Актуальность вопроса: с 2026 года штраф за отсутствие должностного лица по охране труда (ОТ) или надлежащих документов достигает 200 000 ₽. При этом 41 % малых предприятий не имеют в штате отдельного специалиста и возлагают обязанности на директора или бухгалтера. Что делать, если этот человек уходит в отпуск, заболевает или увольняется? Ниже – подробная инструкция и чек-лист действий.

Нормативные основания: что говорит закон

• Трудовой кодекс РФ, ст. 212 и 217: работодатель обязан организовать (не обязательно держать в штате) службу охраны труда или ввести должность специалиста. Форма может быть любой: штат, внешнее совместительство, аутсорс.
• Приказ Минтруда № 587н/2020: численность службы ОТ зависит от количества работников и факторов риска. Для микропредприятий (до 15 человек) допустима совмещение обязанностей.
• Письмо Роструда № 4439-ТЗ/2024: временное отсутствие ответственного лица не освобождает работодателя от ответственности. Обязанности должны быть перераспределены приказом.

Допустимые схемы замещения

Ниже приведены три основных модели, которые проверены инспекциями труда в 2025–2026 гг.

Внутреннее совмещение (ст. 60;2 ТК РФ)

Как оформить:
– приказ директора о временном исполнении обязанностей;
– дополнительное соглашение к трудовому договору с фиксированной надбавкой (от 5 000 ₽ до 20 % оклада);
– внесение сведений в систему «Производственный контроль».

Кому можно поручить:
– заместитель директора;
– инженер по эксплуатации;
– главный бухгалтер (если есть допуск к работе с ПК, аттестация по ОТ).

Внешнее совместительство (0,5 ставки)

Подходит, если в штате нет квалифицированного специалиста. Привлекается сертифицированный специалист (диплом о проф. переподготовке не менее 256 ч.).
В 2026 г. рыночная ставка: 25 000–40 000 ₽/мес. Договор ГПХ оформляется на срок отсутствия основного сотрудника.

Аутсорсинг службы охраны труда

Полностью исключает риск штрафов. Компания-подрядчик берёт на себя:
– аудит рабочих мест;
– инструктажи и обучение;
– ведение журналов и формирование отчётности в ФСС.
Стоимость для микро- и малых предприятий: от 8 000 ₽/мес., включая облачный доступ к карте рисков.

Чек-лист действий работодателя при внезапном отсутствии специалиста

1. 1 день. Определить срок и причину отсутствия (отпуск, больничный, увольнение).
2. До 3 дней. Издать приказ о временном замещении (форма Т-5 или свободная форма).
3. Инструктировать замещающего сотрудника по программе «Охрана труда за 1 день» (4 акад. часа).
4. Передать документы: журналы инструктажей, акты проверки СИЗ, выписки из СУОТ.
5. Обеспечить доступ в информационную систему (СЭД или «1С:ОТ»).
6. Внести изменения в раздел 2 карты СУОТ – ответственный за ОТ.
7. Информировать территориальный орган Роструда через сервис Онлайнинспекция.рф (по желанию, но снижает риск внеплановой проверки).

Важные нюансы 2026 года

• Страховые взносы: если функции ОТ перераспределяются на директора, его фонд оплаты труда вырастает, а значит повышаются тарифы ФСС на травматизм. Рассчитайте экономику: аутсорс может быть дешевле.
• Наряд-допуск: изменять предусмотренные мероприятия по подготовке рабочих мест без нового наряда запрещено (п. 10.1 приказа Минтруда № 155н/2025).
• Дистанционный специалист: Роструд подтвердил (вопрос № 226999 на портале), что специалист ОТ может работать удалённо, если у него:
  • квалификационный аттестат;
  • доступ к видеонаблюдению и электронной документации;
  • ежемесячный личный выход на объект (для микро- и малых предприятий – 1 раз в квартал).

Шаблон приказа о временном замещении

ПРИКАЗ № ___/2026
г. Москва «__» __________ 2026 г.

О временном исполнении обязанностей специалиста по охране труда

В связи с временным отсутствием (отпуск/больничный) специалиста по охране труда
Иванова И.И. с по :

Временно возложить обязанности специалиста по охране труда на заместителя
 директора по производственным вопросам Петрова П.П., предусмотрев
 доплату 10 000 ₽ за период замещения;

Обеспечить Петрова П.П. дополнительным инструктажем по программе ПП-ОТ-2026
 в объеме 4 часа (приказ № ___ от «__» __________ 2026 г.).

Контроль исполнения возложить на главного бухгалтера Сидорову С.С.

Генеральный директор
____________/Подпись/

Главное правило: отсутствие специалиста не освобождает от ответственности. Используйте один из трёх вариантов – совмещение, внешнее совместительство или аутсорс – и обязательно оформите это приказом. Тогда даже внезапный «прогул» специалиста не превратится в штраф 200 000 ₽ и простой производства.

Контакты для консультации:
Горячая линия Роструда: ###-###-####
Электронная приёмная: онлайнинспекция.рф