Командировка – это не только авиабилеты и гостиницы. Всё чаще работодатели выбирают для размещения сотрудников аренду квартиры: выгоднее, удобнее, особенно при длительных выездах. Но возникает вполне логичный вопрос: как отразить такие расходы в учёте и не «напороться» на налоговые риски? Разбираемся по пунктам.

Разрешена ли аренда квартиры для проживания в командировке?

Да, закон прямо не запрещает селить командированного работника в съёмной квартире. Главное – соблюсти документальные требования:

• договор аренды жилого помещения;
• платёжные документы (квитанции, чеки, выписка из банка, расписка арендодателя);
• подтверждение периода командировки (приказ о направлении, проездные документы).

Налог на прибыль: учитываем как расходы

Коммерческие организации

Если компания работает на общей системе налогообложения, арендную плату включают в прочие или внереализационные расходы (подп. 13 п. 1 ст. 264, подп. 49 п; 1 ст. 264 НК РФ). Условия:

• расходы экономически обоснованы;
• есть первичные документы, оформленные по правилам ФЗ-402.

Бюджетные и государственные учреждения

Порядок и лимиты определяются нормативными актами Правительства РФ (ст. 168.1 ТК РФ). В частности, для федеральных структур действуют Постановления № 729 и № 812.

НДФЛ и страховые взносы: когда «не касаемся»

Деньги, которые работодатель возмещает сотруднику за найм жилья в командировке, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ч. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ). Но:

1. сумма должна быть в пределах нормативов (если организация установила такие нормы);
2. расходы должны быть целевыми и подтверждены документально.

Пример из практики

ООО «Логистик» направляет инженера в Москву на 10 дней и снимает для него квартиру за 45 000 руб. Договор и акт приёма-передачи оформлены на ООО, расходы оплачивает бухгалтерия напрямую арендодателю. НДФЛ и взносы не начисляются, а 45 000 руб. полностью учтены при расчёте налога на прибыль.

Работодатель оплачивает аренду напрямую: кто налоговый агент?

Если квартиру снимает не сотрудник, а сама компания, то:

• при договоре с ИП или самозанятым – нет обязанности выступать налоговым агентом по НДФЛ;
• при договоре с физлицом (не ИП) – организация должна удержать и уплатить НДФЛ (13 %) из суммы аренды и отчитаться по форме 6-НДФЛ.

НДС: есть ли вычет?

С 2026 г. правила не изменились:

• если арендодатель – юрлицо/ИП на ОСН, обязательно получите счёт-фактуру и отразите вычет;
• если физлицо или самозанятый – вычета не будет, так как НДС они не начисляют.

Совет: если сумма аренды крупная, выгоднее заключить договор через ИП или самозанятого: не будет «зависшего» НДС.

Что делать, если документов нет?

Без договора и платёжки арендные расходы:

• не примут при расчёте налога на прибыль;
• если компания компенсирует сотруднику «на руки», придётся удержать НДФЛ и начислить взносы.

Допустимы и альтернативные доказательства: выписка из банка, переписка в мессенджере с фото оплаты, но это крайний случай и риск споров с ИФНС.

Алгоритм действий бухгалтера

1. Проверьте приказ о командировке – в нём должно быть указано «оплата найма жилья».
2. Заключите договор аренды от имени компании или выдайте сотруднику аванс на расходы.
3. Получите первичные документы не позднее 3 рабочих дней после возвращения сотрудника.
4. Отразите расходы в учёте и убедитесь в отсутствии НДФЛ/взносов при возмещении.

Снимать квартиру в командировке можно и даже выгодно – главное, правильно оформить документы и выбрать удобную схему оплаты. Тогда ни налога на прибыль, ни НДФЛ, ни взносов вы не «доначислите», а инспектор останется доволен.