Уведомление об обработке персональных данных (далее – Уведомление) является обязательным документом‚ который обязаны подавать все организации и индивидуальные предприниматели‚ осуществляющие обработку персональных данных граждан РФ. В случае СДО РЖД (системы дистанционного обучения Российских железных дорог) процесс подачи Уведомления имеет свои особенности‚ связанные с масштабом организации и особенностями работы с данными сотрудников и обучающихся.

Правовая база

С 30 мая 2025 г. вступили в силу новые требования Федерального закона «О персональных данных» (№ 152‑ФЗ) и постановления Роскомнадзора «Об утверждении Положения об уведомлении об обработке персональных данных». Основные положения:

• Все операторы персональных данных обязаны зарегистрировать свои базы данных в Роскомнадзоре.
• Уведомление подается в электронном виде через портал «Единый портал государственных услуг (ЕПГУ) – Роскомнадзор».
• Срок подачи – в течение 30 календарных дней с момента начала обработки данных.
• Для крупных операторов (в т.ч. государственных) предусмотрена отдельная форма «Уведомление о наличии базы персональных данных (БПД)».

Кто обязан подавать Уведомление в СДО РЖД?

В рамках РЖД система дистанционного обучения используется для:

1. Обучения сотрудников (железнодорожников‚ подрядчиков‚ стажёров).
2. Ведения электронных аттестатов‚ сертификатов и журналов успеваемости.
3. Организации онлайн‑тестов и вебинаров.

Все перечисленные виды деятельности предполагают обработку следующих персональных данных:

• ФИО‚ дата рождения‚ паспортные данные.
• Контактные телефоны и e‑mail.
• Трудовой стаж‚ должность‚ подразделение.
• Результаты обучения‚ сертификаты‚ оценки.

Следовательно‚ оператором персональных данных в СДО РЖД является отдел ИТ‑поддержки дистанционного обучения‚ и он обязан подать Уведомление.

Куда именно подается Уведомление?

Электронный портал Роскомнадзора

Основным каналом подачи Уведомления является Электронный сервис «Портал государственных услуг (Госуслуги) – Роскомнадзор». Порядок действий:

1. Регистрация организации в системе eurocom.rkn.gov.ru (если аккаунт ещё не создан).
2. Получение Электронной подписи (ЭЦП) для юридических лиц – обязательное требование при подаче документов.
3. Заполнение онлайн‑формы Уведомления (раздел «Уведомление о наличии БПД»).
4. Загрузка пакета документов (техническое задание‚ описание целей обработки‚ перечень категорий данных‚ меры защиты и т.д.).
5. Отправка формы и получение квитанции о приёме (номер заявки).

Подача через региональный центр Роскомнадзора

В случае невозможности использовать электронный сервис (например‚ отсутствие ЭЦП)‚ допускается подача в бумажном виде в региональный центр Роскомнадзора по месту расположения юридического лица. Для РЖД это обычно:

• Региональный центр Роскомнадзора в г. Москва (ул. Мясницкая‚ 10).
• Либо в региональном управлении‚ если СДО обслуживает отдельный регион (например‚ «Роскомнадзор – Московский регион»).

Для бумажной подачи требуется:

1. Подготовить полный комплект документов (заявление‚ копию устава‚ выписку из ЕГРЮЛ‚ сведения о базе данных‚ перечень обрабатываемых данных‚ меры защиты).
2. Подписать все документы руководителем организации и заверить подписи у нотариуса.
3. Отправить заказным письмом с описью вложения или лично передать в регистратуру.
4. Получить акцепт‑акт о приёме документов.

Список обязательных документов

При подаче Уведомления (электронно или в бумажном виде) необходимо предоставить следующие материалы:

Пошаговая инструкция для сотрудников РЖД

Шаг 1. Подготовка материалов

• Согласовать перечень собираемых данных с отделом HR и юридическим отделом.
• Сформировать техническое задание на СДО‚ в котором описаны все процессы обработки.
• Подготовить план мер защиты информации (шифрование‚ контроль доступа‚ резервное копирование).

