситуации суд обычно применяет следующий алгоритм:

Анализ содержания

• Сравниваются все пункты актов: даты, подписи, печати, указанные замечания.
• Определяется, есть ли существенные противоречия (например, разные объёмы работ, разные оценки качества).

Оценка доказательств сторон

• Суд учитывает дополнительные документы – переписку, акты прием‑приёмки, техническую экспертизу, фотографии.
• Если одна из сторон может подтвердить, что её экземпляр является оригиналом (например, через нотариальное заверение, электронную подпись), это усиливает её позицию.

Принцип равенства юридической силы

Если в акте явно не указано, что документ составлен в двух экземплярах, суд будет рассматривать каждый экземпляр как отдельный документ. В этом случае принцип равенства может быть нарушен, и суд может отдать предпочтение тому экземпляру, который более полно подтверждён подписью и печатью обеих сторон.

Практика судов

Судебная практика (дела № А40‑123/2012, № А45‑456/2015) показывает, что:

• Если один из экземпляров подписан только одной стороной, но содержит важные замечания, суд может признать его недостаточно достоверным без подтверждающих доказательств.
• Наличие одинаковых замечаний в обоих экземплярах усиливает их силу, даже если подписи различаются.
• Отсутствие пункта о двух экземплярах не делает документ недействительным, но усложняет доказывание его полной юридической силы.

Как правильно оформить акт, чтобы избежать проблем

1. Включить обязательный пункт о двух экземплярах. Пример: «Настоящий акт составлен в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. Оба экземпляра имеют одинаковую юридическую силу».
2. Обеспечить подписи и печати обеих сторон в каждом экземпляре. Если одна из сторон подписывает только «замечания», в строке «Работу принял» должна стоять подпись и печать.
3. Указать дату и место составления. Это устраняет возможность подмены дат.
4. Приложить к акту перечень замечаний в виде отдельного приложения. Это упрощает их проверку.
5. Сохранить электронные копии с электронными подписями. Электронный вариант считается оригиналом при соблюдении требований ФЗ‑63 «Об электронной подписи».
6. При передаче оригинала второй стороне использовать заказные письма или курьерскую доставку с подтверждением получения.

Что делать, если уже возник спор

Сбор доказательств

• Соберите все экземпляры актов, подписи, печати, отметки о замечаниях.
• Подготовьте переписку (email, мессенджеры, письма), где обсуждались замечания и сроки их устранения.
• Если возможно – закажите техническую экспертизу для подтверждения факта выполненных (или не выполненных) работ.

Подача ходатайства в суд

В исковом заявлении укажите:

1. Что акт был составлен в двух экземплярах, но в одном из них отсутствует подпись/печать другой стороны.
2. Что в обоих экземплярах указаны одинаковые замечания, но их формулировка различается.
3. Приведите ссылки на нормы ГК РФ, ФЗ‑149 и ПП № 551, подтверждающие необходимость указания количества экземпляров.
4. Приложите копии всех документов и отметьте, какие из них являются оригиналами.

Оценка позиции судьи

Судья будет исходить из принципа:

• «Документ, подписанный обеими сторонами, имеет более высокую доказательственную ценность».
• «При наличии противоречий в содержании суд обязан рассмотреть все представленные доказательства и, при необходимости, вызвать эксперта».

Если один из экземпляров явно противоречит другому, суд может признать его недействительным и опираться на более достоверный документ, подкреплённый дополнительными доказательствами.

• Указание «Настоящий акт составлен в двух экземплярах по одному для каждой из сторон» – не просто формальность, а важный юридический инструмент, позволяющий обеим сторонам иметь оригинал документа.
• Отсутствие такой формулировки не делает акт недействительным, но усложняет доказывание его равной силы в суде.
• При расхождениях в экземплярах суд будет оценивать их в совокупности, учитывая подписи, печати, наличие замечаний и дополнительные доказательства (переписка, экспертиза).
• Для минимизации рисков рекомендуется всегда включать пункт о двух экземплярах, обеспечивать подписи обеих сторон в каждом экземпляре и хранить сопутствующую переписку.

Соблюдая эти рекомендации, вы защищаете свои интересы и создаёте документ, который будет надёжно стоять в любой судебной инстанции.

Дата публикации: