С 01 января 2015 года работодатели, принимающие на работу иностранных граждан, обязаны в установленный срок уведомить МВД России о заключении трудового или гражданско-правового договора. Один из самых популярных вопросов у кадровых служб — «можно ли отправить такое уведомление обычной/электронной почтой?» Ниже разберёмся по пунктам.

Какой порядок установлен законодательством

В соответствии с п. 8 Приказа МВД России от № 765, уведомление о приёме на работу иностранца подаётся:

• работодателем или заказчиком работ/услуг;
• не позднее 3 рабочих дней со дня фактического допуска иностранца к трудовой деятельности;
• в территориальное подразделение МВД по месту нахождения работодателя.

Какие формы подачи допустимы

1. Лично — через единое окно МВД или многофункциональный центр (МФЦ).
2. Через представителя — при наличии доверенности, заверенной нотариально.
3. В электронном виде, через сервисы Госуслуг, ЕСИА, личный кабинет МВД, СМЭВ.
4. На бумаге по почте, здесь и кроется «подводный камень».

Можно ли обычной почтой?

Формально закон прямого запрета не содержит. Однако ведомственные инструкции МВД предписывают принимать уведомления, поданные заказным письмом с уведомлением о вручении, только при условии, что:

• посылка поступила в срок, установленный п. 8 Приказа № 765;
• на конверте стоит штемпельное клеймо почтового отделения с датой отправления, которая не превышает трёх рабочих дней с момента фактического допуска сотрудника;
• ВНЕЗАПНО в письме окажутся все необходимые документы (копия паспорта, миграционная карта, договор, патент/разрешение на работу, полис ДМС и т.д.).

Практика показывает: даже при соблюдении условий почтовая отправка чревата просрочкой и отказом в регистрации из-за пропущенного срока. МВД исходит из даты фактического поступления документов, а не даты отправления.

Какие риски при почтовом способе

• Штраф до 50 000 руб. на юрлицо и до 5 000 руб. на должностное лицо за нарушение сроков (ст. 18.15 КоАП РФ).
• Аннулирование разрешения на привлечение иностранных работников при систематических нарушениях;
• Приостановление деятельности по найму на срок до 90 суток (ст. 18.15 ч. 5 КоАП).

Как действовать безопасно

Если нет возможности подать документы лично, рекомендуется:

1. Использовать электронную подачу через Госуслуги → «Уведомление о заключении трудового договора с иностранным гражданином».
2. Если Госуслуги недоступны — направить документы курьерской службой «день в день» или нотариально заверенного представителя.
3. Крайний случай — заказное письмо с нотариально заверенной копией трудового договора и описью вложения, отправленное в первый же день допуска к работе.

Что проверить в документах иностранца

• Виза или безвизовый порядок (для ЕАЭС — виза не требуется).
• Миграционная карта (пункт 2 «Цель визита» — «Работа»).
• Патент (для визовых иностранцев из «визовых» государств) или разрешение на работу (для визовых/безвизовых из «невизовых»).
• Полис ДМС действующий на дату заключения договора.

Краткий алгоритм действий

Шаг 1. Проверьте документы иностранца.
Шаг 2. В первый рабочий день после фактического выхода на работу подготовьте:

• уведомление по форме 1;
• копию паспорта;
• копию миграционной карты/визы;
• копию патента/разрешения;
• копию договора или ГПХ.

Шаг 3. Подайте через Госуслуги или лично в МВД.
Шаг 4. Получите расписку или квитанцию электронного приёма.
Шаг 5. Храните копию уведомления и расписку не менее 10 лет.

Ошибки, которых стоит избегать

Отправка уведомления о приёме иностранца обычной или электронной почтой допускается, но только при строгом соблюдении сроков и подтверждении даты отправления; В 2025–2026 гг. самым надёжным остаётся личное обращение в МВД или электронная подача через Госуслуги. Это исключает риски просрочки и упрощает доказательство соблюдения сроков при любых проверках.