Шаг 2. Регистрация в системе Роскомнадзора

1. Перейти на eurocom.rkn.gov.ru.
2. Создать пользовательскую учётную запись (если её ещё нет) – использовать корпоративный e‑mail.
3. Подтвердить регистрацию через СМС‑код‚ привязать ЭЦП.

Шаг 3. Заполнение онлайн‑формы

• Выбрать тип уведомления «Уведомление о наличии БПД».
• Ввести реквизиты организации (ОГРН‚ ИНН‚ юридический адрес).
• Заполнить разделы «Цель обработки»‚ «Категории субъектов»‚ «Перечень персональных данных»‚ «Меры защиты». При необходимости загрузить готовый PDF‑отчёт с описанием СДО.

Шаг 4. Прикрепление документов

Все документы должны быть в формате PDF/A‑1 (требуется Роскомнадзором). При загрузке система проверит размер (не более 10 МБ каждый файл) и корректность подписи.

Шаг 5. Отправка и получение подтверждения

• Нажать кнопку «Отправить заявку».
• Сохранить номер заявки и скачать квитанцию (PDF).
• В течение 5‑10 рабочих дней получаете электронное письмо с решением – регистрация подтверждена или указаны замечания.

Шаг 6. Корректировка (если требуется)

В случае отказа необходимо исправить указанные замечания (например‚ дополнить перечень мер защиты) и повторно отправить заявку.

Частые вопросы (FAQ)

Вопрос: Можно ли подать Уведомление только в региональный центр‚ если у компании уже есть электронная подпись?

Ответ: Да‚ но предпочтительно использовать электронный портал – процесс быстрее‚ а копия заявки хранится в системе автоматически.

Вопрос: Что делать‚ если в СДО обрабатываются данные детей (ученики школ‚ проходящие практику у РЖД)?

Ответ: Для обработки данных несовершеннолетних требуется отдельное согласие родителей/законных представителей и указание в Уведомлении категории «дети». Кроме того‚ меры защиты должны соответствовать требованиям ФСТЭК.

Вопрос: Нужно ли подавать Уведомление каждый раз при добавлении нового модуля в СДО?

Ответ: Нет‚ если новые модули используют уже зарегистрированную базу данных и не меняют цели обработки. При изменении целей‚ категорий субъектов или объёма данных – требуется дополнительно уведомить Роскомнадзор.

Вопрос: Как отразить в Уведомлении использование облачных сервисов (например‚ Яндекс.Облако)?

Ответ: В разделе «Технические средства обработки» необходимо указать название облачного провайдера‚ тип хранилища‚ а также приложить копии договоров о передаче данных и сертификаты соответствия.

Последствия несоблюдения требований

• Штрафы для юридических лиц – от 300 000 до 5 000 000 рублей (в зависимости от тяжести нарушения).
• Возможность приостановки деятельности СДО до получения подтверждения регистрации.
• Репутационные риски – утрата доверия со стороны сотрудников и обучающихся.

Для СДО РЖД правильная подача уведомления об обработке персональных данных – это обязательный этап‚ который гарантирует соответствие нормативным требованиям и защищает интересы всех участников процесса обучения. Ключевые моменты:

1. Регистрация организации и получение ЭЦП.
2. Подготовка полного пакета документов (техническое задание‚ меры защиты‚ договоры с третьими лицами).
3. Подача через Электронный портал Роскомнадзора (рекомендованный способ).
4. Своевременное реагирование на замечания и корректировка заявки.

Соблюдая эту последовательность‚ сотрудники РЖД смогут быстро и без проблем оформить Уведомление‚ минимизировать риски штрафов и обеспечить надёжную защиту персональных данных обучающихся и сотрудников.

Автор: Ваш помощник ChatGPT.
Дата публикации: 19 апреля 2026 г.