Уведомление работников о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата — это один из ключевых документов, от правильности оформления которого зависит законность всей процедуры. Ниже подробно разберёмся, кто именно от имени работодателя должен подписать этот документ и какие нюансы важно учесть в 2026 году.
Общее правило: подпись уполномоченного лица
Согласно Трудовому кодексу РФ, уведомление о сокращении оформляется в письменной форме и должно быть подписано лицом, обладающим полномочиями представлять работодателя (ст. 20, 22, 180 ТК РФ). К таким лицам относятся:
- Руководитель организации (генеральный директор, директор, председатель и т. п.)
- Индивидуальный предприниматель, если он выступает работодателем
- Иное лицо, действующее на основании доверенности или приказа, в котором прямо указано право подписи кадровых документов, включая уведомления о сокращении
Делегирование полномочий: приказ или доверенность
Если подпись ставит не руководитель, а другое лицо, необходимо:
- Оформить приказ о делегировании полномочий (например, «О возложении обязанностей по кадровому делопроизводству на заместителя директора»).
- Или выдать доверенность, в которой чётко указано, что доверенное лицо вправе подписывать уведомления о сокращении.
Важно: копия приказа или доверенности должна быть приложена к экземпляру уведомления, хранящемуся в кадровой службе.
Особые категории работников: дополнительные согласования
Если под сокращение попадают:
- Несовершеннолетние, требуется согласие государственной инспекции труда (ст. 269 ТК РФ).
- Члены профсоюза — нужно получить мотивированное мнение выборного профкома не позднее 7 календарных дней со дня получения уведомления (ст. 82, 374 ТК РФ).
Сами уведомления всё равно подписываются уполномоченным лицом работодателя, но с пометкой о соблюдении дополнительной процедуры согласования.
Форма уведомления: где ставится подпись
Уведомление составляется в двух экземплярах:
- Один передаётся работнику лично под роспись.
- Второй остаётся у работодателя с отметкой о вручении (дата, подпись работника, Ф. И. О.).
Внизу каждого экземпляра ставится:
- Подпись уполномоченного лица работодателя (фамилию и должность указываем печатными буквами).
- ФИО и должность лица, подписавшего документ.
- Дата подписания.
- Печать организации (если используется), либо усиленная квалифицированная электронная подпись при обмене через КЭДО/ЭДО.
Примеры корректных подписей
Пример 1 (руководитель):
Директор
ООО «Альфа-Сервис»
_________________ Иванов А. А.
20 апреля 2026 г.
Пример 2 (доверенное лицо):
Заместитель директора по персоналу
ООО «Альфа-Сервис»
_________________ Петрова Н. Н.
Действует на основании приказа № 15-К от
20 апреля 2026 г.
Что делать, если работник отказывается подписать
Если работник не желает ставить подпись в графе «Ознакомлен», составляется акт отказа, который подписывают:
- Уполномоченное лицо работодателя (тот же человек, что и на уведомлении).
- Два свидетеля (желательно сотрудники кадровой службы или коллеги).
- Убедитесь, что подписывающий человек имеет официальные полномочия (приказ, доверенность, устав).
- Проверьте, что в уведомлении указаны должность и ФИО подписанта.
- При необходимости пройдите дополнительные согласования (трудовая инспекция, профком).
- Храните все экземпляры документов не менее 75 лет согласно Приказу Минкультуры № 558.
Главное: подпись на уведомлении о сокращении должна принадлежать именно тому лицу, которое компетентно принимать кадровые решения от имени работодателя. Любое нарушение этой нормы может стать основанием для признания увольнения незаконным.